Facility Administrative Assistant (M/F/X)

(Zie de Nederlandse versie onderaan)

Le département Facilities est en charge de la gestion des bâtiments et des services qui y sont associés (tels que l’aménagement des bureaux, la sécurité, le nettoyage, le courrier, l’archivage, etc.), de l’achat et de la distribution des biens consommables (les fournitures de bureau, le catering, les vêtements de sécurité) ainsi que du parc des voitures de TUC RAIL.

Nous sommes à la recherche d’un.e “Facility Administrative Assistant” pour ce département.

Au sein du département Facilities, qui compte environ 5 personnes, tu seras responsable:

• De la gestion des contrats et des services dont Facilities est responsable: lorsqu’un problème surgit pour l’un de ces services (réception, distributeurs automatiques, archivage, etc.), tu dois vérifier quel fournisseur ou entrepreneur il faut contacter et t’en charger
• Du suivi des projets Facilities (veiller à leur bon déroulement)
• De la révision des dossiers d’achats pour le département Facilities de sorte que de nouveaux contrats puissent être signés
• Du suivi et du contrôle des travaux réalisés par des sociétés externes dans le bâtiment principal, au niveau des installations techniques et dans les bureaux de chantier
• D’informer ton responsable, via un rapport quotidien, des travaux réalisés
• D’effectuer toute une série de tâches administratives et de support, entre autres la gestion des badges.

Ton Profil

• Tu as au moins un diplôme de l’enseignement secondaire
• Tu as une très bonne connaissance du français et une bonne connaissance du néerlandais
• Tu as une bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, ...)
• Tu aimes les tâches administratives et tu peux gérer des contrats avec rigueur
• Tu es capable de décrire et écrire des méthodes de travail (procédures et instructions)
• Tu es très bien organisé.e, tu es logique et aimes l’opérationnel
• Tu es enthousiaste, dynamique, flexible et orienté.e-résultats
• Tu communiques facilement
• Tu es créatif.ve et tu trouves des solutions
• Tu es orienté.e clients (aussi bien à l’intérieur de l’entreprise qu’à l’extérieur).

Notre offre pour toi

Chez TUC RAIL, rejoins un secteur ferroviaire en pleine croissance et passionnant.

• Intègre un environnement de travail ouvert, favorisant la communication et l'autonomie.
• Participe à des projets majeurs qui contribuent à la mobilité durable de la société.
• Bénéficie de notre engagement en faveur de la diversité, quelle que soit ton orientation sexuelle, ton sexe, ton identité de genre, ou ton handicap.

Tes Avantages

• Salaire attractif
• Bonus basé sur tes performances annuelles et sur des objectifs de société
• Chèques-repas
• Assurances groupe et hospitalisation
• 20 jours de congé et 13 jours de repos compensatoires (si prestation à temps plein)
• Remboursement des frais de transport en commun et tarifs préférentiels sur les déplacements en train
• Flexibilité pour un bon équilibre vie privée-vie professionnelle (horaires flottants et télétravail jusqu'à trois jours par semaine)
• Plan cafétéria : achat jusqu'à 20 jours de congés supplémentaires, vélo électrique en leasing, etc.
• Plan de carrière accompagné de formations 
• Et bien plus encore ...
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De afdeling Facilities staat in voor het beheer van de gebouwen en de bijbehorende diensten (zoals kantoorinrichting, veiligheid, reiniging, post, archivering, …), de aankoop en verdeling van de verbruiksgoederen (kantoorbenodigdheden, catering, veiligheidskledij) en het beheer van het wagenpark van TUC RAIL. 

Voor deze afdeling zijn we op zoek naar een “Facility Administrative Assistant”.

Binnen de Facilities-afdeling, bestaande uit een vijftal medewerkers, zal je instaan voor:

• Contractbeheer facilitaire diensten: wanneer er een probleem is met de goede werking van de diensten (receptie, drankautomaat, archivering, enz.) moet jij bekijken welke leverancier of onderaannemer gecontacteerd moet worden
• De opvolging/nazicht van het goede verloop van de facilitaire projecten
• Je analyseert de facilitaire aankoopdossiers zodat nieuwe contracten afgesloten kunnen worden
• De opvolging en controle van de werkzaamheden uitgevoerd door leveranciers aan het gebouw, de technische installaties en de werfburelen
• De dagelijkse rapportering over de uitgevoerde werkzaamheden aan je leidinggevende
• Het verrichten van allerlei administratieve ondersteunende taken, oa. beheer van de badges.

Jouw profiel

• Je hebt ten minste een diploma van het secundair onderwijs
• Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans
• Je hebt een goede kennis van MS Office (Word, Excel, ...)
• Je houdt van administratie en kan contracten nauwkeurig beheren
• Je kan gemakkelijk werkmethoden (procedures en instructies) beschrijven
• Je bent zeer georganiseerd, je hebt een gezonde logica en een hands-on-mentaliteit
• Je bent enthousiast, dynamisch, flexibel en resultaatgericht
• Je bent een vlotte communicator, een problemsolver en creatief
• Je bent klantgericht (tegenover interne en externe stakeholders).

Ons aanbod voor jou

Bij TUC RAIL kom je terecht in een snelgroeiende en boeiende spoorwegsector.

• Ontdek een werkomgeving die open communicatie en autonomie aanmoedigt
• Neem deel aan grote projecten die bijdragen tot de duurzame mobiliteit van de onderneming
• Geniet van onze toewijding aan diversiteit, ongeacht je seksuele geaardheid, geslacht, genderidentiteit of handicap.

Jouw voordelen

• Aantrekkelijk salaris
• Bonus op basis van je jaarlijkse prestaties en bedrijfsdoelstellingen
• Maaltijdcheques
• Groeps- en hospitalisatieverzekering
• 20 vakantiedagen en 13 compensatie rustdagen (bij voltijds werk)
• Terugbetaling van kosten voor openbaar vervoer en voorkeurstarieven voor treinritten
• Flexibiliteit voor een goed evenwicht tussen werk en privéleven (flexibele werkuren en telewerk mogelijk tot drie dagen per week)
• Cafetariaplan: aankoop van tot 20 extra vakantiedagen, leasen van elektrische fietsen, enz.
• Carrièreplan met vele opleidingen
• En nog veel meer ...