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Cette offre a expiré

Secrétaire de recherche (H/F/X)

Employeur
UCLouvain
Lieu
Louvain-la-Neuve, Ottignies-Louvain-la-Neuve
Date de clôture
1 avr. 2024

Pour l'Institut de recherche en sciences psychologiques (IPSY), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : 01/05/2024

Contexte / Mission


La personne exercera la fonction de secrétaire de recherche en collaboration avec les responsables et le personnel administratif en place.

L’institut lui offre un cadre de travail international stimulant, enrichissant et stable au sein d’une université renommée, en développement constant et pleinement engagée dans la transition écologique. Le poste implique un travail d’équipe et contient des possibilités de formation continue pour l'enrichissement des compétences et des spécialisations.

Fonction

Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice administrative d’IPSY.

La fonction permet à la personne d’être en contact de manière personnalisée avec les chercheur·es tout en assurant des tâches secrétariales transversales à l’institut. Elle comprend trois dimensions :
 

  • Aide secrétariale aux chercheur·es : logistique de base (notes de frais, accueil, poste, téléphonie, équipement, courrier, achat du petit matériel, etc.) ; organisation de réunions ; rédaction de procès-verbaux de réunions d'entités (centres, laboratoires, etc.) ; mise en page de courriers, documents, rapports, brochures, etc. ; gestion des fournitures et équipements ; organisation des déplacements et du logement des chercheur·es ; organisation des déplacements et du logement des membres des jurys de thèse ainsi que des réceptions liées à celles-ci ; gestion des copies d’examens (relecture des questions, photocopies, etc.).
  • Gestion des locaux : apporter un support administratif transversal à l’institut en ce qui concerne les locaux : cadastre, commandes, collaboration avec les secrétaires à chaque étage.
  • Gestion des événements : apporter un support administratif transversal à l’institut au travers de l’organisation des évènements.


Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

  • Diplôme et expérience professionnelle requis :
    - Diplôme de l’Enseignement supérieur de type court (Graduat, Bachelier professionnalisant) dans une orientation Secrétariat de direction, Assistant de direction ou assimilable ;
    - Diplôme de l’Enseignement supérieur de type court (Graduat, Bachelier professionnalisant) et d’une expérience professionnelle de min. 2 ans en tant que secrétaire, secrétaire de direction, assistant·e de direction ou assimilable ;
    - Diplôme de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience professionnelle équivalente ;
  • Maîtrise des outils bureautiques standard (traitement de texte, base de données, messagerie électronique, consultation pages Internet) ; connaissance ou disposition à se former aux outils de collaboration en équipe, en usage à l'UCLouvain (Teams, SharePoint, …)
  • Maîtrise de l'anglais parlé et écrit
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Sens de l'accueil et d’un service personnalisé
  • Facilité de contact et esprit d'équipe
  • Prise d'initiatives
  • Flexibilité et dynamisme
  • Discrétion et fiabilité
  • Attrait pour la communication


Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

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