5 erreurs à éviter dans un mail professionnel
On en envoie tous les jours : les mails professionnels sont pratiquement devenus des automatismes. Mêmes formules de politesse, même manière de les rédiger. Une erreur est vite arrivée. Voici 5 erreurs à éviter lorsqu’on rédige un mail professionnel.
1. Le langage SMS
Avec l’explosion des SMS et des messageries instantanées, nous sommes de plus en plus paresseux à l’écrit. Nous avons tendance à (ab)user des abréviations, voire à changer l’orthographe d’un mot. Une habitude à bannir, évidemment, lors de l’envoi d’un mail professionnel. L’orthographe doit y être irréprochable. Plusieurs outils sont disponibles sur Internet pour corriger vos fautes en cas de doutes. Relisez donc chacun de vos e-mails avant d’appuyer trop rapidement sur le bouton « envoyer ».
2. Les smileys
Les smileys nous servent à transmettre une émotion. Mais on a très bien vécu sans pendant des années. Leur usage dépendra bien sûr de la relation que vous entretenez avec votre destinataire. S’il s’agit d’un collègue proche, il n’y a à priori pas de problème. Mais évitez un ton trop familier avec un supérieur hiérarchique ou un potentiel client. Vous pouvez très bien pour transmettre vos émotions si vous employez les bons mots.
3. La ponctuation abusive
Dans la même veine, la ponctuation excessive est à bannir. Evitez de placer des points d’exclamation à chaque fin de phrase, de même que plusieurs points d’interrogation pour montrer votre empressement ou votre agacement.
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4. Les formules de politesse
Une phrase essentielle pour conclure vos mails professionnels. Encore faut-il savoir l’employer correctement. Ne soyez pas trop familier, ni trop « guindé ». Dans un article du Figaro, la coach en communication Sylvie Azoulay-Bismuth insiste : il faut bannir plusieurs expressions de nos messages professionnels. Ainsi, le traditionnel « Je vous prie de bien vouloir… » serait une expression vieillotte, lourde et timide ! Préférez la formulation : « Veuillez recevoir… ».
5. Les expressions mal employées
Tout comme le « Je vous prie de bien vouloir agréer… », il y a d’autres expressions à éviter si on ne sait pas les employer de manière correcte. « Merci de me répondre » et « merci par avance » ne sont pas souhaitables. On remercie une personne pour des choses qui ont déjà été effectuées. Si vous désirez donner une injonction, préférez la formule « Veuillez me répondre » ou « Sachez que vous pouvez me joindre au… ». De même, évitez les « N’hésitez pas » : il serait contre-productif, car le cerveau de votre interlocuteur enlèverait inconsciemment les négations. Enfin, « Je reviens vers vous » doit impérativement être complété par une date et une raison.
