Comment réagir lorsqu'un mail reste sans réponse?

Un e-mail, un coup de fil, ou une proposition qui reste lettre morte... Nous l'avons tous vécu et nous avons tous maudit cet interlocuteur qui nous laisse sans réponse. Comment gérer ce silence qui nous plonge dans le doute?

Pourquoi douter ?

Le silence est le pire feedback que l'on puisse recevoir. C'est du moins ce qu'affirme Peter Bregman dans le Harvard Business Review. L'absence de réaction provoque un sentiment d'insécurité et d'incertitude. Mais pourquoi réagissons-nous ainsi ? Nous savons instinctivement que les gens préfèrent toujours éviter de porter des messages négatifs et nous en déduisons donc que la personne qui nous prive de réponse le fait pour ne pas nous donner de mauvaises nouvelles. Ou parce qu'elle ne nous apprécie pas et préfère n'avoir aucun contact avec nous. Ou autres explications frisant la paranoïa et l'auto-apitoiement. Faisons plutôt preuve d'un peu de rationalité.

Explications rationnelles

Lorsque l'on est confronté à une question ou à un problème, la solution la plus simple est souvent la bonne. Dans cette situation aussi, cette théorie est à  appliquer : si votre interlocuteur ne vous répond pas, c'est sans doute tout simplement parce qu'il n'en a pas eu le temps. Ou qu'il travaille d'arrache-pied sur un dossier urgent. Ou que votre question appelle des informations supplémentaires qu'il n'a pas encore en sa possession. Après tout, ne vous est-il jamais arrivé de laisser passer quelques jours, voire même peut-être quelques semaines, avant de répondre à un e-mail ou de rappeler un collaborateur ?

> Lire aussi : Bonne résolution : plus de boîte mail saturée !

L'ignorance, mère de tous les maux

Si quelques minutes de réflexion rationnelle permettent de se détendre et d'oublier toutes ces craintes probablement injustifiées, le silence face à  un message important reste un problème de taille. Après tout, nos spéculations ne sont justement que des spéculations : elles ne nous donnent aucune certitude. Et c'est là  que le bât blesse, car c'est le fait de ne pas savoir qui nous met si mal à l'aise. Nous ne savons pas vraiment si l'autre personne pense que nous ne méritons pas de réponse, ou si elle ne nous apprécie vraiment pas. C'est cette ignorance qui donne libre cours à  nos instincts paranoïaques et provoque nos crises de doute. Tandis qu'une réponse claire, aussi négative soit-elle, nous fixe pour de bon et nous permet de tout mettre en œuvre pour faire face.

> Lire aussi : 5 astuces pour gérer vos e-mails en 5 minutes

Gérer le silence en trois étapes

1. Reconnaissez que vous ne savez pas avec certitude la signification du silence. Résistez à  la tentation d'imaginer des raisons.
2. Discutez avec votre interlocuteur de son absence de réponse et tâchez d'en connaître la raison. Osez franchir le pas d'une conversation honnête plutôt que de ruminer vos doutes ou de harceler votre collègue de mails ou de coups de fil de rappel.
3. Acceptez sa réponse, même si celle-ci vous semble peu convaincante et demandez-lui de s'engager à réagir dans un certain délai.

Vous êtes l'auteur des silences ?

C'est vous qui laissez souvent des mails ou des appels sans réponse? Apprenez à  communiquer ! Vous ne savez pas ce que l'on attend de votre part ? N'ignorez pas votre interlocuteur et admettez tout simplement votre ignorance, même si ce n'est pas toujours chose facile. Vous devez effectuer des recherches plus approfondies avant de communiquer votre réponse ? Tenez votre collaborateur au courant de l'avancée de vos démarches et donnez-lui un délai pour une réponse finale. Votre collaboration s'en trouvera améliorée et votre efficacité et votre esprit d'équipe n'en seront que valorisés.

> Lire aussi : 3 conseils pour gérer vos e-mails à votre retour de vacances

Texte : Elodie Fontaine - Source : Management Online.nl