En quoi consiste une « car policy » ?

Je roule avec une voiture de société et j'ai signé une "car policy" à  cet effet. À quoi me suis-je en réalité engagé(e)? Quelles sont les règles du jeu?
La réponse de Veerle Michiels, SD Worx

Par « car policy » ou « politique de voiture de société », on entend l’ensemble des règles de jeu déterminé au niveau de la société et qui ont trait aux voitures de société.  

Une telle politique peut reprendre les rubriques suivantes : les critères d’administration, les règles en cas d’absence, l’usage professionnel vs. l’usage privé, l’usage d’une carte carburant, la procédure en cas d’accident ou de dommage, les options et accessoires autorisés et interdits, la réglementation en matière de PV, etc.

Autrement dit, une « car policy » est un document énumérant et explicitant tous les droits, les obligations et les accords relatifs aux voitures de société, tels que déterminés par l’employeur.

Mais… dans quelle mesure une telle « car policy » est-elle contraignante ? 

Une « car policy » peut être une annexe au règlement de travail. C’est par exemple le cas si le document est signé par l’employeur et l’employé(e), ou s’il y est fait référence dans le règlement de travail ou si les deux parties la considèrent et la traitent de cette façon.

Le cas échéant, les modifications ne peuvent avoir lieu que dans le cadre d’un accord mutuel.

La « car policy » peut toutefois être conçue comme un document unilatéral, dans lequel l’employeur édicte les règles et les directives relatives à  la voiture de société. L’employeur en a parfaitement le droit, conformément au principe de l’autorité patronale. Il n’a pas besoin de l’accord de l’employé pour modifier les règles du jeu.

Malgré le fait que les accords peuvent être changés (unilatéralement ou non), un tel document fournit la sécurité nécessaire aussi bien à  l’employé qu’à  l’employeur. Il assure une politique claire et cohérente et réduit au minimum les discussions éventuelles entre employeur et employé(e).

Par ailleurs, la « car policy » peut servir comme (une partie de) preuve envers les instances administratives. Elle peut par exemple servir à  démontrer que certaines voitures (comme les voitures de covoiturage) ne sont pas utilisées pour les déplacements privés (pas non plus pour le trajet domicile-travail). Le cas échéant, l’employeur ne doit pas payer de cotisation de solidarité (aussi appelée « taxe CO2 ») et aucun avantage imposable n’est imputé à  l’employé(e).

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