Executive Assistant (H/F/X)

Company details

i-CITY, partenaire technologique de la Ville de Bruxelles, recherche un(e)Executive Assistant

i‐CITY est le partenaire technologique de la Ville de Bruxelles et de ses organisations liées (Instruction publique, Asbl).

La Ville a pour ambition de devenir une smart city qui induit un changement de paradigme informatique qui place le citoyen au centre de l’action politique et lui offre un accès unique à son éventail de produits et services, au travers d’un fonctionnement entièrement numérique.

i‐CITY accompagne la Ville dans sa stratégie omnicanale et mène cette transition digitale avec l’objectif d'améliorer d’un point de vue technologique le service aux citoyens et le fonctionnement de l’administration.

Nos équipes s’investissent aussi intensément dans la continuité des services existants, tout en maintenant un niveau de sécurité et de qualité optimal. Ainsi, nous répondons aux besoins des collaborateurs de la Ville, de ses services, des écoles, des asbl, et de ceux des citoyens, soit de milliers de personnes, pour être les partenaires de leurs multiples expériences utilisateurs.

Travailler chez i‐CITY, c’est avoir un ADN qui inclut des Valeurs fortes: l’engagement, l’orientation utilisateur, l’orientation solution, le ‘ONETEAM’, l’inclusion, le Green IT…

i‐CITY compte environ 160 collaborateurs dynamiques et motivés et est constamment à la recherche de savoir‐faire autant que de savoir‐être.

i‐CITY, c’est une société à taille humaine, avec un esprit convivial, collaboratif et qui offre un bon équilibre vie privée et vie professionnelle (NWoW, mode de travail hybride).

Fonction

L'executive assistant joue un rôle clé au sein de notre entreprise en fournissant un soutien essentiel à la direction. En travaillant en étroite collaboration avec la direction, tu contribue au bon fonctionnement de l'entreprise en assurant un soutien administratif de haut niveau.

Concrètement, voici tes tâches :

•  
  • La préparation de dossiers et présentations dans le cadre des missions et réunions dans lesquelles la Direction Générale est impliquée,
  • L’organisation optimale des agendas de la Direction (réunions, visites, réservations, …),
  • L’organisation de réunions et/ou déplacements (invitation des participants, envoi des documents et ordres du jours, … ),
  • La participation aux réunions, la prise de notes, la retranscription, la transmission et le classement d’informations diverses (courrier, comptes rendus, documents comptables, dossiers techniques, etc.),
  • L’organisation des différentes réunions des Organes d’Administration (CA, AG et comités) : invitations aux membres, rédaction de l’ODJ et des PV’s, préparation des annexes,
  • La traduction des documents en français/néerlandais et/ou en anglais,
  • L’archivage et le classement des documents.

Profil

Tes atouts pour le poste :

• Tu es titulaire d’un Bachelier en Secrétariat de direction,
• Tu as une expérience de 5 ans minimum dans une fonction similaire,
• Le secteur public t'es familier, et si tu as une première expérience dans le domaine de l’IT, 
• Microsoft Office n’a pas de secret pour toi et plus particulièrement Outlook,
• Tu as un sens aigu de l'organisation et de la gestion du temps,
• Tu es capable de travailler de manière autonome et derésoudre les problèmes,
• Tu fais preuve de discrétion et respect de la confidentialité,
• Tu es capable de travailler sous pression et de respecter les délais.

Offre

Nous te proposons un contrat à durée indéterminée de même que :

• Un environnement dynamique où aucun jour ne ressemble au précédent.
• Un cadre de travail moderne au cœur de Bruxelles.
• Des possibilités d’évolution : notre entreprise grandit et ses collaborateurs aussi. Nous t'accompagnons par le biais de formations continues tout en favorisant votre autonomie vers un épanouissement professionnel.
• Une politique de rémunération avantageuse, challengée, benchmarkée et objective.
• En plus de ton salaire, tu bénéficies de frais forfaitaires, de tickets restaurant, primes annuelles, package d’assurances, de frais de transports multimodaux et même d’une bike Policy !

Si tu te reconnais dans cette offre, tu sais ce qui te reste à faire 😉

Langues

• Maîtrise parfaite des deux langues - Français et Néérlandais -  à l’écrit et à l’oral. De bonnes connaissances de l’anglais est un plus.