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Cette offre a expiré

Secrétaire de recherche (H/F/X)

Employeur
UCLouvain
Lieu
Louvain-la-Neuve, Ottignies-Louvain-la-Neuve
Date de clôture
25 févr. 2024

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Pour l'"Institute of Condensed Matter and Nanosciences" (IMCN), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps plein ou temps partiel (min.80%), pour une durée déterminée (contrat de remplacement)
Entrée en fonction : dès que possible

Fonction


Cette fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique du président de l'institut, avec délégation au responsable de pôle. Dans le cadre du pôle Molecular Chemistry, Materials and Catalysis (MOST), la personne assurera le secrétariat de proximité pour les équipes de recherche localisées au bâtiment Lavoisier. Cette fonction comprend notamment les activités suivantes :
 

  • l'accueil téléphonique, la gestion du courrier, l'organisation d'événements/réunions (locaux, nationaux ou internationaux), l’organisation des défenses de doctorat ;
  • la prise en charge de l'accueil des chercheur·es/visiteurs·euses/stagiaires (internes et externes) ;
  • le support administratif des académiques et des chercheur·es ;
  • l'aide pour l'organisation des déplacements des membres de l'équipe ;
  • la contribution à la gestion de l'information : diffusion et affichage des avis, distribution du courrier ;
  • le secrétariat de réunions ;
  • la gestion des consommables : stock de fournitures de bureau, café, boissons… ;
  • la gestion du matériel de secrétariat (imprimantes, fax, photocopieuses) et le traitement de premier niveau de menus problèmes (p.ex. panne de photocopieuse) ;
  • la contribution à l'établissement de statistiques d'activité (p.ex. rapport annuel, informations pour DIAL) ;
  • le support des académiques pour les achats, en interaction avec les gestionnaires logistiques et comptables ;
  • le classement et l'archivage.


La personne intégrera l’équipe du secrétariat IMCN/MOST localisée au bâtiment Lavoisier et, dans ce cadre mutualisé, certaines des activités sus-mentionnées le seront à titre principal, alors que d’autres seront partagées avec d’autres membres de l’équipe.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

  • Diplôme de niveau bachelier (graduat) en secrétariat de direction ou de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience équivalente.
  • Bonne expérience et habileté démontrée en ce qui concerne l'utilisation d'outils bureautiques, Web et graphiques. Maîtrise de Word, Excel, d'un logiciel standard de messagerie électronique, de logiciels de maintenance de bases de données (FileMaker, ...).
  • Connaissance ou disposition à se former en ce qui concerne les outils Web et de partage de fichiers en usage à l'UCLouvain et dans l'équipe de recherche, tels que Drupal, Sharepoint, TEAMS, Google Doc, etc …
  • Bonnes capacités rédactionnelles en français.
  • Connaissance pratique de l'anglais.
  • Sens de l'accueil, esprit d'équipe et facilité de contact.
  • Esprit d'autonomie et d'initiative.
  • Discrétion et fiabilité.


Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

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