La Start-up qui permet aux recruteurs de se recentrer sur leur vrai métier !

Photo Edouard d'Ursel WEB

CheckHub.io est née d’un constat malheureux : ces 15 dernières années, les recruteurs et professionnels en ressources humaines consacrent désormais plus de la moitié de leur temps à des tâches administratives fondamentalement éloignées de leur core business. Partant de cette tendance regrettable qui dénature leur métier et en altère la substance, Edouard d’Ursel, l’enthousiaste cofondateur de CheckHub.io, a tenté d’y apporter une solution qui se voulait aussi simple qu’innovante. Créer un outil automatisé de gestion des documents légaux contribuerait significativement à améliorer et revaloriser le processus de recrutement des entreprises, tout en réduisant la lourdeur de leur charge administrative.

checkhub

Nous avons rencontré Edouard à la Co.Station, espace de coworking (dont une des trois implantations se trouve à Bruxelles) dédié aux jeunes start-up actives dans les nouvelles technologies, notamment IT.

Bonjour Edouard, pouvez-vous nous présenter votre start-up et son concept en quelques mots ?

« Lors de l'embauche de nouveaux employés ou de consultants, une société est confrontée à la manipulation d'un tas de documents par candidat (en fonction du poste et de la nature de l'entreprise). Citons à titre d’exemples les plus communs: carte d'identité, carte ou compte bancaires, accords écrits , permis de travail, permis de conduire, certificats de formation, de bonne vie et mœurs, diplômes, attestations Student@Work, preuve d'inscription, curriculum vitae, etc. Ce nombre croissant de documents légaux implique une charge de travail importante et particulièrement chronophage pour les acteurs professionnels du recrutement. Cette charge les éloigne indéniablement de ce qui constitue le véritable cœur et la nature intrinsèque de leur métier de ressources humaines, à savoir le recrutement, la rétention, les formations et le bien-être des employés. De ce constat nous est venue l’idée de créer un outil simplifiant tant la gestion des entreprises et recruteurs, que la vie des candidats et travailleurs, en fluidifiant l’ensemble du processus de collecte, de traitement et de stockage de ces documents.  »

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Concrètement comment votre service se matérialise-t-il ?

« Notre plateforme propose de collecter, centraliser et vérifier tous ces documents [grâce à la reconnaissance (OCR – Optical Character Recognition - Reconnaissance Optique de Caractères (ROC),  et l’analyse de la mise en page)], ainsi qu’un suivi via des rappels automatisés aux candidats par SMS et mails. Les candidats, via un lien (URL) unipersonnel sans application à télécharger, ont accès, tout comme les recruteurs, à une interface simple, efficace, et entièrement responsive (NDLA : usage optimalisé pour smartphone et tablettes). Il leur est donc désormais possible en quelques clics seulement de fournir tous les documents personnels nécessaires mais aussi de recevoir, lire et signer tout document utile ou légal (ex : règles de sécurités, règlement de travail, etc…), d’accéder à des tableaux de bords clairs et d’extraire ou exporter spécifiquement tel ou tel document. Nous assurons évidemment une sécurisation totale et un chiffrement de toute donnée fournie par les utilisateurs et facilitons l’intégration de notre outil aux différents systèmes internes des entreprises via une interface de programmation (API) simple et efficace. Enfin, pour le rendre aussi accessible que possible et faciliter son usage, nous avons décidé de créer CheckHub.io sous forme d’un logiciel stocké sur nos serveurs (SaaS - Software as a Service), que tous les utilisateurs peuvent donc atteindre en se connectant simplement sur notre site internet, sans avoir à télécharger quoi que ce soit.»

Décrivez-nous le timing, les étapes et le processus qui permettent à une start-up de passer de l’état embryonnaire de l’idée, à un produit fini fonctionnel, tangible et diffusé sur son marché ?

« Nous concernant, il s’agit d’un processus de deux ans et demi. Nous avons constitué la société en janvier 2016, tandis que notre deuxième version « publique » devient disponible en ce mois de juin. Chronologiquement, après 10 mois de "market investigation" (étude du marché : travail d'exploration marketing consistant à étudier les forces et acteurs en présence), nous avons consacré 2 mois à une phase de "MVP" ("minimum viable product" : stratégie de développement de produit, utilisée pour de rapides et quantitatifs tests de mise sur le marché d'un produit ou d'une fonctionnalité) au terme de laquelle nous avons développé des partenariats privilégiés avec trois entreprises clientes "pilotes", nous permettant de commencer la facturation de notre première version "bêta" dès décembre 2016. Ces collaborations nous ont permis de comprendre leurs besoins et leurs contraintes, d’affiner notre produit et de l’ajuster à la réalité du terrain de ce marché. Il s’en est suivie, entre décembre 2016 et 2017, une phase d’un an de "Lean Strategy" pendant laquelle nous avons travaillé sur la version 2, en se basant sur les échanges et retours de nos partenaires par rapport à la version bêta. Concomitamment, le chiffre d’affaires et les fonds levés, nous ont permis de recruter en janvier de cette année notre CTO (Chief Technical / Technology Officer), Laurent Parmentier. Son expérience conjointe en développement web et en création de start-up (il est notamment le fondateur de Proxyclick) en faisait un choix évident et idéal. Tout au long du processus de création et de développement, nous nous sommes évertués à rechercher et trouver le parfait "product / market fit" (la rencontre optimale entre un produit et les demandes de son marché). CheckHub est le résultat final de cette recherche. En rendant notre produit finalisé accessible à tous en ce mois de juin 2018, nous entrons dans une nouvelle phase de notre jeune histoire, et pouvons dorénavant plutôt nous considérer comme une scale-up. »

Timeline

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En résumé, CheckHub.io ambitionne donc d’améliorer le processus de recrutement grâce à la gestion automatisée des documents nécessaires lors de l'embauche d'un candidat. L’outil a également vocation à aider les entreprises à réduire leur charge et donc leur main-d'œuvre administrative interne. Certaines entreprises, comme les plus grands bureaux d’intérim, gèrent en effet les dossiers  d’embauches de parfois 500.000 personnes par an. Si l’on considère une dizaine de documents en moyenne par dossier, nous arrivons à une masse vertigineuse de 5.000.000 de documents par an ! Certaines entreprises en viennent à devoir posséder leur propre call-center, spécifiquement dédié à l’appel et au rappel des candidats pour obtenir leurs documents, et ainsi être en ordre légalement.

En offrant un outil solutionnant ce problème, l’initiative soulève inévitablement une question : ce processus "automatisé" ne va-t-il pas mener à des coupes d’effectifs dans les départements RH ?

Edouard nous répond sans détours : « Nous permettons aux départements RH de se recentrer sur leur vrai métier, et d’en retrouver le sens et la vocation originels. L’humain est au cœur des RH. En automatisant des processus purement administratifs, nous lui dégageons du temps qui peut désormais être utilisé là où l’humain possède une vraie valeur ajoutée, à savoir dans le relationnel, l’échange, l’intelligence émotionnelle et tout ce qui lui est propre et unique. »

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À termes, de multiples voies de diversification semblent possibles et sont d’ores et déjà envisagées.

« Nous voyons et développons CheckHub comme un micro-service, "greffable » à des types de structures et des domaines aussi nombreux que différents. En adossant un module CheckHub à son site web, n’importe quelle structure pourra digitaliser l’échange des documents avec les particuliers. Les possibilités et usages potentiels sont très vastes : PME, hôpitaux, universités, assurances, administrations diverses, centres sportifs, etc. »

Instinctivement, on pressent une utilité et un potentiel plus grands encore.

« À long terme, CheckHub pourrait devenir une sorte de banque de données sécurisée des documents légaux des citoyens. En quelques clics seulement, ceux-ci pourraient donner accès sous forme d’autorisation à n’importe quel acteur extérieur, public ou privé, qui a besoin de tel ou tel document. »

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Des données privées et confidentielles qui devraient dès lors être hautement sécurisées et protégées.

« C’est évidemment un enjeu et une exigence majeure qui constituait pour nous un incontournable, central à notre démarche. Notre produit est donc d’ores et déjà entièrement GDPR Compliant (en conformité avec le RGPD - Règlement Général sur la Protection des Données). Et nous continuerons à y être très attentifs lors de futurs développements, dont le premier interviendra dès septembre prochain avec l’arrivée de la première version bêta de notre micro-service. »

Sans présumer de son avenir, de l’atteinte ou non de ses objectifs, et de son impact sur les départements de ressources humaines, on peut d’ores et déjà s’enthousiasmer de l’initiative de cette jeune start-up, qui ne manque ni d’idées, ni d’ambition ni de dynamisme !

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