Gestion de vos e-mails: ce qu’il faut faire et ne pas faire

Rédigé par: M. Martin
Date de publication: 30 nov. 2018

Une utilisation inappropriée des courriels peut entraîner un manque à gagner allant jusqu’à 3.000 euros par an par travailleur, selon une étude réalisée par SD Worx, le prestataire RH, à l’occasion du “Vendredi sans e-mail”. Cette journée a été créée pour faire réfléchir les entreprises à l’important trafic quotidien de courriels et à la façon de le contrôler. Or, il existe plusieurs alternatives faciles qui permettent de limiter l’afflux d’e-mails. Voici 5 choses à faire et 5 choses à ne pas faire.

Gestion e-mails

À faire:

1. Pour une question urgente, ayez recours à des moyens de communication plus directs tels que le téléphone ou la messagerie instantanée.

2. Utilisez uniquement les mails pour partager des informations importantes et détaillées.

3. Envoyez des courriels pour fournir en temps utile des informations cohérentes à un groupe de destinataires ou pour leur donner une brève mise à jour de statut.

4. Assurez-vous de la précision de l’objet de votre e-mail.

5. Ne cliquez pas systématiquement sur « répondre à tous ».

À ne pas faire :

1. Évitez d’utiliser les courriels pour donner des informations ou des instructions complexes, détaillées ou trop longues.

2. Mieux vaut également ne pas envoyer par courriel de mauvaises nouvelles, des nouvelles négatives ou qui exigent beaucoup de doigté.

3. Ne vous contentez pas de transférer des conversations par mail à des tiers sans résumer ce qui a été discuté. 

4. Si vous n’obtenez pas de réponse à un ou plusieurs courriels précédents, n’envoyez pas rappel sur rappel via le même canal.

5. N’envoyez pas de courriels avec des questions ou des informations sur des sujets variés. Privilégiez l’envoi de plusieurs courriels ayant chacun un objet clair et précis.