Assistant·e de direction (H/F/X)

Pour le Cabinet du Recteur / de la Rectrice
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat sur ressources extérieures, à temps partiel (80%), pour une durée déterminée  (1 an, avec éventuel CDI par la suite)
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Le Cabinet du Recteur est en charge du support administratif et logistique aux membres du Conseil rectoral et à certains organes de gouvernance (Conseil rectoral, Conseil académique, Bureau exécutif), de la gestion des dossiers individuels des membres du Corps académique, de la gestion de dossiers spécifiques (ex.: fusion) et des liens avec les entités internes et externes à l’institution.

Intégré·e au sein du staff administratif du Cabinet du Recteur, la personne recrutée assurera l’assistance administrative de la cheffe de Cabinet du Recteur, un support administratif et logistique aux organes de gouvernance ainsi que la gestion de la communication du Cabinet (portail) et un support transversal pour le Cabinet.

Rôle charnière d’interface au sein de l’institution, cette fonction nécessite de faire preuve de tact, de discrétion et de réactivité. Les activités qu’elle recouvre se caractérisent par leur diversité et leur simultanéité. La fonction demande de l’agilité pour traiter ces activités et suivre leur déroulement.

Fonction

- Organisation de l’agenda et accueil :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien des Autorités concernées
• Participer à la préparation des calendriers annuels de procédures
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Traiter les courriers et courriels entrants et sortants
• Accueillir les visiteuses et visiteurs
• Préparer et organiser la logistique des événements : réunions et séances de conseils (en présentiel et distanciel), déplacements, missions (en collaboration étroite avec les services concernés)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions et missions (documentation, notes, supports de communication, …)

- Gestion, suivi et archivage des dossiers et documents :

• Encoder les dossiers soumis au Bureau exécutif
• Préparer les courriers de suivi et envoi
• Préparer, encoder et assurer le suivi des dossiers des chercheurs/chercheuses qualifié·e·s

- Communication :

• Assurer le rôle d’éditeur·trice-contact pour le site internet et intranet du Cabinet
• Assurer le rôle de contact avec les différent·es interlocuteurs·trices et services (internes et externes) impliqués dans l’exercice de la fonction des Autorités concernées
• Veiller à transmettre les informations aux entités concernées
• Rédiger des courriers, relecture et corrections de documents

 
- Organes de gouvernance :

• Assurer le support administratif et logistique des réunions du Conseil rectoral
• Selon les besoins du service, assurer le support administratif et logistique des réunions

- Activités transversales du Cabinet du Recteur / de la Rectrice :

• Organiser et assurer le support logistique des activités transversales du Cabinet
• Collaboration et support aux collègues si et lorsque besoin

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou valorisation d’une expérience similaire.
• Une expérience dans une fonction similaire est requise. La connaissance de l’environnement de l’UCLouvain est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques : aisance dans l’utilisation des outils courants (Word, Excel, Filemaker) et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels.
• Excellentes capacités rédactionnelles et d’expression.
• Esprit d’équipe.
• Réactivité et flexibilité.
• Organisation, sens des priorités et rigueur.
• Qualités d'accueil, de communication et de contact.
• Sens de la confidentialité et discrétion.
• La connaissance de l'anglais est un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.