Mon patron doit-il rembourser tous mes frais professionnels ?

Quels frais professionnels puis je récupérer auprès de mon employeur ? Y a-t-il des règles précises à  ce propos ou est-ce que cela dépend du bon vouloir de mon patron ?
La réponse de Geert Vermeir, SD Worx

La loi sur les contrats de travail oblige votre employeur à  vous faire travailler de la manière, selon les horaires et à  l’endroit convenu dans le contrat de travail. La loi ajoute qu’il doit pour cela « mettre à  sa disposition l’aide, les instruments et les matières nécessaires à  l’accomplissement du travail » (article 20).

En ce qui concerne le remboursement des frais professionnels, rien n’est mentionné explicitement. Toutefois cet article est souvent considéré comme une source légale quand à  l’obligation pour l'employeur de rembourser les frais professionnels. L’employeur ne met pas à  votre disposition les instruments nécessaires, mais rembourse les frais que vous avez dû faire vous-même pour pouvoir travailler. Cela s’appelle donc frais professionnels ou « dépenses aux frais de l’employeur ». Il n’existe aucune liste exhaustive reprenant les frais qui entrent en ligne de compte. En général, cela reprend toutes les dépenses qui sont à  charge de l’employeur, parce qu’elles sont causées par l’exercice du contrat de travail : les frais de déplacement professionnels, l’achat d’outils professionnels, les frais de bureau pour les télétravailleurs…

La loi indique par contre qu’employeur et employé peuvent passer un accord qui déterminera la mise à  disposition d’outils de travail (et donc aussi des remboursement de frais). Ainsi, par exemple dans une convention de travail collective ou individuelle, dans le règlement de travail ou dans une politique de frais professionnel spécifique, on peut déterminer quels frais peuvent être considérés comme professionnels et comment ils peuvent être remboursés. Si aucun accord spécifique n’est passé, il faudra déterminer raisonnablement si vous pouvez vous faire rembourser une certaine dépense. Mais il n’y a donc aucune obligation légale.

Un élément important dans ce débat est la position du fisc et de l’ONSS. Ceux-ci vérifient bien que le remboursement de frais soit vraiment un remboursement de frais réels effectués dans l’exercice du contrat de travail. C’est seulement à  cette condition qu’ils seront exemptés d’impôts et de cotisations à  la sécurité sociale.

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