Devez-vous communiquer par mail, sms ou téléphone ?
Vous devez demander quelque chose à votre collègues, votre patron, votre fournisseur, votre client… Mais pour cela vous avez à votre disposition de plus en plus de moyens de communication. SMS, téléphone, chat, e-mail : voici comment les utiliser au mieux !
Il existe certes de nombreuses astuces pour gérer au mieux sa boîte de réception, ou de nouvelles tendances pour expédier au plus vite sa réponse et ne pas faire attendre son interlocuteur. L’e-mail est en effet un moyen de communication instantanée, ce qui explique peut-être que beaucoup attendent une réponse… instantanée.
Cyrus Stoller, consultant programmeur, propose sur son blog une nouvelle façon d’envisager les communications modernes : Faut-il envoyer un SMS, téléphoner, ou envoyer un mail ? « Selon moi, les e-mails ne devraient pas être le type de communication qui requiert une réponse immédiate. La plupart des gens avec qui je communique possèdent un smartphone ; nous devrions nous accorder pour utiliser tous les canaux de discussion que ces appareils proposent. Nous ne sommes plus limités aux coups de fil et aux e-mails. »
Stoller propose donc d’adapter son mode de communication en fonction du type de réponse que l’on attend. Attention : cela ne fonctionnera qu’avec les gens avec qui vous communiquez régulièrement, et avec qui vous vous êtes accordés préalablement...
Une réponse dans les 30 minutes ? Passez un coup de téléphone
Si votre demande est vraiment urgente, téléphonez directement à votre interlocuteur. Cela lui permettra de comprendre clairement le problème et d’y répondre rapidement, tout en vous assurant que le message est bel et bien passé. Toutefois, gardez à l’esprit que vous allez forcer votre interlocuteur à s’interrompre dans son travail. Si cela vous met mal à l’aise, c’est peut-être que votre demande n’est pas si urgente que ça.
Une réponse dans les 2 heures ? Envoyez un SMS
Si vous avez besoin d’une réponse dans les 2 heures, envoyez un SMS en précisant que vous avez une demande urgente et que vous souhaiteriez que votre interlocuteur vous rappelle dès qu’il a deux minutes. Cela lui permettra de finir sa tâche, et vous éviterez donc de le déconcentrer. Selon Stoller, la plupart des « urgences » sont en fait à ranger dans cette catégorie : elles doivent être traitées rapidement, mais peuvent attendre entre 30 minutes et 2 heures.
À éviter : les messages groupés, qui vont interrompre tous les participants à chaque fois qu’une personne répond. L’auteur recommande les messages groupés uniquement pour annoncer une information, mais pas quand il s’agit de finaliser un projet dans les détails.
Une réponse dans la journée ? Envoyez un message instantané
Moins dérangeante qu’un appel ou un SMS, la messagerie instantanée est une bonne alternative si vous avez besoin d’une information courte et concrète avant de pouvoir vous atteler à une tâche. Vous avez besoin d’une réponse courte et informelle (pas besoin de formules de politesse ici) rapidement, mais cela peut attendre quelques heures sans problème.
Une réponse dans un ou deux jours ? Envoyez un e-mail
La plupart des employés ont la sensation d’être en permanence submergés par les e-mails. Pensez-y donc à deux fois avant d’en envoyer un. L’envoi d’e-mail devrait selon Stoller être réservé à des demandes que vous ne faites pas dans l’urgence, auxquelles une réponse le lendemain conviendrait tout à fait. Idéalement, pour rester productif, on ne devrait consulter sa boîte mail que quelques fois par jour. Stoller plaide donc pour que l'on cesse d'attendre une réponse instantanée à nos e-mails.
Vous n’êtes pas spécialement d’accord avec ces conventions ? L’auteur vous encourage alors à établir les vôtres avec votre entourage !
Source: BusinessInsider
