Cette offre a expiré

Coordinateur/ Coordinatrice administratif·ve d'institut (H/F/X)

Employeur
UCLouvain
Lieu
Woluwe-Saint-Lambert
Date de clôture
18 oct. 2023

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Fonction
Autre, Autre - général
Secteur
Enseignement / Formation, Enseignement, Formation, Enseignement et formation - général
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Niveau d'expérience
Non communiqué
Langue(s) souhaitée(s)
Français

Pour l'Institut de recherche expérimentale et clinique (IREC), du Secteur des sciences de la santé (SSS)
Site principal :  Bruxelles (Woluwé)

Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

 

  • Organiser, mettre en oeuvre, superviser l'ensemble des activités et processus liés à l'organisation, à la communication et à la gestion administrative et financière de l'institut et à la répartition de ses besoins.
  • Développer une mission d'aide à la décision.
  • Assurer un rôle d'interface entre l'institut, les laboratoires, groupes de recherche et plateformes et le Secteur des sciences de la santé ainsi que les services généraux.


Activités

Sous la responsabilité hiérarchique de la présidente de l'institut et de la directrice administrative du secteur, le/la titulaire de la fonction aura en charge :

- La gestion administrative de l'Institut :

  • Coordination des activités de l'équipe administrative, responsable hiérarchique des gestionnaires comptables
  • Gestion et suivi des carrières du personnel administratif en collaboration avec les services ad hoc
  • Gestion des contrats de personnel de recherche (contrats d'emploi et bourses, renouvellement,...)
  • Organisation et gestion administrative :
    • secrétariat des instances de décision: préparation, organisation, procès-verbaux, mise en oeuvre des décisions
    • préparation du rapport annuel
    • Gestion des locaux de l'Institut (cadastre et répartition)
  • Promotion et communication :
    • Mise à jour du site web (alimentation du contenu, coordination de la hiérarchie des informations)
    • Organisations d'évènements (colloques, séminaires, conférences,...)
    • Représentation administrative interne de l'Institut (Université, Secteur des sciences de la santé) et externe (point de contact)


- La gestion financière :

  • Gestion budgétaire des ressources, participation à l'élaboration des budgets, comparaisons prévisions-réalisations, établissement de tableaux de synthèse


- Le soutien à la recherche :

  • Aide au recrutement, à l'accueil et à l'installation des chercheurs·euses / membres de l'Institut
  • Aide au développement de nouveaux partenariats
  • Collaboration avec l'Administration de la recherche
  • Relayer les informations pertinentes pour les chercheurs·euses


Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

  • Diplôme universitaire (Master), de préférence dans le domaine de la gestion administrative et du management ou expérience équivalente.
  • Expérience en gestion administrative et gestion d'équipe.
  • Maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte, tableurs, supports de présentation, messagerie, outils de diffusion internet). 
  • Excellente capacité rédactionnelle en français.
  • Excellente maîtrise de l'anglais oral et écrit (C1).
  • Bonnes capacités organisationnelles et gestion des priorités.
  • Sens des responsabilités et prise d'initiative.
  • Proactivité, flexibilité, autonomie, bonne résistance au stress.
  • Une expérience dans le domaine de la recherche ou de la santé constitue un atout.


Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

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