4 applications gratuites pour gagner plus de 10 heures par semaine au travail

“Je n’ai pas le temps !” Qui n’a pas déjà un jour prononcé ces mots au boulot ? Pour ma part, je cours beaucoup… Entre mes différents rôles de cheffe d’entreprise, maman solo à plein temps (pas de répit une semaine sur deux), grande amatrice de restaurants, sportive et en train d’écrire un livre, il a fallu que je me penche sur cette question épineuse : comment gagner du temps ?

Notre temps est compté. Et finalement, c’est notre bien le plus précieux… car chaque seconde passée ne pourra jamais être récupérée. Voici les 4 applications (et plus) que j’ai sélectionné pour vous :

1- Chat GPT : l’assistant personnel de luxe
Que pouvez-vous demander à votre nouvel assistant disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ? Eh bien, un peu près tout ! Certains l’utilisent pour rédiger des brouillons de leurs contrats de colocation, de leurs conditions de vente… Même leur charte familiale, par exemple. Vous pouvez lui demander d’optimiser vos horaires, d’écrire vos discours, de faire des recherches à votre place. Je lui ai demandé, récemment de me lister 10 activités à faire avec des collègues à Milan. L’astuce est de lui donner le plus de détails possibles lorsque vous lui faites une requête. Au lieu de lui demander “Écris-moi le contenu de 10 slides à propos du marché du vin rosé en Belgique”, demandez-lui plutôt : “Écris-moi le titre et le contenu de 10 slides à propos du marché du vin rosé en Belgique, sur un ton professionnel, concis et direct. Ecris-les-moi en anglais, donne-moi des chiffres (jusqu’en 2022, ok), et les sources de tes recherches. J’aimerais avoir des chiffres pour Bruxelles, Flandre et Wallonie, consommation par habitant, homme et femme. Mets-toi dans la peau d’un commercial qui doit présenter cela dans le but de convaincre son patron d’étoffer leur assortiment avec du vin rosé, car ils n’en ont pas encore. Donc, prouve-moi que ce serait une opportunité d’en avoir dans l’assortiment.” En gros, il faut lui parler comme à un ingénieur allemand ! C’est un compliment pour tous les ingénieurs allemands ou non que je connaisse.

Nombre d’heures épargnées par semaine : (estimation) minimum 3 heures

2 - Langage Tool : pour corriger vos fautes d’orthographe et de grammaire sur tous vos supports
Ce petit bijou est désormais utilisé par toute mon équipe ! Il détecte les fautes d'accord, les répétitions, les fautes de grammaire ou de conjugaison. Cette extension existe depuis presque 20 ans et corrige le français, l'anglais et plus de 10 autres langues.Vraiment pratique pour éviter d’aller chercher un mot, un accord ou l’autre sur Google ou de se subir les foudres de son boss ou son client parce qu’on a écrit « acheté » au lieu d' « acheter ».

Une extension veut dire que vous téléchargez un logiciel sur votre ordinateur qui va dans ce cas-ci corriger tous vos supports. Donc, que vous écriviez un e-mail, un document ou votre profil sur LinkedIn, Langage Tool vous notifiera chaque amélioration et correction.

Nombre d’heures épargnées par semaine : (estimation) 1 heure

3- Le pomodoro : pour ne plus se faire déranger en plein travail avec Be Focused.
Le sacro-saint pomodoro ! En tant que bonne TDAH (troubles de l’attention), je ne jure que par cet outil pour me concentrer. Il s’agit de découper votre heure de travail comme ceci : 25 minutes de travail sans interruption, 5 minutes de pause, 25 minutes de travail, 5 minutes de pause et ainsi de suite (sauf pour les pauses lunch ou collation bien sûr, qui sont plus longues).

Pomodoro signifie tomate en italien, et fait référence au timer de nos grand-mères qui étaient souvent en forme de tomate dans leur cuisine pour ne pas oublier de sortir le rôti du four au moment où il sera prêt.

J’ai découvert cette technique, car j’avais vraiment du mal à me concentrer en open space, quand un ami, Jean-Claude Blaimont (on a le même nom de famille, mais c’est un pur hasard !) me l’a conseillé. Jean-Claude a dirigé des équipes dans une multinationale durant des dizaines d’années : “Facile, Flo ! Tu mets un papier rouge quand tu es en pomodoro, et tu actives un minuteur de 25 minutes sur ton téléphone). Quand tu as fini, tu abaisses le papier”. C’est intelligent, car tes collègues voient, grâce au papier rouge que tu es occupé, que tu es concentré, cela veut dire “ne me dérangez pas, svp, j’ai besoin de me concentrer”

Aujourd'hui, il y a des applications très bien fichues et gratuites qui vous permettent de rentrer en concentration profonde avec la technique du pomodoro.

Estimation du nombre d’heures épargnées par semaine : Si vous êtes dérangé 3 fois par jour et que vous travaillez 5 jours / semaine : 5  heures

(Selon le psychologue Mihály Csíkszentmihályi, les intrusions au travail peuvent sérieusement endommager la productivité puisqu’il faut compter au moins 20 minutes pour retrouver sa concentration maximale après avoir été interrompu)

4- Respirer en pleine conscience : 5 minutes par jour pour préserver votre santé mentale, avec Calm.
Mon fils et moi adorons cette application ! C’est une application de méditation et de bien-être pour vous aider à prendre des pauses et à réduire votre stress. Et lorsque vous êtes en bonne santé mentale, vous dormez mieux, vous êtes plus serein, vous entretenez des relations plus harmonieuses avec votre entourage… et vous gagnez du temps ! Pourquoi ? Car si vous êtes plus motivé, plus concentré et que vous dormez mieux, (vous dormirez probablement moins aussi, c’est ce qui m’est arrivé !), vous serez plus efficace.

Nombre d’heures épargnées par semaine : (estimation faite sur 20 min de sommeil en moins par jour et 20 minutes de concentration plus profonde par jour) 3 heures et 20 minutes.

Vous en voulez encore ? Il y a pléthore d’apps à explorer, comme, par exemple : Trello qui vous permet de gérer vos projets comme des post-it que vous déplacez, ainsi que toutes les applications qui vous permettent de gérer vos tâches, comme Keep de Google, ou To-Do de Microsoft.

J’espère que ces conseils vous seront utiles et surtout, n’oubliez pas de passer davantage de temps avec les personnes que vous aimez, c’est ce qui vous apportera le plus de bonheur !

Chaque semaine, retrouvez la chronique de Florence Blaimont, CEO de WoWo Community qui anime avec passion une communauté de plus 17.000 entrepreneurs ! Plus de conseils sur son profil Linkedin ou via www.wowocommunity.com 
 

Florence Blaimont