Jamais sans ma secrétaire !

Publié : dimanche 17 septembre 2017

Fini le temps des dactylos corvéables et mal considérées. Les nouvelles technologies redonnent de l'intérêt aux métiers administratifs. Parmi les plus recherchés : les Management Assistants. La profession offre de belles perspectives de carrière. Mais les employeurs sont confrontés à une pénurie de candidats.

La secrétaire qui sert le café et qui dactylographie les rapports dictés par son manager ? Un mythe suranné. Celles que l'on associe trop souvent encore aux servantes effacées des grands patrons sont aujourd'hui de vraies collaboratrices de l'entreprise. Avec des responsabilités propres, des capacités de communication hors pair et de réelles possibilités de carrière

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C'est au début des années 80 que la secrétaire discrète, muette (« secret » – « taire ») et simple exécutante s'est peu à peu muée en assistante plus visible, proactive et participative. Aujourd’hui, la fonction tient plus à une réelle assistance de manager. "L’assistante assume de nombreuses tâches permettant au directeur de se concentrer sur la stratégie générale et les performances de l’organisation", explique Isabelle Masset, directrice du recrutement chez OfficeTeam Intérim, division temporaire du groupe Robert Half spécialisée dans les métiers de l’Administration. "Organiser et coordonner les réunions, rappeler son manager à l'ordre lorsqu'il prend du retard ou gérer les imprévus sont autant de missions endossées par les assistantes de direction". Les tâches liées aux ressources humaines, le conseil et l’analyse stratégique représentent aussi une grande partie de leur travail. "Il arrive que des Management Assistants doivent procéder à des études statistiques pour la rédaction de rapports financiers", note Isabelle Masset. "Il ne leur est pas seulement demandé d'encoder les données, mais aussi de fournir un avis critique sur les chiffres en question. Si bien que l’intitulé de la fonction a été renommé « Management Assistant »". Ça, c’est pour la retouche esthétique et la prise de galons.

Une spécialisation constante

Il n’empêche que la profession est en pénurie. Depuis quinze ans. Comme d’autres fonctions administratives. Plusieurs éléments semblent l’expliquer. Parmi ceux-ci : la complexité de la fonction. "On demande aux assistantes de savoir tout faire : parler couramment plusieurs langues, avoir d’excellentes aptitudes techniques et la maîtrise de plusieurs suites de logiciels, avoir un sens irréprochable de l’organisation et un esprit d’analyse", observe Isabelle Masset. Pour les candidats, l’avantage va donc aux profils trilingues, biberonnés aux suites Office et aux logiciels de gestion intégrée des ressources de l’entreprise (SAP, Navision, Baan, Axapta), avec, en prime, un large spectre de compétences « soft » : un sens de la communication, de l’écoute et du relationnel qui font mouche. "Cet ensemble de compétences est difficile à trouver chez une seule et même personne. Mais c’est sans doute ce qui explique pourquoi la profession reste aussi féminisée", confie Isabelle Masset.

Autre facteur pour comprendre la pénurie : les conditions sur le lieu de travail. Et les difficultés à trouver l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. "Les assistantes ont une relation directe avec le responsable. Par conséquent, elles calquent leur emploi du temps sur celui de leur directeur. Et sont confrontées aux mêmes aléas professionnels, aux journées à rallonge et aux échéances parfois très courtes", estime Isabelle Masset. D’où un taux de rotation parfois important. Or, selon la responsable d’OfficeTeam, 66 % des employeurs envisagent des solutions pratiques pour rendre le temps de travail plus flexible. En favorisant notamment le télétravail.

Mais les salaires et les statuts de cette profession féminisée à 98 % peinent à suivre. Il y a un statu quo relatif quant à l’évolution salariale. "Si les candidats n’hésitent plus à demander des augmentations, les employeurs, eux, préfèrent se montrer plus créatifs et généreux sur le plan des packages extralégaux", estime Isabelle Masset. Pour que responsabilités riment avec carrière, il faut se spécialiser, viser les secteurs dynamiques. "Les achats, le commercial, le juridique, la logistique, l'administration des ventes ou le bâtiment sont les secteurs qui offrent les meilleures opportunités", énumère Isabelle Masset. Après quelques années d'expérience, elles sont souvent repassées par la case université, en cursus de langues étrangères appliquées notamment. Mais c'est finalement le Management Assistant lui-même qui détermine le contenu de sa fonction. Car plus grande est la confiance accordée par le manager, plus grandes sont les responsabilités qu'il transfère.

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21 %

Parmi les profils administratifs les plus recherchés : l’assistanat de direction (21 %), les services de support administratif en général (16 %), l’assistance à la gestion de projet (14 %) et la gestion administrative (12 %).

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