Les bureaux flexibles ont-ils (déjà) vécu?

Nos open spaces, caractérisés par leur flexibilité, seraient dépassés. Jugés trop bruyants, parfois non propices à la productivité, ils pourraient bientôt évoluer vers un autre modèle basé sur les activités des employés.

Les open spaces auraient-ils fait leur temps? C’est en tout cas ce que semble penser Koen van Beneden, General Manager Personal Systems pour HP BeLux. Cette formule, qui nous est aujourd’hui si familière, s’est largement imposée dans de nombreuses entreprises dès les années 90. Son principe? Organiser un espace de travail ouvert où plus personne n’occupe une place fixe. «Avec ce modèle, les premiers arrivés le matin sont les premiers servis. Ils ont le luxe de choisir le poste de travail qu’ils vont occuper pour la journée», explique Koen van Beneden.

Derrière la généralisation de cette organisation des espaces de travail en bureaux flexibles, les entreprises affichaient deux motivations, la première correspondant à la volonté de faire des économies. «Le but était avant tout de faire une économie d’espace et de temps. Leur réflexion, c’était de se dire: Pourquoi faudrait-il que tout le monde ait son propre poste de travail alors que les employés ne sont jamais tous au bureau en même temps? Il y a en effet toujours des collaborateurs qui sont en réunion ou à l’extérieur de l’entreprise. Avec le télétravail, les employés travaillent aussi de plus en plus un voire deux jours par semaine à la maison. En moyenne, les entreprises ont donc installé des bureaux correspondant à 80% de leur personnel», développe Koen van Beneden.

Faciliter le contact

Mais selon lui, travailler dans une structure flexible de ce type avait surtout pour second but de rapprocher les employés: «Avec un bureau fixe, les employés sont toujours entourés des mêmes collègues. Tandis qu’avec les bureaux flexibles, les entreprises pensaient multiplier les contacts mutuels entre les employés. L’idée était de favoriser l’interaction entre les collaborateurs et créer une ambiance de groupe d’un niveau sans précédent. Car qui dit bonne ambiance dit innovation et accroissement de la productivité».

Côté ambiance, l’apport de ce type d’organisation est indéniable auprès des employés. «La proximité avec mes collègues permet un contact direct, plus rapide et plus efficace que l’échange d’e-mails ou une conversation téléphonique. Cela favorise aussi l’entente et la bonne ambiance», estime Aurélie, 25ans. «On peut en un simple coup d’œil voir si la personne que l’on cherche pour résoudre un problème ou autre est dans les environs», souligne pour sa part Guillaume, 27 ans.

Mais pour Koen van Beneden, le bureau flexible n’a atteint que partiellement ses ambitions: «Si le bureau flexible a certainement atteint son objectif d’économie d’espace et de temps, je suis plus mitigé concernant l’interaction censée être plus importante entre les collaborateurs. Les entreprises ont pensé des bureaux flexibles, pourtant on remarque que beaucoup d’employés gardent leurs habitudes et les utilisent comme des bureaux fixes. Il n’est pas rare de voir que certains oublient subtilement une photo de famille sur le bureau pour revendiquer leur place.»

Des habitudes tenaces

Un constat qui semble en effet se vérifier auprès des employés. «Par réflexe, je prends toujours la même place. J’ai mes petites habitudes», avouent Aurélie comme Guillaume. La flexibilité des bureaux perd donc là tout son intérêt. Mais ce qui nuirait aussi fortement à l’interaction sociale, c’est le bruit ambiant qui règne souvent dans ces grands espaces ouverts. «Parce qu’il y a trop de bruit, les personnes se coupent souvent littéralement de leur environnement avec un casque pour se concentrer sur leur travail. L’espace ouvert se transforme ainsi en un ensemble de petits îlots individuels», constate Koen van Beneden.

95% des employés qui estiment leur environnement de travail bruyant considèrent ainsi également qu’il ne leur permet pas d’être productifs. «L’environnement d’un open space n’est pas toujours propice à la concentration et la productivité. On entend nos collègues discuter entre eux ou parler au téléphone. On est souvent interrompus», reconnaît Aurélie. «On se sent aussi souvent observés par notre hiérarchie ou nos collègues», ajoute Guillaume. Outre le bruit, c’est le côté impersonnel de ce type de bureau qui dérange Jeannine, 54 ans: «Pour le moral, je sais pas si c’est bon. Quand on arrive au bureau, on perd un peu sa personnalité. Elle reste à l’extérieur puisqu’avec le principe du clean desk notre bureau doit rester vide. On fait partie d’un tout. Ça donne l’impression que l’on est interchangeable, un employé robot.»

Autant d’inconvénients qui poussent Koen van Beneden à considérer le bureau flexible comme un modèle totalement dépassé. «Il y a une sacrée couche de poussière sur ce mode d’organisation de nos bureaux. Le bureau flexible ne répond que partiellement aux besoins de l’employé moderne dont le travail comporte de plus en plus d’activités différentes. Il faut évoluer vers un nouveau modèle.» Ce dernier correspondrait à des bureaux basés sur les activités des employés. «L’idée, c’est de compartimenter le bureau en différentes zones. Par exemple, une zone silence où les gens peuvent se concentrer, une zone pour téléphoner, une zone pour le travail d’équipe, etc. Les collaborateurs pourraient ainsi occuper des bureaux dans les différentes zones en fonction des tâches qu’ils ont à effectuer à un moment donné de la journée», explique Koen van Beneden. Le concept commencerait déjà à séduire certaines entreprises du pays et pourrait bien s’étendre dans les années à venir. Mais plus que repenser l’espace, ce sont les mentalités des travailleurs qui devront changer pour implémenter ce nouveau modèle.

Mieux concevoir l’open space

Une tendance constatée aussi par Mauro Brigham, directeur artistique de la société Ncbham, à l’origine de la conception des espaces de travail de nombreuses sociétés belges: «Les open spaces qui se sont développés dans les années 90 se limitaient simplement à de très grands espaces ouverts dans lesquels tout le monde travaillait. Ils étaient très bruyants et les motivations des entreprises à les choisir n’étaient pas les bonnes. Elles se résumaient à l’aspect économique. Ça, c’est aujourd’hui complètement dépassé», estime Mauro Brigham.

Certains prétendent que de nombreuses entreprises font marche arrière et reviennent aux bureaux fermés. Mauro Brigham, lui, dément cette information: «C’est complètement faux. Les bureaux fermés n’ont plus vraiment d’utilité aujourd’hui. La tendance est beaucoup à la mobilité et à la collaboration sur nos lieux de travail. Seuls des profils bien spécifiques ont encore intérêt à disposer d’un bureau fermé, comme des personnes qui reçoivent des clients avec lesquels il faut préserver la confidentialité de la conversation».

La tendance resterait donc toujours à l’open space dans de nombreuses sociétés, mais un open space mieux pensé. «Un bon open space aujourd’hui est un espace dont l’acoustique est bien conçue et qui permet aux employés de bouger en fonction des activités qu’ils doivent réaliser au cours de la journée. On doit développer des zones plus calmes et d’autres plus propices à la dynamique de groupe, tout en essayant de créer une certaine intimité», explique le directeur artistique.

Pour ce faire, Mauro Brigham module l’espace grâce à un cloisonnement de panneaux ou de vitres, avec une règle d’or: faire en sorte d’avoir des espaces qui, visuellement, ne rassemblent pas plus de 16 personnes.