5 astuces pour des meetings ultra-rapides
Vous êtes overbooké, vous enchaînez les rendez-vous, courez d’un meeting à l’autre et n’avez pas 5 minutes pour souffler et vous concentrer sur les tâches qui s’accumulent sur votre to-do list ?
Bienvenue dans le lot quotidien de nombreux travailleurs débordés !
> Voir aussi : 5 astuces pour une to-do list ultra-efficace
Voici 5 astuces pour expédier vos meetings et revenir plus vite à votre bureau (ou rentrer chez vous !).
1. Maximum 45 minutes par meeting
La plupart des meetings sont programmés pour une heure entière. Ne prévoyez pas plus de temps que ce dont vous avez besoin. La majorité des meetings peuvent être clôturés en 20, 30 ou 45 minutes maximum.
2. Ne programmez pas de meetings de « mise à jour »
Ne prévoyez pas de meetings visant à assurer le suivi d’un autre meeting. Les suivis peuvent presque toujours être faits par mail. Si l’objet du meeting n’est pas de prendre une décision ou de programmer une action ensemble, vous pouvez vous en passer.
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3. Meetings à la queue leu leu
Regroupez vos meetings. Organisez-les les uns après les autres, afin d’éviter de devoir passer trop souvent du mode meeting en mode travail et inversement. Vous n’aurez pas non plus de temps morts bizarres, pendant lesquels vous ne pouvez pas réellement vous consacrer à une tâche en particulier.
Planifiez une journée de la semaine au cours de laquelle vous ne vous rendez à aucun meeting et vous pouvez vous plonger toute la journée dans votre travail.
> Voir aussi : Craignez-vous de prendre la parole en public?
4. Optez pour la vidéoconférence
Si vous prévoyez de rencontrer quelqu’un en dehors du bureau, demandez-vous si vous devez réellement le rencontrer en personne. Pourriez-vous être tout aussi efficace par téléphone ou par vidéoconférence ?
Dans l’affirmative, n’hésitez pas à recourir à ce moyen, qui vous évitera une perte de temps en déplacements.
5. Restez concentré sur le timing et l’objet du meeting
Soyez attentif à garder à l’esprit l’objectif du meeting et à respecter le timing prévu. Envoyez à tous les participants au meeting une note, dans laquelle vous précisez en détail les points qui seront abordés.
Lorsque quelqu’un s’aventure en dehors de l’ordre du jour, répondez par un simple « restons dans le sujet de la réunion et voyons si nous avons encore le temps de répondre à cette question lorsque nous aurons abordé tous les points à l’ordre du jour car il ne nous reste que 10 minutes. » Très efficace.
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