Vacances des collègues, travail supplémentaire?

Pour beaucoup de cadres et d’employés belges, les vacances de leurs collègues sont synonymes de surcroît de travail. Une enquête le montre : les employeurs, dans leur grande majorité, préfèrent réallouer les tâches à ceux qui restent plutôt que de faire appel à de l’aide extérieure, intérimaire ou étudiante. Encore faut-il veiller à un brin d’organisation si l’on veut éviter la pagaille.

Près de huit Belges sur dix partent traditionnellement en vacances en été. Pas pendant deux mois, bien sûr, leurs congés durent en moyenne deux à trois semaines, un mois maximum. Mais pendant que les salariés sont partis chercher le soleil, le repos ou le dépaysement, leur entreprise continue à fonctionner.

Et qui la fait tourner ? Ceux qui restent, en grande majorité. Pendant que vous bronzez sous d’autres cieux, vos collègues, eux, se retroussent les manches. Parce que les employeurs belges ont une sérieuse tendance à surcharger leurs employés restés au bercail plutôt qu’à faire appel à de l’aide extérieure.

« Comment gérez-vous la charge de travail lorsque certains membres de l’équipe sont en vacances ? » À cette question posée dans une enquête par Office Team (1) à 200 responsables des ressources humaines, 56 % répondent qu’ils délèguent leurs tâches à d’autres employés et 32 % que le manager de l’équipe prend la responsabilité des tâches pendant l’absence de ses coéquipiers – ce qui revient au même. Ils ne sont que 17 % à engager des travailleurs temporaires.

La réallocation des tâches est donc la règle et « les personnes présentes au bureau pendant les mois d’été, managers ou employés, voient donc très souvent leur travail augmenter pendant les vacances de leurs collègues », souligne Dries De Vos, directeur d’Office Team Belgique, « ce qui peut signifier une charge supplémentaire non négligeable pour les équipes. » Dans ce contexte, ajoute-t-il, « une bonne communication est primordiale. Les employés qui sont prêts à prendre en charge le travail de leurs collègues doivent être suffisamment au courant des dossiers et tâches qu’il faudra suivre et pouvoir gérer leur temps en conséquence. »

> Comment rester injoignable en vacances?

Appel à la valise

Si les entreprises font donc en grande partie appel aux ressources internes, l’enquête montre que cela ne suffit pas toujours. Près d’un responsable des ressources humaines sur cinq fait appel à du personnel temporaire pour répondre à la charge de travail plus importante ou faire face aux projets les plus urgents. Dries De Vos : « Certaines entreprises ne peuvent pas se permettre de mettre des projets en attente le temps des vacances. Afin de limiter les pertes liées à une baisse de productivité et de pouvoir accorder des vacances bien méritées à leurs propres employés, elles font appel à du personnel intérimaire. Cela permet d’honorer les contrats. »

Il n’est pourtant pas rare que les entreprises décident de mettre des projets entre parenthèses pendant les vacances. Selon l’enquête, près d’un DRH sur quatre (23 %) précise que des dossiers sont mis en attente pendant les mois d’été, tandis qu’un répondant sur dix (10 %) admet que l’entreprise ne sera pas en mesure de respecter les délais impartis. « Il n’est pas rare que certains projets ou tâches soient suspendus momentanément », constate Dries De Vos, « avec souvent comme conséquence le non-respect des délais. La période des vacances peut en effet diminuer la productivité de certaines entreprises. »

> Voir aussi : Comment traverser la période des vacances ?

Six trucs pour une gestion efficace

Gérer la charge de travail supplémentaire en période de vacances ne s’improvise pas. Voici les recommandations d’Office Team pour aider les managers à y faire face.

1. Planning d’équipe
Tenir à jour un planning d’équipe aide à mettre en lumière les moments qui demanderont plus d’efforts des collègues, comme les périodes de vacances. Partager ce planning avec l’équipe permet de répartir les tâches de manière équitable, de responsabiliser chaque membre de l’équipe et de planifier à l’avance les besoins qui seront requis pour gérer efficacement la charge de travail pendant toute l’année.

2. Gestion du temps
Un bon planning est primordial lorsque la charge de travail devient plus importante. L’employé doit pouvoir gérer son temps afin que les délais soient respectés. Une bonne gestion des délais et des priorités permettra d’apporter une contribution positive aux performances de l’entreprise.

3. Préparation
Avant qu’un collègue ne parte en vacances, il est important de fixer clairement les attentes et les délais. Une bonne préparation ainsi que des accords clairs par rapport aux objectifs et aux tâches sont nécessaires pour gérer la charge de travail de manière optimale.

4. Soutien
La mise à disposition de personnel temporaire peut avoir un effet positif sur la productivité de l’entreprise. Cela permet non seulement d’honorer les délais des projets urgents, mais aussi de garantir le suivi des tâches quotidiennes tout en ne surchargeant pas le personnel fixe.

5. Flexibilité
Le télétravail ou la mise en place d’horaires flexibles peuvent avoir un effet bénéfique sur les prestations du personnel. En accordant cette plus grande flexibilité, qui permet notamment de trouver un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, les employés seront plus enclins à fournir des efforts pour accomplir des tâches supplémentaires.

6. Estime et reconnaissance
Ne négligez pas l’importance de l’estime et de la reconnaissance. Les personnes qui se sentent estimées et reconnues dans leur travail resteront plus longtemps motivées et productives.

(1) Office Team est une division spécialisée dans les fonctions temporaires qualifiées du groupe américain Robert Half, premier cabinet de recrutement spécialisé dans le monde.

> Voir aussi : Pouvez-vous reporter vos vacances si vous tombez malade ?

Résultats de l’enquête

Comment gérez-vous la charge de travail lorsque certains membres de l’équipe sont en vacances ?

56 %              En déléguant les tâches à d’autres employés
32 %              Le manager de l’équipe concernée prend la responsabilité des tâches pendant l’absence de ses coéquipiers
23 %              Les projets sont momentanément mis en attente
17 %              Du personnel temporaire est engagé
10 %              Les délais ne sont pas respectés