Un patron peut-il surveiller les kilomètres de ses employés ?

L’employeur peut-il mettre en place un système de surveillance des kilomètres effectués par ses collaborateurs, pour les personnes qui exercent une fonction de personnel itinérant ? La surveillance comporte de nombreux détails à  mentionner : date, kilométrage de début et de fin, codes postaux, lieux d’arrêt et de départ, et répartition entre kilomètres roulés à  titre professionnel et à  titre privé. Ne s’agit-il pas là  d’une violation de la loi sur la protection de la vie privée ?
La réponse de Veerle Michiels, conseillère chez SD Worx

Une surveillance détaillée des kilomètres qui comporterait des données spécifiques pouvant être associées à  un employé bien déterminé est naturellement soumise à  la loi sur la protection de la vie privée.

Selon cette loi sur la protection de la vie privée, les "données personnelles" sont "toutes les données qui permettent d’identifier une personne". Cette loi entend par "traitement" la collecte, l’enregistrement, l’ordonnancement, la conservation, etc. de ces données.

Lorsque l’employeur tient une administration détaillée des kilomètres, il traite donc des données personnelles des travailleurs, et la loi sur la protection de la vie privée entre en vigueur. Cela implique que l’employeur est tenu de respecter la loi sur la protection de la vie privée, et qu’il doit satisfaire aux principes de finalité, de proportionnalité et de transparence.

Finalité

Le traitement des données doit répondre à  un objectif légitime. Les cas dans lesquels des données personnelles peuvent être traitées sont cités de façon limitative dans le texte légal.

En vue d’accroître l’efficacité de l’organisation du travail, il est par exemple permis de répertorier les déplacements faits à  titre individuel pendant l’exécution de son contrat de travail.

Proportionnalité

L’employeur ne peut pas, en cette matière, aller plus loin qu’il n’est nécessaire. En d’autres termes, les moyens mis en œuvre doivent être proportionnels à  l’objectif.

L’enregistrement de la date, du kilométrage de début et de fin, des codes postaux et des lieux d’arrêt et de départ dans le cadre des déplacements professionnels semble justifié et utile.

Demander les mêmes détails pour les déplacements privés ne semble par contre ni justifié ni utile, en principe. Le nombre de kilomètres parcourus à  titre privé peut parfaitement être déduit du kilométrage total d’une part, et, d’autre part, du kilométrage de début et de fin dans le cadre des activités professionnelles.

Ce n’est que dans le cas où il y aurait des indices qui feraient soupçonner un abus dans le chef de certains travailleurs que la demande d’informations plus détaillées revêtirait un sens.

Transparence

Il faut garantir toute la transparence nécessaire. Il est par exemple obligatoire que l’employeur informe les représentants des travailleurs de la mise en place d’un tel système d’enregistrement, au préalable et une fois encore lors de sa mise en œuvre, et ceci dans le cadre des organes de dialogue de l’entreprise ou, s’il n’en existe pas, en direct auprès des travailleurs concernés.

Conclusion

L’employeur peut tenir une surveillance détaillée des kilomètres, mais il est tenu de respecter les règles figurant dans la loi sur la protection de la vie privée.

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