7 conseils pour un email professionnel parfait
C’est devenu une routine au boulot ou pour la recherche d’un emploi : envoyer et recevoir des emails une bonne partie de la journée. Des messages parfois (trop) vite expédiés, et qui peuvent donc jouer en votre défaveur. Voici les 7 règles pour un mail professionnel parfait.
1. Avoir une adresse professionnelle
Si vous êtes employé dans une entreprise, vous disposez probablement d’une adresse mail professionnelle. Mais si vous postulez pour un emploi, il va falloir faire attention. Certains possèdent encore leur toute première adresse mail, créée à l’adolescence, avec un nom qui peut prêter à sourire. Ne gâchez pas vos chances avec des noms farfelus. Créez une adresse sobre avec nom.prénom@messagerie.com.
2. Ne pas s’emporter
Nous recevons tous des messages désagréables, que ce soit de la part de clients insatisfaits ou même de la hiérarchie. Il se peut aussi que vous ne soyez pas dans un bon jour et que vous vous emportiez au moindre désagrément. Dans ce cas, apprenez à ne pas cliquer sur la touche « envoyer » trop vite. Gérez vos émotions avant d’envoyer un mail incendiaire, qui ne vous causera que du tort. Restez cordial, en concluant par une formule de politesse.
3. Se relire
Vous envoyez des emails à la pelle, et vous ne prenez plus le temps de vous relire ? Mauvaise idée. La rapidité peut nous faire faire des fautes d’orthographe, envoyer des données erronées ou même se tromper de destinataire ! Prenez donc quelques précieuses secondes pour vous relire avant tout envoi.
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4. Ne rien laisser trainer
Si vous êtes du genre à recevoir des dizaines de messages électroniques par jour, mieux vaut être organisé. Supprimez les mails indésirables pour y voir plus clair, donner directement suite aux mails nécessitant une réponse pour ne pas avoir de mauvaises surprises, faites du tri régulièrement, etc. Si vous ne vous y tenez pas régulièrement, votre boite pourrait vite être saturée et vous passerez de longues heures à tout remettre en ordre.
5. Bien définir l’objet
Bien remplir le champ du sujet est primordial. Votre destinataire saura directement à quoi il a à faire et ne le laissera pas passer. Inutile d’écrire un roman. Soyez court, mais précis. Enfin, proscrivez d’envoyer des messages sans objet. Il pourrait bien atterrir directement dans la corbeille de votre destinataire.
6. Soyez clair
Le contenu du mail se doit d’être le plus clair possible. Si vous avez trop à dire, préférez le coup de fil pour être certain que tout soit bien compris. Faites des phrases bien structurées, avec une bonne ponctuation. Allez droit au but, en mettant par exemple les mots importants en gras.
7. Avec la pièce jointe, c’est mieux
Nous avons tous déjà envoyé cet email. Ajoutez votre pièce jointe avant de rédiger votre message pour être sûr de ne pas l’oublier. Dans le doute, préférez toujours le format PDF, qui ne sera pas déformé. Assurez-vous enfin que vous envoyez la pièce jointe correcte ! Plusieurs fichiers pourraient porter le même nom sur votre ordinateur.
