5 fonctionnalités Excel utiles à savoir

Rédigé par: Julie Delcourt
Date de publication: 11 mai 2020

Vous travaillez régulièrement avec Excel ? Une fois maîtrisé, cet outil devient un indispensable, un véritable complice de votre productivité. Mais connaissez-vous vraiment ce logiciel ? Voici 5 fonctionnalités qui vous permettront d’être plus rapide et efficace.

excel

1) Copier la largeur d’une colonne

Cette fonctionnalité est pratique lorsque vous souhaitez que toutes vos colonnes aient la même largeur qu’une autre d’entre elles. Pour ce faire, vous pouvez utiliser l’option copier/coller.

Démarche :

Sélectionnez la colonne dont vous désirez reproduire la largeur. Faites un clic droit sur la colonne. Choisissez « Copy » dans la liste. Sélectionnez les colonnes dont vous désirez modifier la largeur. Faites à nouveau un clic droit. Dans les options « Paste », sélectionnez « Column Widths ».

2) Afficher les formules et non les résultats

En cliquant une fois sur un bouton vous pouvez switcher entre l’affichage standard d’Excel montrant les résultats des formules intégrées à la feuille Excel et un affichage montrant les formules encodées. Très pratique lorsque vous voulez effectuer un contrôle sur l’exactitude de vos formules.

Démarche :

Dans le menu Excel, choisissez 'Préférences', puis 'Création' et ensuite 'Afficher'. Dans 'Fenêtres', sélectionnez 'afficher les formules'. Ou via raccourci clavier : maintenez enfoncé 'Ctrl' et 'tilde' (la touche «  ~ » ), Excel affichera les formules au lieu des résultats. Il suffit de répéter cette combinaison pour revenir à l’affichage normal.

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3) Restreindre le contenu de cellule ou de la liste

Cette fonctionnalité permet de restreindre le contenu de certaines cellules ou de le définir au préalable à l’aide d’une liste.

Démarche :

Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer une restriction. Cliquez sur l’onglet « Data » dans la barre d’outils. Sélectionnez « Data Validation ». Sélectionnez dans « Settings » le type de données que vous souhaitez autoriser (la date, le nombre, etc.) ainsi que les restrictions ou les valeurs autorisées. Dans « Input Message », créez un message qui apparaitra lorsque l’utilisateur sélectionne ou édite une cellule pour laquelle vous avez défini une restriction.

4) Copier un tableau Excel dans un document Word

Un simple copier/coller d’Excel à Word ferait sauter le tableau ainsi que toute sa mise en page. Il existe une autre alternative pour éviter ce problème.

Démarche :

Sélectionnez le tableau dans Excel. Rendez-vous à la bonne place dans le document Word et choisissez dans la barre de menu au-dessus à gauche le 'Paste Special', et ensuite les options 'Bitmap' ou 'Picture'.

5) Ajouter une capture d’écran

Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter dans une feuille Excel la capture d’écran d’un autre fichier ou programme que vous avez ouvert.

Démarche :

Cliquez sur l’onglet « Insert » et sélectionnez l’option « Screenshot ». Vous obtiendrez la liste de tous les autres programmes ou fichiers ouverts pour le moment. Choisissez la capture d’écran que vous souhaitez insérer. Vous pouvez ensuite l’éditer (modifier la taille, rogner, etc.)

Source : Kluwer Formations

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