Cette offre a expiré

Secrétaire de direction

Employeur
Wallonie Bruxelles Enseignement
Lieu
Bruxelles-Capitale (BE)
Salaire
: entre 33.246,04 € (avec 2 années d’expérience) et 54.722,89 €
Date de clôture
1 janv. 2024

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Fonction
Administration / Secrétariat, Secrétariat
Secteur
Administration / ASBL, Secteur public
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Langue(s) souhaitée(s)
Français

En tant que Secrétaire de direction, vous serez amené(e) à assurer le secrétariat d’un fonctionnaire général et /ou d’assurer le secrétariat d’instances et d’organes de gestion de WBE notamment en étant en appui à la gestion et au fonctionnement quotidien (organisation personnelle, communications, préparation de réunions, accueil, classement et suivi de dossiers…).

 

 

Vous apportez un soutien administratif et organisationnel afin d’assurer le bon déroulement de réunions et des instances. Vous assurez notamment la récolte des informations utiles à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions, le contrôle et la validation des notes et annexes y relatives. Vous assurez la rédaction des notes et procès-verbaux ainsi que le suivi des décisions et répondez aux demandes générales d’informations sur des questions liées aux instances et missions.

 

 

 

Vous serez aussi amené(e) à vous charger de l’accueil des visiteurs et aider les collaborateurs ou des personnes externes à obtenir l’information recherchée. Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du Service. 

 

 

OBJECTIFS DE LA FONCTION

 

  • Gérer le suivi des courriers et des dossiers du service ; Organiser l’agenda et coordonner les réunions ;
  • Rédaction de courriers, de notes, procès-verbaux,... ;
  • Assurer un rôle de contact ;
  • Contribuer au bon fonctionnement de WBE.

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

En tant que Secrétaire de direction (H/F/X), vous serez amené(e) à :

 

 

 

 

  • Gérer le suivi des courriers et des dossiers du Service :

Vous réceptionnez et traitez la correspondance entrante et sortante afin de réaliser un tri des informations devant notamment être communiquées au(x) responsable(s) hiérarchique(s) et/ou service(s) compétent(s) ; Vous exécutez un ensemble de tâches liées au suivi du secrétariat du responsable hiérarchique (rédiger et dactylographier des notes, des courriers, des rapports de réunions, des mémos, des présentations…) et assurez le suivi des dossiers ; Vous classez et archivez en version papier ou de manière électronique des dossiers, documents ou autres informations confidentielles et pertinentes pour le service afin d’assurer un accès rapide et efficace aux informations /connaissances nécessaires pour le responsable du service et des collaborateurs ; Vous assurez le suivi d’une série de procédures administratives (respects des délais, coordination des différents acteurs impliqués...) ; Vous contribuez au bon fonctionnement des organes de gestion et instances de WBE.  

 

  • Organiser l’agenda et coordonner les réunions :

Vous gérez l’agenda du ou des responsable(s) hiérarchique(s) et/ou du(des) service(s) compétent(s) et organisez les rendez-vous et réunions de celui-ci/ceux-ci ; Vous gérez l’organisation des réunions, conviez les personnes concernées, réservez la salle et mettez à disposition les fournitures nécessaires (boissons, matériel informatique…) ; Vous rédigez et transmettez les ordres du jour ; Vous participez aux réunions et en rédigez les comptes rendus dans les délais et de manière claire et précise dans le but d’informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre ; Vous gérez l’organisation des déplacements du ou des responsable(s) hiérarchique(s) et/ou des collaborateurs du service.  

 

 

  • Rédaction de courriers, de notes, procès-verbaux,… :

Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de documents (courriers, notes, documents administratif, documents de présentation,...) ; Vous rédigez dans les délais et de manière claire et précise les procès-verbaux des réunions ; Vous assurez un soutien pour rédiger et assurer l’envoi de courriers ; Vous organisez la récolte, le classement et l’archivage des dossiers, procédures et informations ; Vous développez les outils nécessaires permettant à la Direction/Service de connaitre, en permanence, le suivi des décisions des instances.  

 

 

  • Assurer un rôle de contact :

Vous accueillez des membres du personnel et visiteurs, et les réorientez vers la personne ou les services concernés ; Vous renseignez les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le collaborateur compétent ; Vous recevez, filtrez et transmettez les appels téléphoniques et les e-mails ; Vous transmettez l’information venant du supérieur hiérarchique vers les collaborateurs ; Vous agissez comme un trait d’union entre le responsable hiérarchique et les partenaires externes et/ou internes ; Vous prenez connaissance des documents et informations propres à la Direction générale et/ou au Service afin de pouvoir répondre aux questions des contacts externes ; Vous rappelez des informations importantes et transmettez des messages aux personnes concernées ; Vous gérez l’ensemble des documents et informations afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et de veiller à un transfert adéquat des informations importantes ; Selon votre affectation, vous pourrez également être appelé à venir en soutien, en cas de nécessité, à la prise en charge d’une série de tâches journalières pour les autres directeurs au sein des différents services de WBE.    

 

 

  • Contribuer au bon fonctionnement de WBE :

Vous contribuez à une veille dans votre domaine d’activité ; Vous veillez à améliorer de façon continue votre maîtrise et connaissance des méthodes et techniques utiles à votre travail ; Vous contrôlez la cohérence et la qualité des résultats de vos actions ; Vous suivez les formations définies au niveau du plan de formation ; Vous élaborez régulièrement un rapport de vos activités ; Vous participez aux différentes réunions internes et d’équipe où votre présence est nécessaire ; Vous contribuez à la communication et la circulation de l’information au sein des équipes ; Vous communiquez à la hiérarchie les besoins et attentes des utilisateurs ; Vous proposez des améliorations concernant le fonctionnement de l’équipe et l’accroissement de la qualité du service ; Vous contribuez à la continuité de service en participant activement aux permanences et en vous accordant avec vos collègues sur l’organisation quotidienne ; Vous pouvez être amené à préparer, animer et assurer le secrétariat d’un ou plusieurs groupes de travail de WBE ; Vous instruisez et préparez des dossiers, rapports, bilans, etc., en lien avec votre fonction et/ou les missions de WBE, en vue de leur traitement au sein des instances à WBE (ou externes à WBE, le cas échéant) ; Vous participez à l’élaboration d’une image positive du service rendu aux clients/bénéficiaires de WBE ; En cas de nécessité, vous prenez en charge d’autres rôles dans des projets et collaborez à toutes tâches utiles pour les services.  

 

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.

 

 

 

Vous pouvez être amené(e) à assurer toutes autres tâches utiles au bon fonctionnement des Directions générales et/ou des services.

 

 

 

 

PLUS D’INFO SUR LA FONCTION ?

 

 

Nathalie DI NUNZIO | Secrétaire de direction

 

Courriel : nathalie.dinunzio@cfwb.be

 

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