Réunionite : Comment échapper à cette épidémie ?

La "réunionite" est bien plus qu'un terme inventé pour amuser la galerie. Avec 72,1% des employés qui avouent être agacés par les réunions, la réunionite semble être une véritable épidémie dans les bureaux. Mais que se passe-t-il vraiment lors de ces rassemblements virtuels et comment pouvons-nous y remédier?

Près de 3 employés sur 4 sont exaspérés par les réunions

Chaque semaine, c'est 52 minutes de temps de travail « jetées par la fenêtre », d'après une enquête de Protime. Oui, vous avez bien lu. Presque une heure perdue en bavardages stériles et/ou replay de points déjà discutés. Pour beaucoup, ces rendez-vous sont synonymes de perte de temps et de frustration, notamment en raison des sempiternels retours sur des sujets antérieurs (38,9%) et des engagements non tenus (38,4%). Sophie Henrion, porte-parole de Protime, souligne pourtant qu'avec une approche réfléchie, "les réunions peuvent et doivent être plus efficaces. » Alors, quels sont les pièges à éviter?

La face cachée des réunions à distance

Les réunions en ligne sont le théâtre de distractions en tous genres. Vous vous souvenez de cette fois où vous avez vérifié vos e-mails tout en hochant la tête à une réunion Zoom ? Vous n'êtes pas seul. En effet, 83% des employés admettent se livrer à d'autres activités lors des meetings virtuels. Ils lisent leurs e-mails (51,8%), y répondent (42,8%), ou, plus audacieux encore, surfent sur les réseaux sociaux (20,7%). Sans oublier ceux qui en profitent pour manger et boire (34,1%) ou faire leur admin’ perso comme des opérations bancaires par exemple (14,5%). Si vous pensiez que cette distanciation avec le sujet de la réunion était due au contexte de la réunion à distance, détrompez-vous. Ces distractions existent aussi en présentiel, à commencer par l'usage intempestif du smartphone.

Comment renverser la vapeur ?

« Heureusement, de nombreuses entreprises ont pris conscience du problème et près de 7 sur 10 d'entre elles (69,5%) ont mis en place des procédures visant à justement assainir l'esprit des réunions. Par exemple, en élaborant des points d'action concrets ou en se tenant à des horaires stricts. » explique Sophie Henrion. Concrètement, comment rendre ces réunions productives ? Voici

• Objectif clair : Assurez-vous que chaque réunion ait un but précis (29,4% des entreprises l'adoptent déjà).
• Planning rigoureux : Limitez la durée des réunions et assurez-vous de traiter tous les points (21,8%).
• Sans ordre du jour, pas de réunion : C'est simple et pourtant efficace (17,1%).
• Leader de réunion : Une personne qui guide les discussions et s'assure que tout reste sur les rails (16,9%).
• Préparation obligatoire : Avant la réunion, chaque participant doit savoir de quoi on va parler (13,9%).
• Fini les distractions : Bannissez les smartphones et laptops, sauf si essentiels à la réunion (11,5%).

N'oublions pas l'aspect humain. Les réunions ne doivent pas être que de simples échanges d'informations. Elles peuvent aussi être l'occasion de renforcer les liens sociaux, comme le souligne Laurence Vanhee fondatrice d’Happyformance : « Une des clés du succès, c’est de se réunir lorsque cela a de la valeur ajoutée et que le lien social se renforce. Sans cela, la réunion est vécue comme une véritable perte de temps. ” conclut l’experte dans les nouveaux modes de travail.

La réunionite est un mal qui touche de nombreuses entreprises, mais avec de la discipline, de la préparation et une touche d'humanité, il est tout à fait possible de la guérir. Et pourquoi pas opter pour des stand-ups ou des promenades ? Après tout, le but ultime n'est-il pas de travailler ensemble, efficacement et dans la bonne humeur ?