10 gaffes électroniques et comment les éviter

Avez-vous déjà envoyé par erreur un message privé à  votre patron? Voilà  qui est extrêmement embarrassant. C'est pourquoi il vaut mieux redoubler de prudence avec les communications électroniques. Petite liste des erreurs à éviter. 

1. Traiter votre GSM comme une top priorité

Il n'y a rien de plus agaçant ou grossier que répondre au téléphone pendant un entretien ou un rendez-vous. Vous donnez l'impression à  la personne en face de vous que vous avez des choses plus intéressantes à  faire. Vous le faites quand même? Veillez alors à  limiter la durée de votre conversation : si elle se prolonge au-delà  d'une minute, demandez à  rappeler à  un autre moment. Finalement, même si vous vous trouvez dans une réunion très ennuyeuse, évitez de jeter un coup d'œil à  votre téléphone toutes les 2 secondes. Ce n'est pas seulement grossier, cela donne également l'impression que vous êtes nerveux.  

2. Oublier que tout le monde autour de vous voit votre écran d'ordinateur

Vous ne pouvez jamais prévoir à  quel moment votre patron va passer derrière vous, vous surprenant ainsi en train de réserver vos prochaines vacances. Tout le monde peut voir par dessus votre épaule sans que vous vous en rendiez compte. Evitez donc les jeux sur PC au bureau. Et ne laissez jamais votre ordinateur non verrouillé lorsque vous quittez votre poste.

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3. Téléphoner dans un endroit public

Imaginez : vous sirotez tranquillement un café à  la terrasse du coin et la personne à  côté de vous hurle dans son téléphone. Et c'en est fini de votre pause café relaxante. Mais l'inverse peut également se produire. Evitez donc de téléphoner lorsque le bruit environnant est trop important, comme dans un train en marche ou un bar où la musique est à fond.

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4. Enregistrer un message d'accueil vocal ridicule

D'accord, un message d'accueil en 'rap' est très original, mais il vaut tout de même mieux laisser ce genre de fantaisies à  Eminem. Essayez plutôt d'enregistrer un message aussi court que possible, de laisser l'humour de côté et d'adopter un ton calme. Les gens qui ne vous connaissent pas se feront une opinion de vous basée sur la première impression que leur donnera votre message téléphonique.  

5. Envoyer des e-mails bourrés de fautes

Même si vous n'envoyez votre e-mail qu'à  une seule personne, vous ne pouvez jamais savoir jusqu'où il se propagera. Accordez donc suffisamment d'attention à  vos mails. Soyez aussi clair et concret que possible (mentionnez par exemple une date précise plutôt que 'demain' ou 'la semaine prochaine'). Dans le premier paragraphe, décrivez le sujet de votre mail. Evitez de parler de vos émotions et n'abusez pas des majuscules, signes de ponctuations ou caractères spéciaux.

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6. Oublier de mettre à jour votre profil sur les réseaux sociaux

Vous avez un profil sur Facebook ou Linkedin ? Tenez-le à  jour. Les personnes qui ne vous connaissent pas et consultent votre profil formeront leur opinion d'après ce qu'ils y auront trouvé. Soyez donc également prudent par rapport aux groupes que vous rejoignez ou aux commentaires et vidéos que vous postez.

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7. Envoyer les mauvaises pièces jointes

Imaginez : vous devez envoyer le rapport de réunion à  votre chef, et lui faites parvenir vos photos de vacances à  la place. Plutôt gênant... Et tout ce que vous pouvez faire est de vous assurer que cela ne se reproduise jamais. Soyez donc extrêmement prudent lorsque vous envoyez des pièces jointes et vérifiez-les avant de cliquer sur 'envoyer'. Assurez-vous aussi que votre destinataire arrivera à  ouvrir votre document et, surtout, que vous n'avez tout simplement pas oublié de joindre le fichier.  

8. Poster des messages inappropriés sur les réseaux sociaux

Tout ce que vous laissez sur Internet reste stocké quelque part et peut être retrouvé. Réfléchissez donc bien avant d'écrire un commentaire sur le web.

9. Négliger les messages écrits à la main

Vous voulez que votre patron se souvienne de votre message? Ecrivez-le à  la main. Il le gardera plus longtemps en mémoire que la centaine de mails qu'il aura parcouru ce jour-là .

10. Ignorer les e-mails ou les coups de fil

Même si nous vivons dans u monde où tout se passe par e-mail ou par sms, les boîtes vocales sont quand même toujours utilisées. Si quelqu'un vous laisse un message vocal, n'attendez donc pas 24 heures avant de l'écouter et de lui répondre. La même règle vaut pour les e-mails: n'attendez pas trop longtemps avant de réagir. Seule exception: un message qui vous met en colère ou vous énerve: mieux vaut attendre que vos émotions soient passées avant de répondre.

Source: Forbes

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