Le «flex office» toujours plus à la mode

Publié : lundi 24 septembre 2018

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S’installer chaque jour à un bureau différent est une réalité de plus en plus présente dans les grandes entreprises. Une façon de travailler qui permet de gagner de la place, mais qui demande une bonne dose de flexibilité.

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Depuis un peu plus d’un an, l’assureur Axa Belgium a déménagé pour occuper un nouveau site, en plein cœur de Bruxelles. Fini le calme relatif de Watermael-Boitsfort, place désormais au centre-ville et à la place du Trône. Le nouveau bâtiment, composé en réalité de trois bâtisses qui s’enchaînent, accueille le siège principal de l’entreprise. 1.600 places sont ainsi disponibles pour 2.600 travailleurs. Il ne s’agit pas d’une erreur de l’architecte mais bien d’une politique longuement étudiée par les équipes de ressources humaines, qui ont complètement revu son organisation. Bienvenue dans le NWoW, comme disent les connaisseurs, pour New Way of Working. Le principe est simple: le travailleur a un étage de référence avec son team, appelé «home base», mais est désormais nomade et circule dans l’entreprise à la recherche de l’emplacement idéal en fonction de ses besoins. La visite commence au rez-de-chaussée du bâtiment. Le niveau zéro ne compte pas un seul bureau individuel, tout comme le reste du bâtiment. À la place, une succession de restaurants et autres tables pour manger ainsi que des espaces aux ambiances différentes. Une sorte de cantine géante version 2.0 mais qui ne sert pas qu’à remplir les estomacs. «C’est forcément très animé sur le temps de midi, mais il y a constamment du monde car les gens travaillent aussi ici, le mobilier est d’ailleurs en partie prévu pour. C’est évidemment un peu plus bruyant mais ils peuvent, par exemple, commencer leur journée ici en buvant un café, consulter leur mail ou fixer des rendez-vous un peu plus informels», explique Arnaud Van Roy, l’un des responsables du déploiement NWoW chez l’assureur.

Du plus bruyant au calme absolu

La visite se poursuit dans les six étages du bâtiment. Par facilité et pour maintenir la cohésion d’équipe, les départements se sont répartis par niveau. Direction le dernier, celui de l’équipe de direction et du service marketing et communication. Sur 180 mètres de long, presque aucun cloisonnement et des ambiances différentes, qui évoluent au rythme de la progression sur le plateau. «Chaque travailleur a, dans sa journée, des activités différentes: du travail en équipe, des réunions, des rencontres informelles, des rendez-vous téléphoniques ou du travail seul qui nécessite du calme. Nous avons donc aménagé chaque étage de la même façon en allant de l’atmosphère la plus bruyante vers le calme absolu», détaille le responsable du déploiement du projet en parcourant l’allée principale. Tour à tour s’enchaînent les grandes tables et les bureaux de plus en plus isolés, jusqu’à la zone «quiet», où le silence règne. L’étage est également parsemé de salles de réunion et lieux de rencontre pouvant accueillir de deux à une dizaine de personnes. La modernité et la luminosité rendent les lieux plutôt agréables. Mais une telle organisation demande néanmoins quelques aménagements et un accompagnement des travailleurs à travers ces changements. Constamment en mouvement, les travailleurs voyagent désormais léger, voire très léger, les feuilles et autres armoires se font d’ailleurs plutôt rares. «Nous sommes passés en paperless autant que possible et tous les travailleurs ont un portable. Nous avons dû également prévoir des casiers pour permettre à chacun de ranger ses affaires», ajoute encore le responsable de la visite en pointant un mur de casier. Un changement dans la façon de travailler qui a de quoi perturber. «Cela change complètement les habitudes. Au début, certains travailleurs avaient des casiers qui débordaient de choses inutiles», sourit Arnaud Van Roy.

>> «Les gens trouvent très rapidement des habitudes»

Mobilité et vision du travail

Comme Axa, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à miser sur ce nouveau type d’organisation. «Cela a pris de l’ampleur depuis cinq à dix ans et cela devient très courant depuis environ deux années», précise Philippe D’Archambeau. Cet expert du NWoW a fondé Alternativ, une entreprise dont l’objectif est justement d’aider les sociétés dans l’organisation de leurs bureaux. Parmi ses clients, on retrouve notamment KPMG, VIAS ou encore Co.Station. Un intérêt récent qui s’explique notamment par les évolutions que connaît le monde du travail ces dernières années. «Beaucoup de sociétés revoient leur business model. Cela passe aussi par l’environnement dans lequel elles s’expriment», précise encore Philippe D’Archambeau. D’autres éléments, comme les problèmes de mobilité ou la vision du travail, poussent également à toujours plus repenser l’environnement. «Certaines sociétés, installées dans le centre de Bruxelles, ne faisaient par exemple plus jamais de réunions avant dix heures car elles avaient des difficultés à réunir tout le monde. On doit donc aussi prévoir des salles permettant de s’adapter au télétravail qui se développe en parallèle. L’évolution des technologies a joué un rôle important dans la popularisation des flex desk», ajoute le fondateur d’Alternativ. Aujourd’hui, les entreprises de grande taille sont les plus sensibles à ces nouvelles réorganisations. Mais, selon Philippe D’Archambeau, repenser son cadre est une question qui peut intéresser une bonne partie des professionnels. «Plus les équipes sont grandes et plus la question est cruciale. Mais elle se pose déjà dès qu’on compte quelques dizaines de personnes», ajoute encore le responsable. Prêt à abandonner votre bureau?

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