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5 conseils pour un mail parfait

Rédigé par: Julie Delcourt
Date de publication: 7 févr. 2022

Rédiger un mail est devenu monnaie courante, de nos jours. Mais connaissez-vous toutes les astuces pour le rendre impeccable ? N’avez-vous pas oublié la formule d’introduction ou la pièce jointe ? Voici 5 conseils pour un mail parfait.

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#1 Choisir un objet convainquant

L’objet d’un mail est souvent délaissé et pourtant c’est la première chose que le/la destinataire.rice de votre mail voit. Le contenu du mail doit être résumé dans cet objet de telle sorte que votre lecteur.rice puisse voir en un coup d’œil de quoi il va être question.

Un objet clair et précis est l’idéal. Évitez au contraire de recourir à un objet qui n’explique pas explicitement ce dont il est question, qui est trop long ou qui véhicule des messages passifs-agressifs. Quelques exemples : « Urgent !! », « Demande », « Re : TR : Re : TR Rendez-vous ce lundi matin » (il est conseillé d’éviter les abréviations et les répétitions qui viennent alourdir le mail et ne donnent pas envie de le lire).

#2 Choisir la bonne formule d’appel

Tout email qui se respecte débute par une formule d’introduction s’adressant à/aux destinataires.rices. Aussi courte soit-elle, elle est indispensable et varie selon le public.

Dans le doute, mieux vaut être trop poli.e que pas assez. La formule d’appellation classique comme « Madame/Monsieur » est la solution la plus adéquate lorsqu’on ne connaît pas l’identité de la personne à qui l’on s’adresse.

Si l’on connait l’identité, on peut opter pour un « Madame/Monsieur » suivi du nom de famille. Lorsqu’il s’agit de personnes que l’on connait bien et avec qui la relation est plus que cordiale (un proche, un collègue), un simple « Bonjour » ou le prénom de la personne suffisent.

#3 Opter pour un contenu compact et structuré

Il s’agit du cœur de votre mail, il faut donc opter pour un contenu clair et rapide à lire. Ainsi, il existe plusieurs astuces à suivre pour mener à bien votre texte :

  • Des phrases courtes
  • Des propositions en gras et italique/en couleur (à utiliser avec parcimonie car trop d’éléments risquent d’augmenter la confusion du/de la lecteur.rice
  • Des listes (qui permettent de structurer les informations et d’aller à l’essentiel)
  • Du vocabulaire simple
  • Des tournures positives (qui permettent au/à la destinataire.rice d’intégrer efficacement le message)

#4 Trouver une bonne phrase de conclusion

La formule finale de votre mail dépend de la réaction que vous attendez de votre destinataire.rice. Celle-ci peut-être utilisée par exemple pour informer, sans retour nécessaire, pour solliciter une action de la part de votre interlocuteur.rice, ou pour conclure une conversation.

Selon ces besoins, vous pouvez opter pour des tournures finales variées : « Pour toute question, vous pouvez me joindre par mail », « Je me réjouis de vous rencontrer », « Je vous souhaite une belle fin de journée », etc.

#5 Ne pas oublier de se relire

C’est sans doute la règle ultime ! Se relire encore et encore. Ce serait dommage de laisser passer une faute d’orthographe dans votre mail ou de vous tromper dans l'adresse au/à la destinataire car vous avez fait un copié/collé de votre message.

Relisez-vous et profitez-en pour vérifier si vous n’avez pas oublié d’insérer votre pièce jointe !

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