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Cette offre a expiré

UN GRADUE SPECIFIQUE « ARCHIVISTE » (M/F/X)

Employeur
La Ville de Nivelles
Lieu
Nivelles (Commune), Brabant Wallon
Date de clôture
19 févr. 2024

LA VILLE DE NIVELLES RECRUTE

UN GRADUE SPECIFIQUE « ARCHIVISTE » (M/F/X) –

NIVEAU B1 - STATUTAIRE

Missions

Dans le respect de la hiérarchie, des règlements et procédures en vigueur, l’archiviste, en qualité de chargé de la gestion documentaire et de l’information, gère les documents et archives de l'organisation de façon méthodique en développant une vision stratégique de leur contenu :

- il collecte les données, les analyse et instaure une veille documentaire ;

- il s’assure du respect de la réglementation relative à la gestion documentaire ;

- Il est chargé d’implémenter une méthodologie d’archivage et de gestion des documents papiers et électroniques ;

- il est chargé de mettre en place l’inventaire des données jusqu’à leur stockage selon la méthode choisie ;

- il exploite au mieux un système de gestion documentaire : fiches descriptives, gestion d’un système de classement des archives, inventaire des documents archivés et à archiver ;

- il renseigne le personnel sur la stratégie de gestion documentaire mise en place au sein de la Ville, et l’informe sur les durées de conservation, sur l'utilisation de supports et outils documentaires ;

- il sensibilise le personnel à l’utilisation des supports et des outils documentaires ;

- il contrôle les délais et les conditions de conservation afin de déterminer la nécessité et les possibilités de prolongation ;

- Il suit l'évolution des technologies de conservation de l'information et la législation en matière de gestion documentaire et d’archivage ;

- il développe une politique de protection et de conservation des documents de valeurs ;

- il organise le stockage et la conservation des archives ;

- il gère l’accessibilité des lieux de stockage des archives et veiller au respect strict des mesures ;

- il contrôle l'état de conservation des documents.

Activités

Stratégie

· Anticiper les problématiques de détérioration des supports d'information.

· Choisir les critères d'évaluation des informations archivées.

· Déterminer s'il y a lieu de prolonger ou non la conservation des informations au terme de leur délai de conservation

· Développer une vision globale du contenu des archives et des informations à disposition.

· Evaluer la valeur des documents et informations pour déterminer s'il y a lieu ou non de les conserver.

Transformation

· Actualiser le contenu des bases de données.

· Actualiser le répertoire des documents archivés.

· Actualiser les informations dans les logiciels permettant d'effectuer des recherches.

· Se tenir au courant des évolutions des réglementations et technologies relatives à la conservation des sources d'information.

Contrôle

· Contrôler l'accès aux informations centralisées aux archives.

· Contrôler les conditions d'hygrométrie, de luminosité... des locaux des archives.

· Détecter les erreurs de classement, de rangement.

· S'assurer du respect de la réglementation relative à la gestion des archives.

· S'assurer du respect des délais de conservation des informations.

· Veiller à la préservation des sources et supports d'informations de l'organisation.

Gestion

· Assurer le suivi des procédures de centralisation et de gestion des archives.

· Centraliser les archives de l'organisation.

· Classer les informations par catégorie.

· Compléter des fiches descriptives du contenu des dossiers.

· Gérer la conservation des informations de l'organisation.

· Gérer le système de classement des archives.

· Inventorier les documents archivés.

· Organiser le stockage et la conservation des archives.

· Organiser l'information de façon structurée.

· Protéger les documents, dossiers, sources des détériorations liées à des causes naturelles.

· Ranger les différents supports d'information (dossiers, photographies plans...).

· Rassembler de la documentation.

Information

· Informer les usagers sur le contenu des archives.

· Sensibilise le personnel à l’utilisation des supports et des outils documentaires.

· Renseigner le personnel sur la stratégie de gestion documentaire.

· Former le personnel sur les durées de conservation, sur l'utilisation de supports et outils documentaires.

· Mettre à disposition les archives des usagers.

Analyse

· Catégoriser l'information afin de pouvoir la retrouver aisément.

· Interpréter la signification des abréviations et codes.

Codification

· Informatiser les documents originaux afin de mieux les conserver.

· Se référer au système de classement des documents (par thème, par service, par ordre alphabétique, par année...).

Logistique

· Agencer les supports de conservation des informations dans l'espace.

· Manipuler les sources, documents, avec précaution.

Investigation

· Rechercher des documents des dossiers.

· Rechercher des informations dans des bases de données.

Conditions de recrutement et qualifications

- Etre citoyen de l’Union européenne.

- Jouir des droits civils et politiques et être d’une conduite répondant aux exigences de la fonction.

- Etre reconnu physiquement apte par l’organisme désigné par le Collège communal.

- Etre en possession d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (BAC ou graduat) dans le domaine orienté bibliothécaire-documentaliste, métiers de l’information (archives, médiation, patrimoine) ou équivalent..

- Réussir les épreuves de sélection.

Profil et savoir-faire

Savoir

· Maîtrise de la législation relative à l’activité

· Maîtrise des techniques de manipulation et de conservation des documents

· Connaissance du fonctionnement communal

Savoir-faire

· Capacité de vulgarisation et de diffusion de données/informations

· Communication aisée

· Capacité à fédérer

· Capacité pédagogique

· Ecoute active

· Maîtrise des outils bureautiques

· Assertivité

Savoir-être

· Curiosité

· Autonomie

· Rigueur, précision

· Détermination, persévérance, patience

· Esprit de synthèse, analyse, logique

· Méthode, organisation

· Sens de l ’observation

· Intégrité et professionnalisme

· Sens relationnel

· Polyvalence

Épreuves de sélection

1° une épreuve écrite portant sur :

- la formation générale, consistant en une synthèse et un commentaire d'une conférence sur un sujet d'ordre général du niveau de l'enseignement supérieur, sans prise de notes ;

- Connaissance des institutions belges (État, Régions, Communautés, Provinces, Communes) et des principaux organes de la Commune.

2° une seconde épreuve écrite permettant d’évaluer les connaissances professionnelles, les compétences techniques et les aptitudes à gérer les différentes missions confiées en lien avec le profil de fonction

3° une épreuve orale : entretien à bâtons rompus sur des sujets d’ordre général, d’actualité, scolaires ou professionnels, permettant d’apprécier la motivation, la maturité, la culture générale du candidat.

Rémunération

Échelle barémique B1 – 36407,04€ bruts annuels minimum (si aucune ancienneté valorisable).

Possibilité de reprise d'ancienneté barémique de 10 années maximum dans le secteur privé et de toutes les années effectuées dans le secteur public.

Avantages

Nous offrons un cadre de travail dynamique et bienveillant : • équilibre optimal entre vie professionnelle et vie privée : 38h/semaine, 26 jours de congés par an minimum + 3 jours de congés extra- légaux

• possibilité de télétravail • prix attractif pour une assurance hospitalisation

• divers avantages sociaux via le Service social collectif • événements conviviaux

Et parce que l’aspect pécuniaire est aussi important, nous vous offrons en plus de votre salaire : • remboursement à 100 % des frais de déplacement en transports en commun • prime de vélo: 0,27 €/km • chèques-repas d’une valeur de 4€

• allocation de foyer/résidence • intervention pour le télétravail structurel (forfait mensuel de 25€/mois pour un jour de télétravail/semaine ) • prime de fin d’année et pécule de vacances

De plus, vous bénéficiez de diverses offres de formation, d’entretiens d’évaluation, de possibilités d’évolution de carrière...

Des renseignements complémentaires administratifs peuvent être obtenus auprès du service des Ressources Humaines (067/88.22.58 – 067/88.22.51 – personnel@nivelles.be ), de 8h30 à 12h00.

Sous peine d’irrecevabilité, les candidatures accompagnées de votre CV, doivent être adressées, par recommandé postal, au Collège communal - Place Albert 1er, 2 - 1400 NIVELLES, pour le 12/01/2024 au plus tard, accompagnées des pièces justificatives (extrait acte de naissance - copie du diplôme - extrait du casier judiciaire).

Nivelles, le 05/12/2023

Par ordonnance,

La Directrice générale, Le Bourgmestre,

Valérie COURTAIN Pierre HUART

La Ville de Nivelles recueille vos données afin de traiter votre candidature au poste ci-mentionné. Les données requises, conservées pendant 1 an suivant la décision de mise en stage de nomination, sont nécessaires pour en assurer le suivi. Les informations transmises sont réservées à l’usage exclusif de la Ville de Nivelles, et ne seront en aucun cas communiquées à des tiers. Conformément au RGPD, Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous seul pouvez exercer ces droits sur vos propres données en vous adressant à : Ville de Nivelles, Jean-Marc Lecrignier, Délégué à la protection des données, 2 place Albert 1er à 1400 Nivelles ou à dpo@nivelles.be, en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes » et en joignant la copie de votre justificatif d’identité.

Consultez le site autoriteprotectiondonnees.be pour plus d’informations sur vos droits.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l’Autorité de protection de données.

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