8 situations où il faut décrocher le téléphone
À l’heure du règne des nouvelles technologies, les communications via e-mails, SMS et chat tendent à se généraliser et à remplacer le bon vieux téléphone. Même en ce qui concerne la vie professionnelle.
Cette tendance est symptômatique de la génération Y : les jeunes travailleurs ont tendance à éviter le téléphone et préfèrent plutôt tapoter sur leur smartphone. La communication écrite a bien sûr certains avantages. Elle permet de structurer son message, d’aller droit au but sans bavardages inutiles et d’atteindre son destinataire à n’importe quel moment de la journée...
Mais le téléphone a des qualités que les e-mails et les SMS sont très loin de posséder. Voici huit situations où décrocher le téléphone et s’adresser de vive voix à son interlocuteur est la meilleure chose à faire.
1. Quand vous avez besoin d’une réponse immédiatement
On ne sait jamais quand on obtiendra une réponse à son e-mail. Et à moins que la personne que vous cherchez à joindre ne soit en réunion, endormie ou qu'elle filtre vos appels, vous avez plus de chance d’obtenir une réponse rapide à votre question en téléphonant plutôt qu’en envoyant un message. Au pire, vous échouerez sur sa boîte vocale, mais votre empressement sera remarqué.
2. Quand plusieurs personnes sont impliquées
Si vous devez organiser une situation où plusieurs personnes sont parties prenantes, une longue chaîne d’e-mails risque de devenir rapidement incompréhensible.
Dans ces cas-là , mieux vaut convenir d’un rendez-vous pour tenir un conference call. Il suffit d'un peu de discipline pour éviter la cacophonie, et les problèmes seront résolus bien plus rapidement (et de manière synchronisée).
3. Quand vous ne voulez pas laisser de traces écrites
Si le contenu de votre message est délicat, mieux vaut le faire passer oralement. Ainsi, le cas échéant, on ne pourra pas brandir de traces écrites comme preuve contre vous.
4. Quand le ton de la conversation devient ambigu
Certes, un petit smiley peut sommairement poser le cadre d’une conversation et la rendre plus informelle. Mais son utilisation est de plus en plus galvaudée, et un smiley dans un e-mail peut signifier tout et n'importe quoi.
Si votre interlocuteur est tendu ou inquiet, mieux vaut lui téléphoner pour lever toute ambiguïté grâce au ton de votre voix.
5. Quand les nouvelles sont mauvaises
Cela peut sembler évident, mais cette règle élémentaire de savoir-vivre tend malgré tout à se perdre : il vaut toujours mieux annoncer les mauvaises nouvelles de vive voix. À défaut de pouvoir le faire en personne, le téléphone est la seule alternative acceptable.
6. Quand les agendas ne s’accordent pas
Quand les agendas sont chargés, on peut parfois s'envoyer des dizaines d'e-mails avant d'arriver à convenir d'une date de rendez-vous. Vu le temps de réponse plus ou moins long entre chaque courrier, planifier une réunion peut prendre un sacré bout de temps. Alors qu'en utilisant le téléphone, on sait qu'en raccrochant une date sera fixée.
7. Quand les messages deviennent tendus
Les messages écrits peuvent parfois être reçus avec équivoque. Si vous vous rendez compte qu’un message a été perçu comme offensant ou agressif, n’essayez pas d’y répondre par écrit : mieux vaut alors décrocher le téléphone et mettre le conflit à plat par voie orale.
8. Quand une touche d'humanité est souhaitable
Pour se connecter personnellement avec quelqu’un et que le face à face est impossible, décrochez simplement le téléphone. Laissez entendre à votre interlocuteur que vous vous souciez de la situation ou que vous lui êtes vraiment reconnaissant. Vos futurs rapports professionnels n’en seront que meilleurs.
