Executive Assistant Corporate

Company details

Claeys & Engels est un cabinet de plus de 90 avocats répartis dans six villes (Bruxelles, Anvers, Gand, Courtrai, Liège et Hasselt). Claeys & Engels offre une gamme complète de services juridiques dans tous les domaines liés aux ressources humaines. En tant que leader du marché, nous conseillons des clients nationaux et internationaux.

• Nous sommes un employeur à taille humaine : suffisamment grand pour avoir un large champ d'action et des projets intéressants, mais suffisamment petit pour connaître chacun par son nom.
• Chez nous, on travaille dur et on rit beaucoup : nous aimons la qualité, l'efficacité et le travail bien fait, mais aussi notre ambiance cordiale et les moments de détente que nous passons ensemble - comme notre revue annuelle et notre Sunday Funday !
• Travailler dans nos nouveaux bureaux ultramodernes est un vrai bonheur. Avec également deux jours de travail à domicile par semaine, nous offrons un bon mélange de flexibilité et d'esprit d'équipe.

Fonction

En tant qu'Assistant(e) de direction Corporate & HR, vous aurez des tâches variées et des responsabilités passionnantes.

Vous assurez la gestion des aspects corporatifs de l'entreprise et le suivi administratif des éléments RH de nos avocats.

Vous travaillez en étroite collaboration avec la direction et en particulier avec notre Managing Partner. C'est en partie grâce à vous que l'administration du bureau tourne sans accroc.

Outre les tâches habituelles d'assistance de direction, vous serez le bras droit administratif du Managing Partner et des différents comités de direction.

Vos responsabilités

Administratives

• Vous apportez un soutien de qualité au Managing Partner et aux différents organes et comités de gestion.
• Vous planifiez ces réunions, vous vous occupez des invitations, vous y assistez et vous vous occupez du compte rendu et du suivi.
• Vous gérerez également l'administration des aspects RH des avocats (contrats, assurances, performance) en concertation avec l'associé responsable.

Communications 

• Vous êtes le point de contact central pour les associés et les chefs de service et vous assurez un flux d'informations efficace.
• En concertation avec l'associé gérant, vous assurez la préparation et la mise en forme des communications internes.

Organisationnelles

• Vous êtes responsable de la préparation d'un congrès international annuel, vous participez activement à la coordination de divers événements (Family Day, Revue, etc.) et projets (Audit ISO, Enquête sur les salaires, etc.).

Profil

• Vous êtes un as de l'organisation et vous êtes capable de gérer plusieurs tâches à la fois.
• Vous êtes enthousiaste, communicatif et aimez apporter votre soutien administratif.
• Vous êtes discret(e), professionnel(le) et savez faire face aux changements de priorités.
• Vous êtes parfaitement bilingue (NL-FR) et avez une excellente connaissance des applications MS Office.
• Vous êtes titulaire d'un bachelier ou d'un master. Une expérience dans un poste similaire est un atout.

Offre

• Un poste à haute responsabilité dans une organisation orientée vers les personnes.
• Vous serez accueilli par une équipe formidable où la communication est cruciale.
• Un salaire compétitif assorti de divers avantages sociaux (y compris une voiture de fonction).
• La possibilité de télétravailler 2 jours par semaine après une période d'initiation de 4 mois.
• Culture cordiale et ambitieuse où le respect de chacun est considéré comme très important.
• Travailler dans notre tout nouveau bureau à Bruxelles, dans un environnement verdoyant et dynamique, avec des restaurants et des bars agréables dans le prestigieux bâtiment : https://mix.brussels/food/