7 astuces pour bien planifier vos tâches

Arriver à  accomplir toutes ses tâches de la journée dans les délais impartis, c'est tout un art. Nos bonnes résolutions, listes et autres plannings soigneusement complétés ne tiennent généralement pas jusqu'au bout de la journée. Comment bien planifier son emploi du temps?

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Astuces pour agencer votre planning

1. Agenda.

Travaillez avec un agenda. Notez-y vos tâches et vos rendez-vous. Prévoyez suffisamment de temps entre chaque élément pour les éventuels dossiers inattendus et autres activités imprévues qui vous coûteraient du temps.

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2. Planning.

Faites une différence entre votre planning à  court terme et votre planning à  long terme.

3. Prioritisation.

Etablissez vos priorités. Distinguer les tâches importantes des tâches secondaires.

4. Déléguez si possible

Faites-le si les autres sont capables de bien gérer leur planning aussi.

5. Isolez-vous.

Pendant les moments plus chargés, coupez le téléphone et fermez votre boîte mail pendant une heure ou deux pour pouvoir travailler sans dérangement.

6. Respectez vos temps de pause.

Travailler trop longtemps intensivement a un impact sur votre concentration et votre précision. Quittez votre bureau pour faire une pause physique et mentale et allez prendre un peu l'air. Votre productivité s'en trouvera augmentée.

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7. Bonus.

- Travaillez avec une liste de 'to-do's' et tenez-la à  jour. Pouvoir barrer ce que vous avez fait vous donnera une satisfaction très bénéfique. 
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- Prévoyez des petits pense-bêtes à des endroits visibles.

- Demandez éventuellement à vos collègues de vous rappeler quelque chose.

 

Questions à vous poser pour constituer votre planning

1. Comment gérez-vous les délais?

Si vous remarquez que vous êtes quelqu'un qui entre en action à  la dernière minute, il est important de diviser votre projet en plus petits projets. Pour arriver à vous y tenir, vous pouvez organiser de petites réunions avec vos collègues pour faire le point lors de ces délais intermédiaires.

2. Reportez-vous à plus tard?

Les gens ont tendance à  reporter les tâches qu'ils n'aiment pas. Ce n'est toutefois pas une solution car la tâche continue à  vous turlupiner. On prolonge ainsi le 'temps des tâches moins chouettes'. Commencez donc plutôt par les tâches qui vous rebutent le plus. Une fois que vous vous y serez mis, vous verrez qu'elles ne sont pas si terribles que cela.

3. Avez-vous du mal à clôturer?

Peut-être avez-vous remarqué que votre planning se retrouve souvent compromis parce que vous avez du mal à  terminer les tâches. C'est peut-être du à  un perfectionnisme très poussé. Le résultat n'est jamais assez bon. Les gens qui ont peur de l'échec y sont souvent confrontés. Essayez de planifier les tâches sur lesquelles vous restez 'coincé' à  des moments où vous avez peu de temps, par exemple la dernière heure de la journée ou pendant votre trajet en train. En délimitant le temps disponible, vous reprenez le contrôle et la tâche vous semble plus facilement gérable.

4. Quand travaillez-vous le mieux?

Chacun a un moment dans la journée pendant lequel il arrive à  mieux se concentrer et à  être plus efficace dans son travail. Mettez ce moment à  profit pour effectuer les tâches plus compliquées.

5. Savez-vous dire non?

Vous faites partie de ceux qui, à  chaque demande, ne savent que répondre par un 'oui', malgré un agenda déjà  surchargé? Il est important de chercher pourquoi vous agissez de la sorte. Craignez-vous que votre patron ou vos collègues vous trouvent incapable ou démotivé? Avez-vous un énorme besoin de faire vos preuves. Si vous remarquez que cette habitude vous met souvent dans l'embarras, parlez-en avec une personne de confiance.

6. Planifiez-vous trop?

Certaines personnes ont peur d'oublier quelque chose et n'arrêtent plus de faire des listes et des plannings. Planifier à  outrance nuit aussi à  l'efficacité de votre temps de travail. Cela ne vous est pas inconnu? Gardez les points suivants à  l'esprit:

- Les tâches vraiment importantes, vous ne les oublierez pas facilement.

- Si vous oubliez une petite chose, ce n'est pas une catastrophe, c'est humain.

- Faites tout simplement confiance à  votre mémoire. Se fier continuellement à  des listes nous fait parfois oublier que nous avons une capacité de mémorisation.

- Consulter votre planning une fois par jour suffit.  

Source: ISW Limits

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