11 outils collaboratifs pour un télétravail réussi
Des centaines de milliers de Belges travaillent désormais depuis leur domicile. Ils doivent s’adapter, communiquant à distance avec leurs collègues. Échange, partage de documents, gestion de projets, etc. Les outils collaboratifs ne manquent pas pour maîtriser tous ces aspects. En voici quelques-uns.
1. Jira, Confluence et Waymark pour gérer des projets
Ces trois outils vous permettront de poursuivre les projets lancés avant le confinement. Jira est un outil de gestion de projets destiné au développement logiciel. Il se décline en plusieurs versions selon la nature du projet telles que, entre autres, Jira Software, le logiciel initial, Jira Core, la variante destinée aux équipes métiers, Jira Service Desk, la variante pour les services IT, etc.
Confluence est un outil très complet, collaboratif, qui permet de créer des fichiers et de les conserver au sein d’une seule plateforme. Notes de réunion, fiches produit, campagne marketing, politiques RH, etc. Cet outil permet aussi de créer des pages de votre propre création ou en utilisant un modèle personnalisable parmi les différents templates proposés. Ces pages peuvent être commentées, enrichies avec des images, vidéos, et reliées dans un espace dédié, accessible par une ou plusieurs personnes.
Waymark est un outil gratuit, facile d’utilisation et idéal pour créer des roadmaps visuelles et personnalisées, à partir d’un modèle à transformer. Vous pouvez ajouter autant d’événements que vous souhaitez selon votre projet.
2. Slack et Google Sheets pour gérer les tâches quotidiennes
Slack est un outil collaboratif populaire. Il s’agit d’une plateforme de messagerie instantanée qui offre un éventail d’actions très variées. On peut y faire à peu près tout, sur une seule et même application. Vous pouvez organiser votre travail sous forme chaînes, privées ou publiques, autour de hashtags dédiés, sur ordinateur ou smartphone. Cet outil permet aussi de partager des fichiers, d’organiser des réunions en audio ou vidéo.
Google Sheets est un outil répandu, dont l’utilisation est encore plus simple et classique. Entièrement gratuit, il est disponible dans le cloud de votre ordinateur. Vous pouvez créer un nouveau tableau dans lequel chacun des collaborateurs peut indiquer son nom dans une colonne, et les tâches réalisées, dans une autre. Idéal pour s’organiser à distance et manager une équipe.
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3. Microsoft Teams, Skype et Zoom pour communiquer de manière instantanée
Ces outils vous permettront de garder le contact avec vos collègues et collaborateurs et d’échanger, que ce soit pour un motif professionnel ou juste pour prendre une pause. Le service de Microsoft propose Microsoft Teams, le réseau social de la suite Office 365 et Skype, l’application de messagerie et d’appels, payante. Ces deux outils sont très accessibles et offrent une communication claire et structurée.
Zoom est une plateforme de communication, souvent utilisée par les professionnels et les entreprises. Elle permet, entre autres, de créer des réunions virtuelles, de proposer une assistance technique en ligne, d’organiser des webinaires, de discuter via messagerie instantanée, etc. Cet outil collaboratif propose une version gratuite limitée à 100 participants et 40 minutes par conférence.
Messenger, WhatsApp, Hangouts sont aussi des outils de communication qui permettent de centraliser une conversation et d’échanger à plusieurs, par voie écrite ou vidéo.
4. WeTransfer, DropBox, OneDrive pour partager et stocker des fichiers
Ces outils vous permettront d’envoyer des fichiers volumineux. Au-delà de 20 voire 25 Mo, selon le fournisseur, les serveurs mails n’acceptent pas les documents.
WeTransfer permet d’envoyer des documents, des images ou des vidéos allant jusqu’à 2Go. Attention les documents sont accessibles jusqu’à une date limite.
DropBox permet de stocker et partager des fichiers via le cloud. L’espace de stockage dépend de la version choisie (gratuite ou payante).
OneDrive est un outil intégré à Windows 10, qui permet de conserver et partager des documents dans un espace personnalisé et sécurisé.
Source : blog emploi
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