Un cadre passe en moyenne seize ans en réunion

Un cadre passe en moyenne seize ans en réunion. C’est ce que titrait Le Figaro le lundi 16 février. Selon l’étude menée par le cabinet de recherche Perfony (sur laquelle se fonde cet article), 98% des 340 cadres interrogés estiment ces réunions nécessaires, même si les trois quarts concèdent qu’elles sont néanmoins une perte de temps. Ces meetings sont aussi particulièrement onéreux : le coût annuel d'une réunion hebdomadaire de deux heures pour 200 personnes avoisine le million d'euros ! Le site américain Salary.com a également interrogé une série d’employés sur la question, qui estiment que les réunions sur les premiers bourreaux de la productivité au travail.

Mais il existe des façons d’organiser des réunions efficaces, qui reboosteront vos employés. Voici 7 astuces pour des réunions qui profiteront à  tout le monde :

1. Soyez clair(e) sur vos objectifs

Toute réunion doit avoir un objet spécifique et défini. Avant de convier vos collègues/employés à  une réunion, posez-vous la question : quel est votre objectif ? S’agit-il de mettre vos collègues/employés au courant d’un changement en matière de management ou de stratégie ? S’agit-il de s’enquérir de leur avis au sujet d’un problème concernant l’entreprise ? S’agit-il d’aiguiller une décision relative à  un sujet particulier ? L’agenda doit être limpide aux yeux de tous ceux qui participeront à  votre réunion.

2. Réfléchissez bien aux personnes que vous conviez

Lorsque vous planifiez une réunion, prenez le temps de bien réfléchir aux personnes qui doivent réellement être présentes. Si vous annoncez un changement, conviez les travailleurs qui sont directement affectés par celui-ci. Si vous cherchez à  résoudre un problème, invitez les travailleurs munis des ressources nécessaires au solutionnement de celui-ci. Des travailleurs qui ont le sentiment que le sujet ne les concerne pas vraiment ou qui ne disposent pas des compétences nécessaires pour participer au débat auront l’impression de perdre leur temps en assistant à  votre réunion.

3. Respectez scrupuleusement l’ordre du jour

Planifiez un ordre du jour, qui reprend en détail tous les points que vous aborderez au cours de la réunion. Associez un timing précis à  chacun de ces points. Envoyez l’agenda de la réunion à  tous les participants. Projetez-le sur grand écran avant d’entrer dans le vif du sujet. Cela permettra à  tout le monde de garder clairement à  l’esprit le déroulement de la réunion.

4. Ne prenez personne en otage

Rien ne menace plus le bon déroulement d’une réunion qu’une personne qui s’arroge le monopole de la parole et qui se lance dans un soliloque qui n’intéresse qu’elle. Si vous êtes confronté(e) à  un tel monologue, intervenez immédiatement pour recentrer le débat. Essayez un « nous apprécions votre contribution, mais nous devrions à  présent avoir l’avis des autres avant de prendre une décision. » Soyez clair(e) sur la question : tout le monde saura comment vous envisagez la dynamique de groupe. 

5. Commencez et terminez à  l’heure

Si vous êtes en charge de l’organisation de réunions et que vous avez la réputation de commencer et de terminer dans les temps, vous serez surpris du nombre de collègues qui feront l’effort de se rendre à  vos réunions. Les gens apprécient que l’on respecte leur temps précieux. Veillez aussi à  ne jamais prévoir de réunions de plus d’une heure. Au-delà  de ce temps, les gens ont tendance à  se dissiper.

6. Bannissez la technologie

Si vous laissez les smartphones faire irruption en salle de réunion, vous pouvez être sûr(e) de perdre l’attention d’au moins la moitié de vos collègues, qui prendront votre réunion comme une pause dans leur journée et se mettront à  envoyer des mails, à  surfer sur le web ou à  jouer à  Candy Crush. Interdisez ces outils dans vos réunions et exigez l’attention dévouée des travailleurs que vous avez conviés (surtout qu’ils sont là  parce qu’ils sont utiles à  la question que vous abordez, voir point 2).

7. Assurez le suivi de vos réunions

Selon l’étude publiée dans Le Figaro, plus de la moitié des travailleurs pensent que le manque de visibilité entre deux réunions est une des principales causes de leur improductivité. Ainsi, les employés qui sortent d’une même réunion retiennent souvent des choses très différentes de ce qui a été dit (c’est un peu le principe du téléphone arabe). Afin d’éviter la confusion, envoyez (dans les 24h) un e-mail de suivi à  tous les gens ayant participé à  la réunion et dressez le bilan des points essentiels abordés. Rappelez quelle tâche a été assignée à  qui et soulignez les échéances.

Les réunions peuvent être véritablement efficaces. Il ne tient qu’à  vous d’en tirer le maximum.

Source : Forbes, Le Figaro