5 astuces pour gérer vos e-mails en 5 minutes

Publié : mardi 4 juillet 2017

Vous êtes overbooké, vous ne savez plus où donner de la tête, vos rendez-vous s’enchaînent, votre to-do list s’allonge et vos e-mails s’accumulent désespérément dans votre boîte de réception. Bienvenue dans le lot quotidien de nombreux travailleurs débordés !

Voici 5 astuces ultra-efficaces qui vous aideront à  expédier… euh, pardon… gérer, vos mails en 5 minutes !

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1. Planifiez la consultation de vos e-mails

Ne consultez vos e-mails qu’à  certains moments précis de la journée. Essayez de limiter ces moments à  4 ou 5 « pauses mails » par jour. Si vous ne parvenez pas à  vous contrôler, utiliser une astuce comme Inbox Pause pour empêcher vos e-mails d’apparaître furtivement sur votre écran.

2. « Envoyé depuis mon iPhone »

Vous devez répondre en urgence à  certains e-mails ? Ajoutez la mention « envoyé depuis mon iPhone » en guise de signature, même si vous répondez depuis votre ordinateur. Sans en faire une habitude, ce type de pratique vous permettra de formuler des réponses d’une phrase sans que vos destinataires ne s’en offusquent. 

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3. « Je m’en occupe rapidement »

Plus vous répondez rapidement, plus vous pouvez vous permettre une réponse courte et moins vous aurez de temps à gaspiller avec des « désolé pour la réponse tardive » et autres explications du genre. Si vous ne savez pas répondre rapidement à un e-mail, répondez au moins par un rapide « je m’en occupe rapidement ! ».  

> Voir aussi : Que faire si vous avez envoyé un e-mail à la mauvaise personne? 

4. Priorité à  votre to-do list

Évitez de vérifier vos e-mails dès que vous arrivez au bureau. Vous risqueriez de perdre de vue vos objectifs de la journée et de vous laisser déborder par les réponses. Achevez d’abord les tâches prioritaires de votre to-do list. Vous serez alors davantage disponible pour vous concentrer sur vos e-mails et vous aurez le sentiment d’avoir également avancé dans votre propre travail.

5. Utilisez des réponses toutes faites

Préparez un document reprenant des réponses toutes faites, afin d’éviter de perdre du temps à retaper inlassablement les mêmes réponses. Prévoyez des réponses en fonction des catégories récurrentes de mails que vous recevez, des questions qui vous sont posées. Vous n’aurez plus qu’à  faire un copier-coller et d’adapter quelque peu la forme (le nom de l’entreprise à  laquelle vous vous adressez, nom de votre destinataire etc.).


Source : The Daily Muse

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