Vos e-mails agacent-ils vos collègues?

Publié : dimanche 17 septembre 2017

L’envoi d’e-mails est la première forme de communication dans une entreprise. C’est pourquoi il vaut mieux maîtriser son écriture pour ne jamais commettre de faux pas, même quand il s’agit d’en envoyer sur son Smartphone entre deux réunions. Dans l’urgence, les e-mails sont parfois désagréables, voire impolis.

Quelles sont les bourdes les plus courantes ? Comment les éviter ?

1. Message dans le champs "objet"

Recevoir un e-mail vide, où tout le message est contenu dans le champ "objet" (Je vois que tu es au téléphone – rappelle moi dès que tu as le temps ou encore Où est ton rapport mensuel) est souvent reçu comme signifiant "je n’ai pas de temps à te consacrer". Envoyer un e-mail est différent d'envoyer un sms!

Même si votre journée est particulièrement chargée, prenez le temps d'écrire un mail avec un objet de deux mots, une salutation d'introduction et une signature. Cela ne vous prendra que 15 secondes de plus.

2. Mettre certains points en évidence

Mettre du texte en majuscules, en couleur ou en surligné (j’ai BESOIN de ce dossier AVANT 17H), cela revient à parler grossièrement à vos collègues.

Même si votre intention est de clarifier votre message ou d’insister sur des points importants, mettre des mots en rouge ou surligner des paragraphes entiers en jaune sera souvent souvent perçu comme agressif.

Pour y remédier, préférez utiliser uniquement de l’italique ou du gras, et des listes à puces. Et appliquez ce format à quelques mots, jamais un paragraphe entier.

> Découvrez d'autres conseils: 10 bourdes à éviter dans vos e-mails professionnels.

3. L'option "répondre à tous"

La fonction "reply all" doit être utilisée avec parcimonie. D’une part car elle risque de polluer la boîte mail de vos collègues si les détails ne les concernent pas, d’autre part parce qu’elle peut faire passer des conseils ou des corrections amicales et constructives comme condescendantes voire malveillantes, si le manager de la personne à qui vous faites des remarques est en copie.

Si vous avez des objections, faites-en part en privé, dans un échange d’e-mail indépendant. Ou mieux : décrochez directement votre téléphone. Vous n’offenserez ainsi personne.

4. Pas de signature

Lorsque vous êtes extrêmement pressé(e), signer votre e-mail peut vous sembler être une perte de temps. Mais terminer ses envois par les formules de politesse de base (merci, et votre prénom) est bien plus courtois. Ne pas signer votre e-mails, c’est comme partir d’une conversation sans dire au revoir.

Vous n’y pensez vraiment jamais ? Installez une signature automatique.

5. Envoyer des e-mails médisants

Evitez d'envoyer à vos collègues des e-mails que votre manager ne devrait pas voir. La drague, les ragots, les médisances ou vos plans du week-end n'ont pas leur place dans votre boîte mail professionnelle.

Ecrivez chaque e-mail comme si votre boss était en copie.

Savez-vous que faire si vous avez envoyé un e-mail à la mauvaise personne?

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