Comment gérer son agenda ?

Rédigé par: Virginie Stassen
Date de publication: 19 févr. 2024

La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps », disait Théophraste, un philosophe grec. C’est assez vrai, surtout en entreprise, où le temps, c’est de l’argent. Pour parvenir à organiser son horaire au mieux, un agenda bien tenu constitue un précieux allié. Entre modèle électronique, papier et to-do-list, comment tirer son épingle du jeu ?

agenda

L’agenda est un outil puissant pour gérer son planning. A l’époque préhistorique, déjà, certaines civilisations avaient développé des systèmes de calendrier pour parvenir à garder une trace du temps. Pourtant, même au 21ème siècle, certains boudent toujours l’outil agenda, préférant garder leurs rendez-vous en mémoire et les gérer selon leurs priorités et leurs émotions. D’autres encore ne l’utilisent que pour y noter leurs rendez-vous chez le médecin, ou leurs départs en voyage.

Pourtant, l’organisation d’une journée n’est pas une sinécure. Jusqu’ici, un jour compte toujours 24 heures, soit 86 400 secondes. Bien souvent, on aimerait que le temps devienne extensible afin de pouvoir caser tout ce que l’on voudrait ou devrait faire sur une journée. Pour y parvenir, l’outil le plus puissant demeure le bon vieil agenda.

Celui-ci permet en effet de planifier chaque jour en équilibrant ses rendez-vous, tout en gardant une vue globale sur sa semaine.

« Je considère un peu mon agenda comme un compte en banque, raconte Véronika. Pour bien gérer mon argent, je dois connaître le montant exact dont je dispose. C'est exactement la même chose pour le temps. Or, c'est mon agenda, qui a meilleure mémoire que moi, qui peut me le dire ! »

Nous sommes « sur-stimulés »

L’une des causes du stress est d’avoir le sentiment de manquer de temps pour remplir ses obligations quotidiennes sans en oublier aucune. Or, notre mémoire à court terme ne peut retenir que 5 à 7 éléments. Et depuis l’avènement d’Internet, le nombre de stimulations quotidiennes (gestion des emails, infos en ligne, réseaux sociaux, et autres) génèrent non moins de 50 000 pensées par jour. Heureusement, dans 95% des cas, celles-ci sont inconscientes, mais cela n’évite pas une certaine surcharge mentale, qui nous incite à facilement oublier notre emploi du temps.

Pourquoi utiliser un agenda ?

Planifier son temps dans un agenda permet de donner la priorité à certaines tâches urgentes et de rester « focus » sur ce qu’il y a à faire. Cela permet aussi d’anticiper sa semaine (voire le mois) et d’organiser son planning le plus efficacement possible (par exemple en faisant suivre deux rendez-vous qui ont lieu dans une même région). Cela permet évidemment de gagner du temps, mais aussi de mieux s’organiser et donc d’augmenter sa productivité.

Martin témoigne : « J’ai pris l’habitude de vérifier mon planning le vendredi après-midi pour la semaine suivante, et chaque soir pour le lendemain. Cela me permet de contrôler que mon emploi du temps est tenable. Si ce n’est pas le cas, je m’arrange pour déplacer quelques rendez-vous. Cette gestion intelligente de mon temps a réellement changé ma vie en termes de stress. »

To-do-list ou agenda : quelles différences ?

L’agenda sert à organiser des activités liées au temps (visite chez un client, deadlines à tenir, congés scolaires, rendez-vous chez le dentiste…) et non à énumérer des choses à faire (par exemple une liste de courses). La to-do-list est également indispensable, mais le mieux est de la différencier de l’agenda. Vous pouvez par exemple l’intégrer à la page de garde de votre agenda papier, utiliser une feuille séparée, des post-its ou utiliser un outil en ligne comme Evernote.

Dans le cas de la to-do-list, il n’y a pas de vrais délais à tenir, mais bien des choses à faire à un moment ou à un autre. De plus, si vous notez un élément de votre to-do-list un jour de la semaine, vous ne le verrez plus le jour suivant et vous risquez alors de l’oublier. Le mieux est donc de conserver une note séparée qui sera visible chaque jour jusqu’à ce que la tâche soit biffée.

Déterminez vos priorités

Pour bien utiliser votre agenda, vous pouvez apposer une appréciation à côté de chaque tâche comme « important et urgent », « important, mais pas urgent », « pas important et urgent », « ni urgent ni important ». Ainsi, vous pourrez immédiatement vous atteler à ce qui est important et urgent.

Comme les tâches les plus urgentes ne sont pas forcément présentées dans l’ordre chronologique, cette méthode évitera le coup de pression de dernière minute parce que vous n’avez pas anticipé un deadline. 

De la même façon, afin de ne pas vous laisser déborder, prévoyez un peu de marge entre chaque activité pour faire face aux imprévus (idéalement, votre agenda devra rester libre environ 20% de votre temps). Au-delà du temps consacré aux imprévus, il est aussi essentiel de dégager des périodes pour penser, se montrer créatif et développer une vision à long terme. 

Planifiez votre journée

Pour que votre journée soit fructueuse, commencez-la en dressant une liste de vos activités professionnelles et privées du jour. Le fait de pouvoir anticiper ces tâches vous rendra en effet plus productif et plus serein (car vous saurez exactement là où vous en êtes). 

De la même façon, vous établirez chaque jour des tâches correspondant à votre tempérament. Plus productif en fin de journée ? Planifiez donc les travaux les plus exigeants  à ce moment-là.

De plus, selon la loi de Carlson, « une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ». En ce sens, évitez de prévoir trop de tâches différentes sur la journée et essayez de regrouper certaines activités du même type (comme passer quatre ou cinq coups de fil d’affilée, classer des dossiers en attente, répondre à une série de mails…) Une fois la corvée effectuée, vous aurez l’impression d’avoir bien avancé et aurez le sentiment du devoir accompli. L’idée est ici de fonctionner par bloc de tâches qui ont la même thématique.

Enfin, pour gagner encore plus de temps, vous programmerez vos rendez-vous extérieurs aux heures creuses pour éviter les embouteillages.

Soyez pratique et précis 

Rien de plus énervant que de devoir chercher l’adresse ou le numéro de téléphone de l’un de vos contacts juste au moment de votre rendez-vous. Pour vous faciliter la tâche, notez systématiquement le nom, le numéro, et l’adresse de votre interlocuteur ainsi que le sujet à traiter, à l’heure et la date du rendez-vous.  

Pour être encore plus efficace, vous pouvez également utiliser des catégories de couleurs dans votre agenda électronique pour disposer d’une vue claire et synthétique de votre emploi du temps. Par exemple une teinte différente pour les réunions, les rendez-vous extérieurs, les événements privés… Même si votre semaine est chargée, vous garderez ainsi une vue globale sur vos activités.

Que penser de l’agenda électronique ?

Google Agenda, Outlook et d’autres logiciels en ligne constituent de formidables outils pour organiser son temps.

Désormais plus répandu que l’agenda papier, l’agenda électronique s’avère très pratique une fois qu’on en a pris l’habitude. Tout d’abord parce qu’il ne faut plus rien barrer ni souligner, mais aussi parce que celui-ci est synchronisé avec le Smartphone, la tablette, et le PC. De cette façon, vous disposez toujours de toutes les données utiles avec vous. Cela vous permet aussi de partager votre agenda avec vos collègues, qu’il s’agisse de planifier une réunion Teams, de prévoir une réunion en présentiel ou de noter que votre collègue doit absolument rappeler tel client. Il y a aussi l’option « rappel » pour que vous n’oubliiez pas l’événement à venir.

Muriel témoigne : « Je cumule à la fois agenda papier et électronique. En effet, j’ai besoin d’avoir une vision continue sur mon agenda, raison pour laquelle j’ai opté pour un grand format papier hebdomadaire me permettant de voir à tout moment quelles sont les tâches de la journée car je le laisse grand ouvert sur mon bureau. D’un autre côté, je ne me balade pas avec ce carnet encombrant lorsque je suis en déplacement, et j’utilise alors l’agenda électronique de mon Smartphone. Cela permet également à mes relations professionnelles d’y ajouter l’un ou l’autre événement. J’ai trouvé mon rythme grâce à cette formule hybride. Seul désavantage : il m’arrive d’oublier de noter dans mon agenda papier les rendez-vous en extérieur que j’ai planifiés dans mon agenda électronique. Cela m’a déjà joué quelques tours mais j’y suis désormais très attentive. »