Que sont les indemnités de repas? Sont-elles fiscalement avantageuses?

"Je suis représentant commercial et je suis donc souvent sur les routes pour mon travail. Mon employeur veut m'accorder des indemnités de repas lors de mes déplacements. Est-ce fiscalement avantageux?
La réponse de Veerle Michiels, conseillère chez SD Worx

L’indemnité forfaitaire octroyée par l’employeur au personnel itinérant en remboursement des frais de repas est considérée, d’un point de vue fiscal, comme un remboursement des frais propres à  l’employeur.{C}

En d’autres termes, ces frais ne sont pas imposés pour l’employé et ils sont donc déductibles par l’employeur au titre de frais professionnels.

Conditions

Il doit bien sûr s’agir d’un employé effectivement absent (c.-à -d. au moins 5 heures) pour l’exercice de son activité professionnelle. Il ne suffit donc pas de quitter brièvement son lieu de travail pour se rendre chez un client ou sur un chantier.

En outre, le montant de cette indemnité ne peut pas être excessif et certainement pas supérieur à  l’indemnité équivalente octroyée par l’État à  son propre personnel.

Remboursement des frais

Les montants suivants sont d’application depuis le 1er janvier 2014 :

 

Voyage par jour calendaire

 

plus de 5 heures, moins de 8 heures 

8 heures et plus 

Tous les travailleurs

3,82 EUR

19,22 EUR

Lorsque l’employeur se limite à  ces forfaits, il bénéficie de l’avantage supplémentaire qu’il n’est pas nécessaire de présenter les justificatifs des frais de repas encourus.

En tant qu’employé itinérant, vous bénéficiez par conséquent d’une indemnité de repas exonérée, sans devoir effectivement prendre un repas complet à  midi. Un simple lunch ou un sandwich en cours de route restent donc possibles.

Si, en tant qu’employé itinérant, vous recevez une indemnité de repas supérieure, le montant additionnel est imposable. Sauf si vous pouvez prouver que cette indemnité couvre des frais (de repas) réels.

Attention !

Cette règle ne vaut que pour les déplacements nationaux. Pour les déplacements internationaux, d’autres montants (supérieurs) sont d’application. Les montants susmentionnés sont censés couvrir les frais pour les repas et les boissons consommés en déplacement.

Les frais de déplacement sont quant à  eux remboursés séparément. Si, en tant qu’employé, vous effectuez des déplacements professionnels avec votre propre voiture, l’indemnité kilométrique s’élève à  0,3352 € par kilomètre.

Lorsque vous exécutez une mission de longue durée chez un même client, vous perdez le droit à  cette indemnité forfaitaire de repas, dès lors que la mission dure 40 jours ou plus (pas nécessairement successifs). Le client est alors considéré par le fisc comme votre lieu de travail fixe. Par conséquent, il n’est plus question d’un déplacement de service et l’indemnité de repas payée par l’employeur ne peut plus être considérée comme un remboursement des frais propres à  l’employeur.

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