Faites une règle de la journée sans e-mail
Chaque année, le dernier vendredi de novembre est considéré comme une journée sans e-mail. Quand on sait qu’un employé passe en moyenne 28% de son temps à lire ses e-mails et à y répondre, on réalise l’impact d’une telle journée pour l’entreprise et ses collaborateurs.
Si vous trouvez qu’une journée par an ce n’est pas assez ou que cela ne sert à rien, voici, en partenariat avec Protime, quelques pistes pour diminuer progressivement le volume de courrier électronique.
>> Gestion de vos e-mails: ce qu’il faut faire et ne pas faire
Privilégiez le contact direct avec vos collègues.
A quelle fréquence vous arrive-t-il de répondre à un e-mail venant d’un de vos collègues directs alors que vous avez une réunion de prévue avec lui ou que vous travaillez dans le même bureau? Sans tomber dans l’excès, privilégier la communication orale réduira non seulement la quantité d’e-mails mais évitera aussi les éventuelles incompréhensions liées à la communication écrite. Une autre piste plus radicale mais encore plus efficace est le recours aux outils de collaboration qui centralisent l’information et les flux de communication sur une même plateforme. Cela vous permettra de diffuser vos messages à tout moment sans devoir interpeller vos collègues ni les bombarder de courriers électroniques. Vous garderez surtout une trace en un seul endroit sans devoir classer les échanges de mails dans de multiples dossiers liés à votre boîte de réception.
Utilisez les fameux «cc» et les «reply to all» avec parcimonie
Ces options sont, certes, très utiles mais elles multiplient le nombre de destinataires. Nous recevons régulièrement des e-mails dont nous ne sommes pas le destinataire principal ou encore des échanges de type «ping-pong» entre deux collègues qui continuent de nous mettre en copie même lorsque cela ne nous concerne plus.
Désabonnez-vous des lettres d’information que vous ne lisez pas
Le fameux GDPR a déjà éliminé un grand nombre d’e-mails superflus mais en y regardant d’un peu plus près, nous recevons encore des newsletters et autres bulletins d’informations que nous ne lisons pas et qui s’accumulent dans notre boîte de réception. La majorité d’entre elles peut être évitée par un simple clic sur le lien de désinscription.