Gestionnaire de programmes étudiants et Gestionnaire administratif·ve (H/F/X)

Pour la "Louvain School of Management" (LSM), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat, à temps plein (80% au cadre et 20% sur ressources extérieures), pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Fonction

1. Au sein de l’équipe Student Office de la Louvain School of Management (LSM), le/la Gestionnaire administratif·ve de programmes étudiants a pour mission, en interaction et collaboration avec l’équipe, la gestion administrative des de parcours/programmes pour les étudiant·es en Master en sciences de gestion.

Missions et activités :

- Accueil :

• Accueil, contact et conseils aux étudiant·es sur les démarches administratives et les programmes en anglais et en français
• Assurer des moments de permanence pour répondre aux questions des étudiant·es
• Suivi des emails de la boîte mail générique « Student Office »

- Gestion du parcours étudiant :

• Prise en charge de la gestion administrative du parcours étudiant (inscriptions aux cours, inscriptions aux examens, délibérations, diplomation)
• Diffusion des informations auprès des étudiant·es en anglais et en français
• Participation au comité de cycle et rédaction de PV (4X/an)

- Support administratif :

• Support administratif aux dossiers transversaux de l’équipe : mémoire, stage, modifications web, graduation ceremony etc
• Participation aux réunions d'équipe et de service
• Support administratif dans des autres services de LSM selon les besoins

2. Au sein de l’équipe School Office de la Louvain School of Management (LSM), le/la Gestionnaire administratif·ve fournit un support administratif à toute la faculté.


Missions et activités :

- Assistant·e du Doyen et de la Directrice Administrative :

• La préparation de réunions, notamment le bureau de faculté et le conseil de faculté, en concertation avec le doyen et la présidence du conseil de faculté : préparation de l’ordre du jour, collecte et envoi de documents, prise de notes, archivage, suivi des mandats, aspects logistiques
• La constitution des dossiers : préparation des documents et suivi des réunions ; prise de notes et rédaction de documents en anglais et en français
• L’assistance rigoureuse dans les suivis : rôle de mémoire et de rappel
• La gestion des documents : classement et archivage (papier et numérique)
• La gestion de l'agenda : prise de rendez-vous et organisation de réunions en anglais et en français
• La rédaction de courriers à partir d’informations succinctes, préparation des documents utiles en anglais et en français

- Assistance logistique au décanat avec des autres membres de l’équipe LSM Support

• Gestion des bâtiments et des locaux
• Accueil des nouveaux membres du personnel en anglais et en français

- Gestion de la boite mail LSM Support avec des autres membres de l’équipe LSM Support
- Support mise à jour du site intranet et des projets de communication interne
- Support administratif dans des autres services de la LSM selon les besoins

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

• Diplôme de niveau bachelier
• Maîtrise indispensable de l’anglais à l’écrit et à l’oral.  Niveau C1, C2 est un atout.  
• Maîtrise des outils informatiques bureautiques (excel, word, outlook,…) et intérêt et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels (EPC, OSIS, FMpro,…)
• Sens des responsabilités, fiabilité et rigueur
• Respect des procédures
• Capacité à travailler en équipe
• Disponibilité, capacité de communication et sens du contact développé
• Très bonne gestion du temps et des priorités
• Capacité à travailler dans l'urgence
• Sens du service
• Capacité d’adaptation
• Discrétion
• Autonomie, polyvalence et proactivité
• Flexibilité horaire à certains moments (lors des délibérations et autres évènements facultaires)
• Expérience dans une fonction similaire est un atout

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.