Offre d'emploi : Assistant(e) de Direction

Vous avez envie de relever de nouveaux défis et d’être dans un environnement professionnel qui applique ses valeurs, vous pensez correspondre au job, alors n’hésitez à postuler.

En tant que Management assistant dans le pool de la Direction, vous rejoignez une équipe solidaire et dynamique. Au sein du pool, vous serez amené à travailler sur deux volets :

Axe organisationnel - cet axe comprend des activités de ‘management support’ :

• La gestion et la préparation des dossiers/rapports, en rassemblant les informations nécessaires à leur préparation et en assurant le suivi des décisions; La préparation et le suivi des réunions notamment les concertations sociales (établissement de l’OJ, check list, prise de notes, rédaction de PV, suivi des décisions) Vision hélicoptère des projets, capacité d’implication dans la gestion de projets (selon la méthodologie PRINCE2 (formation possible) Le relais de l’information depuis la Direction vers les autres services / fonctions/ instances; L’organisation/coordination : D’évènements internes et externes en étroite collaboration avec les services de Communication des institutions De séminaires, de team building, visites d’autres hôpitaux.

L’ensemble des tâches reprises ci-dessus impliquent :

• Une collaboration régulière avec les instances externes, Le contact avec les secrétariats des autres Directeurs et Responsables, des organisations syndicales, du réseau IRIS, des Directions des autres hôpitaux, du SPFSP, de l’INAMI, de Gibbis,… La gestion des relations avec les fournisseurs externes.

Axe opérationnel - cet axe comprend les activités courantes d’un secrétariat d’une Direction, notamment :

• La gestion : Des appels entrants, le filtre de ceux-ci, en donnant des renseignements d’ordre courant et en transférant les appels aux membres de l’équipe en fonction de leurs compétences et au Directeur du département; De la correspondance : tri, traitement et écriture de propositions pour validation auprès du Directeur de département; La gestion des congés et du planning des membres de l’équipe du département; De l’agenda, en assurant le suivi des rendez-vous et en gérant les priorités; De l’économat par la commande de matériel de bureau suivant le stock. L’accueil des visiteurs, l’orientation de ceux-ci et la réponse à leurs interrogations.

Conditions d’accès :

• Vous possédez un Bachelor avec une expérience utile pour la fonction ;

• Vous avez une bonne communication orale ainsi qu’une bonne capacité rédactionnelle en FR/NL ;

• Vous avez le sens de la diplomatie et du respect strict de la confidentialité.

Profil

• Esprit d’équipe Respect strict du caractère confidentiel Flexible Polyvalent Discret Respect de la hiérarchie Proactif et entreprenant La connaissance de la législation sociale est un plus Si vous avez toutes ces qualités, n’hésitez pas à postuler.

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)

Offre

Un contrat temps plein de 38h semaine à durée indéterminée avec une échelle barémique du secteur public (charte sociale).

Barème engagement charte sociale : B1/2/3 Secrétaire d’administration

Des avantages extra légaux :

• des chèques repas d’une valeur de 7,30€ des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge) la gratuité de l'abonnement STIB ou/et une intervention (80%) dans les frais de transport en commun (De Lijn, Tec et SNCB) et/ou des indemnités vélo une prime annuelle d’attractivité, une prime de fin d’année et une assurance pension (pour les contractuels) une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12) 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance) De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS) Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière