6 choses à faire avant de partir en vacances

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Je pars en vacances une semaine et j'aimerai pouvoir quitter mon travail le cœur léger. Mais au lieu de me réjouir de cette période de calme, détente et plaisir, je me surprends à  me faire du souci pour le suivi de mes dossiers en cours. Que puis-je faire pour que tout se passe bien ?
La réponse d'Erik Leenders, managing partner chez Itinera

Premièrement, votre patron peut se frotter les mains car vous êtes apparemment très impliqué dans votre job. Si ce n’était pas le cas, vous auriez probablement moins de scrupules à partir en vacances et à ne pas penser aux éventuels problèmes avant votre retour. C’est évidemment aussi une façon de fonctionner, mais ce n’est pas toujours la plus efficace.

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Voici quelques conseils pour préparer votre départ et vous assurer un retour agréable.

1. Qui va vous remplacer ?

Discutez quelques mois avant votre départ avec votre patron de qui va reprendre votre travail dans votre équipe. Faites cela au moment où tout le monde réserve ses vacances, pour que votre supérieur puisse en prendre compte.

2. Qu’est-ce qui doit être fait ? Par qui ?

Etablissez un aperçu des tâches qui doivent être continuées pendant votre absence et distinguez les missions courantes (qui existaient déjà avant votre départ) et les nouvelles missions (comme les nouvelles commandes de clients). Si votre travail est divisé entre plusieurs collègues, déterminez clairement qui doit s’occuper de quoi. Laissez de côté les tâches qui peuvent attendre votre retour et/ou que vous voulez effectuer personnellement.

3. Où trouvent-ils ce dont ils ont besoin ?

Faites un court mode d’emploi où vous détaillez où vos collègues peuvent trouver les informations nécessaires à l’exécution de ces tâches. Même pour les missions "laissées de côté", laissez quelques informations en cas d’urgence, si elles doivent malgré tout être effectuées en votre absence. Au besoin, organisez des bacs de rangement sur votre bureau ou dans une armoire où vous séparez les dossiers courants et ceux laissés de côté.

4. Comment vous donneront-ils du feedback ?

Convenez avec vos collègues d'un journal de bord où ils noteront succinctement les points importants de la journée pour ne rien oublier. Si vos tâches sont suivies par différents collègues, organisez-vous en créant un document partagé ou présent sur le serveur commun, qui sera atteignable par chacun. Insistez pour qu’ils ne notent que des faits courts et précis. Toutes les informations supplémentaires, comme les chouettes anecdotes, seront préférablement racontées oralement lors d’une réunion pour faire le point à votre retour.

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5. Fixez une réunion de mise au point

Déterminez assez tôt au moins deux dates pour deux réunions : la première date pour une réunion lors de votre dernier jour de boulot, pour faire une petite répétition générale. La deuxième date pour une réunion de feedback le jour de votre retour de vacances.

6. Elaborez un plan d’urgence

Vous pouvez même présenter à vos collègues un plan en cas d'urgence où vous décidez ensemble des questions et des situations pour lesquelles ils peuvent vous contacter. Parfois prévoir est encore mieux que profiter, mais vos collègues doivent savoir que l’exception est la règle. Vérifiez aussi si votre abonnement de GSM permet de rester joignable sur votre lieu de vacances, et si vous aurez accès à vos e-mails.

Ce sont mes principaux conseils pour partir en vacances le cœur léger et être sûr de rester détendu lors de son retour.

Avez-vous d’autres conseils ? N’hésitez pas à les partager en commentaires!

En collaboration avec Itinera

> Voir aussi : Comment rester injoignable en vacances?

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