Cette offre a expiré

Assistant·e de direction (H/F/X)

Employeur
UCLouvain
Lieu
Louvain-la-Neuve, Ottignies-Louvain-la-Neuve
Date de clôture
26 nov. 2023

Pour le Cabinet de l'Administratrice générale (CADG)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission


Intégré·e au sein du staff administratif du Cabinet de l’Administratrice générale, la personne recrutée assure l’assistance administrative de la cheffe de Cabinet de l’Administratrice générale et un support administratif et logistique transversal pour le Cabinet.

Rôle charnière d’interface au sein de l’institution, cette fonction nécessite de faire preuve de tact, de discrétion et de réactivité. Les activités qu’elle recouvre se caractérisent par leur diversité et leur simultanéité. La fonction demande de l’agilité pour traiter ces activités et suivre leur déroulement.

Fonction

L’assistant·e de direction apporte un support administratif à la cheffe de Cabinet de l’Administratrice générale :
 

  • la gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, anticipation du calendrier des diverses instances internes et externes auxquelles participe la cheffe de Cabinet ;
  • le traitement du courrier entrant et sortant : réception des envois postaux, rédaction de courriers à partir d’informations succinctes, préparation des documents utiles, classement et suivi des dossiers ;
  • la réception des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs·euses ;
  • la préparation des documents et des dossiers en fonction de l’agenda de la cheffe de Cabinet ;
  • l’assistance rigoureuse dans les suivis : rôle de mémoire et de rappel, de manière à ce qu’une sollicitation ne reste pas sans réponse ou sans suivi ;
  • la préparation de réunions, notamment le Collège des directeurs·rices, le Conseil d’administration de l’Aula Magna, en concertation avec la cheffe de cabinet : préparation de l’ordre du jour, collecte et envoi de documents, archivage, suivi des mandats, aspects logistiques (réservation de salles, documentation, catering, etc.) ;
  • les suivis administratifs des décisions du Conseil d’administration de l’UCLouvain.


L’assistant·e de direction apporte également un support administratif et logistique transversal au Cabinet :

  • la coordination de l’archivage du Cabinet (notamment le plan de classement) ;
  • la comptabilité et la gestion des commandes ;
  • le soutien aux collègues de l’équipe en cas de surcharge ou d’absence (prise du téléphone, enregistrement du courrier, agenda des autres membres du Cabinet, logistique de réunions …).


Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

  • Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou valorisation d’une expérience similaire.
  • Une expérience d’au moins trois ans dans une fonction similaire est requise. La connaissance de l’environnement de l’UCLouvain est un atout.
  • Bonne connaissance et utilisation des méthodes de classement et d’archivage, de la numérisation.
  • Maîtrise des outils bureautiques : aisance dans l’utilisation des outils courants (Word, Excel, Filemaker) et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels.
  • Capacités rédactionnelles et d’expression.
  • Esprit d’équipe.
  • Réactivité et flexibilité.
  • Organisation, sens des priorités et rigueur.
  • Qualités d'accueil, de communication et de contact.
  • Sens de la confidentialité et discrétion.


Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

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