Ai-je droit à un congé éducation?

En tant que travailleur, avez-vous droit à  un congé-éducation payé ? En tant qu'employeur, à  quoi faut-il veiller quand votre employé retourne sur les bancs de l'école ?
Marijke Coussement, legal advisor

Le début de l’année scolaire inspire certains travailleurs à suivre une formation. Pour pouvoir terminer avec fruit leurs examens, épreuves et travaux de fin d'études, les travailleurs concernés demanderont à s'absenter du travail. Ils pourront, à cet effet, avoir recours au congé-éducation payé. Autrement dit, au droit octroyé aux travailleurs qui suivent certaines formations de s'absenter du travail avec maintien de la rémunération normale. À quoi l'employeur doit-il être attentif au moment d'octroyer le congé-éducation payé ?

Tous les travailleurs ont-ils droit au congé-éducation payé ?

Tous les travailleurs n’ont pas droit au congé-éducation payé. Un travailleur occupé à temps plein dans le secteur privé peut prétendre au congé-éducation payé. Son occupation à temps plein ne doit pas s’effectuer dans le cadre d’un seul contrat de travail. Elle peut aussi s'inscrire dans le cadre d'un ou de plusieurs contrats de travail à temps partiel. Toutefois, l'employeur est tenu d'accorder uniquement un congé-éducation payé proportionnel à la durée réduite du contrat de travail.

Peuvent bénéficier du congé-éducation payé, non seulement les travailleurs occupés à temps plein dans le secteur privé, mais également les travailleurs à temps partiel suivants :

  • les travailleurs occupés au moins à 4/5ème temps (soit au moins 80 % de la durée normale de travail/semaine) et qui suivent une formation professionnelle ou une formation générale ;
  • les travailleurs occupés à temps partiel sur base d'un horaire variable et qui suivent une formation professionnelle ou une formation générale ;
  • les travailleurs occupés sur base d’un horaire fixe au moins à mi-temps et moins d'un 4/5ème temps et qui suivent une formation professionnelle pendant les heures de travail.

Le travailleur doit régulièrement être inscrit à une formation professionnelle reconnue ou une formation générale d'au moins 32 heures par année académique. Toutefois, il convient de s'assurer que la formation en question n'est pas exclue du droit au congé-éducation payé. Le site du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF ETCS) dresse un aperçu des formations exclues.

Comment le travailleur doit-il introduire la demande de congé-éducation payé ?

Le travailleur doit communiquer l'attestation originale d'inscription régulière à son employeur au plus tard pour le 31 octobre de l'année scolaire en question. En cas d'inscription tardive ou de changement d'employeur, le travailleur dispose de 15 jours calendrier pour introduire l'original de la preuve d'inscription. Dans la pratique, ce document sera souvent remis avec retard. Toutefois, l'employeur peut réduire les heures de congé-éducation payé si le travailleur ne respecte pas ces délais. Un travailleur qui a, par exemple, rendu son attestation le 1er décembre, pour une formation qui a débuté en septembre et se termine en juin (= 10 mois), ne pourra prétendre qu'à 70 % du congé-éducation payé.

L’employeur peut-il refuser d’accorder le congé-éducation ?

L'employeur est obligé d'accorder le congé-éducation payé au travailleur qui remplit les conditions légales décrites ci-dessus. Le droit au congé-éducation payé ne peut être refusé que si le travailleur omet de communiquer à l'employeur l'original de l'attestation trimestrielle d'assiduité (= document de présence délivré par l'organisme de formation). De cette manière, l'employeur peut contrôler si le travailleur suit toujours la formation et s'il assiste régulièrement aux cours.

Quid en cas d'abandon ou d'absences injustifiées ?

Le droit au congé-éducation payé n'est pas illimité.

Le travailleur peut perdre définitivement le droit  à ce type de congés en cas d'abandon ou d’interruption de la formation, s'il s'inscrit à une formation qu'il a déjà réussie ou s'il n'a pas obtenu le certificat d'évaluation après avoir suivi deux fois la même formation.

Le droit au congé-éducation payé sera temporairement suspendu si le travailleur a plus de 10% d'absences injustifiées aux cours effectivement donnés (suspension de 6 mois) ou en cas d'utilisation frauduleuse du congé-éducation payé (p.ex. exercer une activité en tant qu’indépendant durant le congé-éducation payé).

Le travailleur est tenu d'avertir l'employeur de l'abandon ou de l'interruption des cours. Afin d'éviter que le travailleur bénéficie à tort du droit au congé-éducation payé, l'employeur doit toujours consulter les attestations trimestrielles.

Le travailleur bénéficie-t-il d'une protection particulière contre le licenciement en raison du congé-éducation payé ?

L'employeur ne peut pas mettre fin au contrat de travail, sauf pour des motifs étrangers au congé-éducation (p.ex. arriver régulièrement en retard au travail, faits de vol, …). La période de protection prend effet au moment de la délivrance de l'attestation d'inscription régulière et se termine le dernier jour de la formation. Ces dates sont renseignées sur les attestations trimestrielles. La charge de la preuve du motif de licenciement incombe à l'employeur. Si le motif invoqué pour le licenciement n'est pas étranger au congé-éducation payé, l'employeur est tenu de payer au travailleur une indemnité égale à la rémunération de trois mois, en plus d'une éventuelle indemnité de rupture. Le travailleur peut toutefois renoncer à son indemnité de protection après son licenciement.

Comment l'employeur peut-il obtenir un remboursement du salaire payé durant le congé-éducation payé ?

L'employeur dispose d'un délai d’un an et demi pour introduire une demande de remboursement des heures de congé-éducation payé au SPF ETCS. Ce délai prend cours au 1er janvier de l'année du dernier jour de formation. Les demandes de remboursement portant sur l'année scolaire 2013-2014 doivent être introduites au plus tard le 30 juin 2015.  Le dossier doit comporter les éléments suivants :

  • Une déclaration de créance pour tous les travailleurs concernés ;
  • Une fiche individuelle par travailleur ;
  • Les exemplaires originaux des attestations d'assiduité ;
  • Les documents demandés par le SPF ETCS (p.ex. une copie du contrat de travail à temps partiel afin de déterminer si le travailleur ouvre le droit au congé-éducation payé).

Afin d’éviter de devoir encore réclamer des attestations aux travailleurs concernés après l’année scolaire en question et d’être confronté au risque qu’elle soient perdues, il est conseillé de leur demander, chaque trimestre, les exemplaires originaux des attestations.  En effet, les copies d'attestations ne seront pas acceptées par le SPF ETCS. Les travailleurs qui quittent l'entreprise doivent remettre, avant leur départ, un exemplaire de l'attestation originale du dernier trimestre de congé-éducation payé.

Conclusion

Afin d'éviter que le congé-éducation payé ne soit octroyé à tort, l'employeur doit effectuer des contrôles pendant toute la durée de la formation. Le premier contrôle doit être effectué au moment de l'introduction de la demande (‘Le travailleur ouvre-t-il le droit au congé-éducation payé ?’). Ensuite, il convient de contrôler, chaque trimestre, si le droit du travailleur n'a pas été suspendu ou n’est pas perdu. Ce contrôle doit être effectué au moyen d’attestations trimestrielles d'assiduité.

Un bon suivi administratif par l'employeur, du début de la formation jusqu'à l'introduction de la demande de remboursement, est essentiel afin d'éviter que le congé-éducation ne soit octroyé à tort.

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