Secrétaire de recherche (H/F/X)

Pour le "Louvain Institute of Biomolecular Science and Technology" (LIBST), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Le/la titulaire participera à l’organisation, à la bonne marche et au développement de la recherche au sein du groupe de physiologie moléculaire (FYMO) de l’institut LIBST, via un support administratif rigoureux et une gestion de l’information adéquate.

La personne recrutée sera amenée à assister les autres membres de l’équipe administrative de l’Institut afin de venir en appui à la gestion et au fonctionnement de sa direction.

Fonction

Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du Président LIBST.

En tant que Secrétaire de recherche (H/F/X), vous serez amené·e à :

• Gérer les consommables et fournitures de bureau

-    Approvisionnement du stock de fournitures de bureau
-    Renouvellement des contrats d’utilisation de la photocopieuse polyvalente
-    Maintenance des consommables de base d’un laboratoire

• Gérer le suivi des courriers et des dossiers au sein du groupe de recherche FYMO :

-    Réception et traitement de la correspondance entrante et sortante (appels téléphoniques, courriers, commandes)
-    Rédaction des notes, des courriers ou des rapports de réunion sous la responsabilité du responsable hiérarchique,
-    Classement et archivage des dossiers afin d’assurer un accès rapide aux informations ou connaissances nécessaires pour les membres du groupe de recherche
-    Gestion de l’ensemble des documents et informations afin de répondre aux questions des membres du groupe de recherche
-    Orientation vers les personnes et/ou les services universitaires concernés

• Gérer les réunions et événements scientifiques :

-    Aide pour l’organisation des déplacements des membres du groupe de recherche
-    Organisation de conférences au niveau local, national ou international (contact avec les orateurs invités, le service de restauration, la réservation des locaux)

• Assurer un rôle de contact :

-    Accueil des chercheur·es : aide à la constitution des dossiers (équivalence de diplôme, visa), à la recherche de logement et aux formalités administratives (commune, banque, mutuelle) ;
-    Contribution à la diffusion et à l’affichage des avis, site web, écrans d’annonce
-    Soutien, en cas de nécessité, à la prise en charge d’une série de tâches journalières pour les autres membres de l’équipe administrative de l’institut

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme et expérience professionnelle requis :

- Diplôme de l’Enseignement supérieur de type court (Graduat, Bachelier professionnalisant) dans une orientation Secrétariat de direction, Assistant de direction ou assimilable ;
- Diplôme de l’Enseignement supérieur de type court (Graduat, Bachelier professionnalisant) et d’une expérience professionnelle de min. 2 ans en tant que secrétaire, secrétaire de direction, assistant.e  de direction ou assimilable
- Diplôme de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience professionnelle équivalente

• Maîtrise des outils bureautiques standard (traitement de texte, tableur, base de données, messagerie électronique, consultation pages Internet et logiciel graphique) ; connaissance ou disposition à se former aux outils de collaboration en équipe, en usage à l'UCLouvain (Teams, SharePoint, …)
• Bonnes capacités rédactionnelles en français, compréhension de contenu en anglais et communication aisée (niveau min. B2)
• Sens de l'accueil et d’un service personnalisé
• Facilité de contact et esprit d'équipe
• Prise d'initiatives
• Flexibilité et dynamisme
• Discrétion et fiabilité
• Attrait pour la communication

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.