Un règlement de travail est-il obligatoire ?

Mon employeur doit-il obligatoirement me fournir un exemplaire du règlement de travail ? Quels éléments doivent absolument y figurer ? Qu’est-ce qui ne peut pas y figurer ?
La réponse de Lieve Van Robbroek, conseillère chez SD Worx

Une obligation légale

En principe, un employeur est obligé, tant dans le secteur privé que dans le secteur public, d’élaborer un règlement de travail dont un exemplaire sera remis à chacun des collaborateurs qui rejoignent l’entreprise. Lors de chaque modification de ce règlement, les collaborateurs en recevront un exemplaire à  jour.

Cette formalité est importante. Si un collaborateur n’a pas reçu sa copie du règlement de travail (ou les modifications qui y sont intervenues), il n’est, strictement parlant, pas tenu de s’y conformer. L’employeur ne pourra dès lors pas invoquer contre lui les stipulations de ce règlement. Le règlement de travail est de plus en plus souvent mis à  disposition par voie électronique, mais cela est en réalité insuffisant. La loi exige une remise effective au travailleur, même s’il ne s’agit que de modifications. Lors de l’entrée en service, il n’est pas rare que l’employeur demande un accusé de réception à  son nouveau collaborateur.

Le salarié doit être en mesure, à  tout moment pendant la durée du contrat d’emploi, de consulter le règlement de travail sans intervention d’un intermédiaire. Cela signifie que le règlement de travail doit être mis à  disposition à  un endroit facilement accessible.

Seuls certains types d’employeurs et de salariés sont dispensés de règlement de travail :

  • les employeurs qui n’emploient que des employés de maison ;
  • les entreprises familiales où travaillent essentiellement des membres de la famille, sous la direction du père ou de la mère ;
  • les membres du personnel de la défense nationale, de la police fédérale et des corps de police locale.

Contenu du règlement de travail

Le règlement de travail est le règlement interne de l’entreprise qui contient les conditions salariales et les conditions de travail qui y sont en vigueur. Un certain nombre de mentions sont obligatoires, à  la condition naturellement qu’elles soient pertinentes dans l’entreprise concernée. Dans la plupart des cas, le règlement de travail contient aussi des renseignements ou des accords qui ne sont pas à  proprement parler obligatoires, mais utiles pour définir les droits et devoirs du salarié et de l’employeur. Le règlement de travail peut être considéré comme un addendum au contrat de travail individuel du salarié. En général, l’employeur et le salarié doivent se conformer au règlement de travail. À titre exceptionnel, une clause individuelle peut être conclue par écrit entre le salarié et l’employeur.

Éléments qui doivent obligatoirement figurer dans le règlement de travail :

  • pour quelles personnes le règlement est d’application ;
  • toutes les dispositions relatives au travail et tous les horaires qui sont d’application dans l’entreprise (à temps plein et à  temps partiel) et le mode de contrôle de la présence du salarié (p.ex. utilisation d’une horloge pointeuse, d’un registre des présences ou d’un autre moyen de contrôle servant à  déterminer le montant du salaire) ;
  • le calendrier annuel : les jours fériés légaux et les jours de compensation pour les jours fériés qui coïncident avec un dimanche ou un jour de repos normal, les dates des périodes de congés annuels collectifs, la durée des vacances annuelles et les modalités d’attribution de ces vacances, ou une référence aux dispositions légales en matière de vacances annuelles ;
  • le mode, la fréquence, le moment et le lieu de paiement des salaires ;
  • la durée des délais de préavis légaux et spécifiques, ou une référence aux dispositions légales, et une liste des manquements possibles du salarié qui peuvent être considérés comme motifs graves (l’employeur précise clairement ainsi ce qui revêt une grande importance à  ses yeux) ;
  • les tâches et les compétences du personnel de surveillance (avec mention de l’identité de ces membres du personnel aux yeux de l’employeur) ;
  • les peines et amendes possibles que l’employeur peut appliquer pour des infractions concrètes, les unes et les autres étant explicitement citées dans le règlement de travail, et la procédure d’appel qui permet au salarié de se justifier ;
  • un certain nombre de renseignements obligatoires : adresses des services d’inspection, nom et adresse de la caisse de vacances, nom et adresse du conseiller en prévention, texte de la CCT (Convention Collective de Travail) n° 25 en matière d’égalité de rémunération de l’homme et de la femme, noms des membres du conseil d’entreprise, du CPPT (comité pour la prévention et la protection sur le lieu de travail) et de la délégation syndicale ;
  • toutes les mesures prises pour protéger les salariés contre la violence, les brimades ou les comportements sexuels non souhaités sur le lieu de travail (par exemple la procédure de traitement des plaintes) ;
  • les CCT en vigueur dans l’entreprise ainsi que les accords collectifs relatifs aux conditions de travail (seulement des références, pas de textes complets) ;
  • la contribution personnelle du salarié à  un système de pension complémentaire dans l’entreprise (uniquement si une CCT n’a pas été conclue à  ce propos dans l’entreprise).

Le règlement de travail comporte aussi, dans la plupart des cas, des mentions facultatives qui peuvent néanmoins revêtir une importance considérable pour le salarié :

  • un certain nombre de devoirs d’information : transmettre les données personnelles exactes au personnel chargé des salaires et de l’administration, qui et quand le salarié doit-il avertir en cas d’incapacité de travail, ou à  qui et dans quel délai le salarié doit-il faire parvenir une attestation médicale, l’obligation de faire immédiatement état d’un accident éventuel, avec mention du lieu et de la cause de l’accident et de l’éventuelle responsabilité d’un tiers…
  • planning des absences : la procédure de demande de jours de congé individuels, les périodes de vacances annuelles, d’autres absences planifiées, les priorités et conditions d’attribution de ces congés, la date de demande et, le cas échéant, le taux d’occupation minimum du service ;
  • renseignements complémentaires : la caisse d’allocations familiales, la compagnie d’assurances pour les accidents du travail, le fonds de sécurité d’existence, le secrétariat social, le numéro d’affiliation à  l’ONSS, le numéro d’identification de l’entreprise et les numéros des comités paritaires auxquels ressortit l’entreprise.

Clauses qui n’ont pas leur place dans le règlement de travail :

  • toute disposition qui irait à  l’encontre des sources de droit supérieures comme une loi, les CCT, le contrat de travail individuel écrit (p.ex. une clause qui réduirait les droits du salarié ou renforcerait ses devoirs et qui serait contraire à  la Loi sur le contrat de travail) ;
  • une clause qui permettrait à  l’employeur de modifier unilatéralement les conditions du contrat ;
  • une disposition qui confierait à  des médiateurs les différends personnels qui interviendraient entre l’employeur et le salarié ;
  • des dispositions relatives à  des questions étrangères aux relations entre employeur et salarié, et qui appartiennent à  la vie privée du salarié.

Si elles sont présentes dans le règlement de travail, de telles clauses sont soit nulles, ce qui signifie qu’elles sont considérées comme inexistantes, soit elles ne lient en rien le salarié.

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