CHEFS DE BUREAU ADMINISTRATIFS POUR LE SERVICE ETAT CIVIL/POPULATION (m/f/x)

VILLE DE PERUWELZ – RESERVE DE RECRUTEMENT – CHEFS DE BUREAU ADMINISTRATIFS POUR LE SERVICE ETAT CIVIL/POPULATION (m/f/x)

Missions

Le service Etat civil/population est chargé de la rédaction des actes de l’Etat civil, l’enregistrement des citoyens dans les registres de la population et des étrangers, la délivrance des documents et attestations afférents à la matière (changements d'adresse, cartes d'identité, carte étrangers (WOCODO), passeports, permis de conduire, mise à jour du registre national, kid's card, attestations d'immatriculation, attestations d'arrivée, enquêtes de police, dossiers de nationalité, etc.).

Le service est également chargé de la gestion administrative des funérailles et des sépultures dans les cimetières communaux, de la gestion administrative des mariages, y compris la célébration des mariages ainsi que de l’organisation au niveau local des divers scrutins électoraux.

Le chef de bureau administratif (m/f/x) attaché au service Etat civil/population, sous la responsabilité de la Directrice générale, encadre et supervise l’équipe du service.

Il assure la continuité du service rendu au citoyen en instaurant la polyvalence des agents sous sa responsabilité.

Il pourrait, à terme, assurer l’encadrement des fossoyeurs de la Ville, et distribuer le travail en collaboration avec le responsable du service des travaux de proximité.

Tâches principales

• Se tenir au courant des nouvelles règlementations relatives à la matière
• Comprendre et analyser les documents légaux relatifs à la matière
• Dispatcher l’information aux agents concernés
• Veiller au respect de la règlementation par les agents du service
• Accueillir les citoyens et les renseigner avec courtoisie et considération pour répondre au mieux à leurs demandes
• Contrôler les conditions à respecter pour délivrer les documents officiels
• Tenir certaines permanences le mercredi jusque 18h00 et le samedi matin en alternance avec les agents du service
• Définir les objectifs individuels des agents et les objectifs collectifs du service
• Coordonner les activités du service
• Vulgariser les consignes de travail afin qu’elles soient compréhensibles par tous
• Impulser une dynamique positive et constructive au sein de l’équipe
• Développer une communication empreinte de professionnalisme et de bienveillance au sein du service
• Rassurer les membres de l’équipe confrontés à des situations floues et/ou sources de crainte
• Eventuellement à terme, coordonner le travail d’une équipe de fossoyeurs
  • Planifier les funérailles
  • Se rendre régulièrement dans les cimetières pour de multiples vérifications (plainte des familles, entretien et propreté des cimetières, organisation des exhumations, attribution de cavurnes et caveaux, ...)

Conditions d’accès au recrutement

Conditions générales

a) Être belge ou citoyen de l’Espace économique européen

b) Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer

c) Jouir des droits civils et politiques

d) Être âgé de 24 ans au moins

e) Fournir un extrait de casier judiciaire de moins de 6 mois

f) Réussir un examen d’embauche

Conditions particulières

Être titulaire d'un Master dans un domaine administratif tel que droit, sciences politiques, sciences administratives ou gestion publique, sciences de gestion, … (ou équivalence de diplôme pour ceux obtenus hors Belgique) ;

Justifier d’une expérience professionnelle dans la gestion d’équipe ;

Une expérience dans la fonction constitue un atout.

Compétences et aptitudes requises

• Respect des règlementations et des procédures en vigueur
• Maîtrise des fonctionnalités des outils bureautiques (word – excel – outlook) et maniement aisé des outils informatiques
• Maîtrise de la grammaire et de l’orthographe pour la rédaction de courriers divers sur des matières en lien direct avec sa fonction quotidienne
• Autodidacte et sachant faire preuve d’initiative et de curiosité
• Précision, discrétion, diplomatie, empathie et sens du contact tout en affirmant sa position de façon neutre
• Créativité dans la recherche de solutions sur base des règlementations en vigueur
• Droiture, réserve et traitement équitable des usagers
• Esprit d’équipe et de collaboration
• Leadership

Nous vous offrons

Un contrat de travail à temps plein (38 heures/semaine) dans un environnement de travail de proximité et à taille humaine ;

Echelle de traitement A.1. (Région wallonne) correspondant aux années valorisables. Pour exemple pour un temps plein : 3.882 € bruts/mois avec 3 années d’ancienneté valorisables.

Reprise de l’ensemble des années d’ancienneté issues du secteur public et reprise des années d’ancienneté issues du secteur privé pour un maximum de 6 ans et pour autant que l’expérience soit utile à la fonction ;

Assurance hospitalisation à un prix attractif ;

Avantages financiers octroyés par l’adhésion de la Ville au Service social collectif (primes diverses, aides financières, réductions nombreuses via l’application Benefits @ work) ;

Remboursement intégral des déplacements domicile/ lieu de travail en transport en commun ;

Octroi d’une indemnité de 0,30 €/ km pour les déplacements en bicyclette (une douche dans le bâtiment est prévue pour les sportifs) ;

Allocation de fin d’année octroyée annuellement sur décision du Conseil communal ;

29 jours de congé de base, pouvant atteindre 35 jours avec les jours de congés locaux et certaines dispenses de services (ponts) et une relative souplesse dans la pose des congés permettant au travailleur de concilier vie de famille et vie professionnelle.

Modalités d’examen

a) 1ère épreuve écrite éliminatoire : résumé et commentaire d’une conférence sur un sujet d’ordre général du niveau de l’enseignement supérieur universitaire.

b) 2me épreuve écrite : Matières déterminées en rapport avec la fonction

c) Une épreuve orale : permettant de juger la maturité d’esprit du candidat ainsi que sur la connaissance des matières imposées à l’épreuve reprise sous b ;

Pour être déclaré admissible, le candidat doit obtenir :

50 % des points dans chaque branche composant chaque épreuve

60 % des points sur l’ensemble des épreuves.

Intéressé (e) ?

Les candidatures sont à envoyer à l’Administration communale, à l’attention de Monsieur le Bourgmestre, 35, rue Albert Ier à 7600 PERUWELZ, pour le 30 novembre 2023 au plus tard ou par mail à l’adresse marie-rose.vanlooveren@peruwelz.be.

Elles devront être accompagnées :

- d’une lettre de motivation

- d’un CV

- d’une copie du diplôme ou équivalence pour les diplômes obtenus hors Belgique (Cette équivalence peut être obtenue en introduisant votre dossier sur le site https://equisup.cfwb.be/equivalence/ )

- d’un extrait de casier judiciaire de moins de 6 mois

Par le Collège, le 26 octobre 2023

La Directrice générale, Le Bourgmestre,

A. MOUTON. V. PALERMO.

Règlement Général de Protection des Données

Conformément au Règlement Général de Protection des Données UE 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) , à la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, ainsi qu'à leurs modifications ultérieures, tout candidat est informé que l’administration communale de Péruwelz traite des données à caractère personnel contenues dans son CV et documents annexés à la candidature aux seules fins de gestion de sa candidature et des emplois proposés.

Les documents sont conservés dans une base de données des candidatures pendant trois ans et sont ensuite supprimés si la candidature n'a pas été retenue.

Ils ne sont pas transmis à des tiers ni transférés en dehors de l’Union européenne.

Le candidat peut accéder aux données le concernant et exercer ses droits selon les modalités prévues par la loi : en envoyant un courrier à l'attention de Monsieur le Bourgmestre de la Ville de Péruwelz, rue Albert Ier n° 35 à 7600 Péruwelz ou un mail à la déléguée à la protection des données : dpo@peruwelz.be ou en précisant dans l’objet du courrier « Données à caractère personnel _ Droit des personnes » et en y joignant la copie de sa carte d’identité. Consultez le site www.autoriteprotectiondonnees.be/ pour plus d’informations sur vos droits

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l’Autorité de protection des données.