Coordinateur/trice de l’accueil, de rang C1 (H/F/X), grade Adjoint

Région
Bruxelles (BE)
Publication
lundi 6 mars 2017
Date limite
jeudi 20 avril 2017
Type de contrat
Temporaire
Temps de travail
Temps plein

Activités/Tâches principales :

  • Superviser et coordonner le travail des deux agents de l’accueil;
  • Accueillir et orienter les visiteurs et les fournisseurs;
  • Recevoir et transmettre les appels téléphoniques;
  • Informer les visiteurs (remise de documentation, orientation vers les transports en commun, …);
  • Enregistrer le courrier (avec un outil informatique spécifique).
    • Dater le courrier entrant reçu
    • Indicater le courrier entrant (mail, fax, lettre)
    • Indicater le courrier sortant
    • Envoyer le courrier sortant :
      • Mettre le courrier sous pli pour envoi par la poste.
      • En cas de problème avec le scanner, soit scanner le document sur les photocopieuses
      • En cas de soucis, contacter le « Helpdesk IT » par mail (helpdesk@port.brussels), via un ticket dans l’outil « Helpdesk » (http://helpdesk.port/) ou par téléphone (ext. 696).
    • Distribution des courriers entrants (papiers originaux) au moins une fois par jour; les courriers entrants doivent être placés dans une farde pour distribution à l’attention de la Direction générale.
  • Assurer le timbrage et le conditionnement du courrier sortant (poste et fax)
  • Evaluer et transmettre les besoins en approvisionnement de l’Accueil (timbreuse, enveloppes, …)
  • Gestion du stock de matériel de bureau
  • Gestion des salles de réunion


 

Votre profil :

  • Vous avez le sens de l'accueil et la qualité du service client est votre priorité
  • Vous aimez le contact humain
  • Vous possédez une bonne maîtrise de l'expression orale en français et en néerlandais et vous avez une bonne élocution
  • Vous êtes familiarisé(e) avec l'outil informatique : Microsoft Office (surtout Word et Excel) n’ont plus de secrets pour vous
  • Vous savez respecter les plannings et vous êtes ponctuel(le)
  • Vous avez une tenue vestimentaire adaptée à la fonction 
  • Vous êtes rigoureux(se), souriant(e), polyvalent (e) et disponible
  • Vous êtes résistant(e) au stress
  • Vous apportez si nécessaire une aide administrative et participez à l’organisation d’événements
  • Vous vous chargez des salles de réunion et vous êtes le point de contact pour d’autres aspects logistiques
  • Vous êtes sociable, patient et vous avez des capacités d'écoute active et d'empathie
  • Vous aimez le travail en équipe mais êtes capable d’assurer des tâches variées en toute autonomie.

 

Expérience(s) professionnelle(s) :

  • Une expérience de 2 ans dans une fonction en contact direct avec le client
  • Formation(s) : CESS - Diplôme/Spécialisation dans les métiers d’accueil et de réception est un atout – Niveau C1
     

Connaissances linguistiques :

  • français et néerlandais : maîtrise orale des deux langues et bonne connaissance écrite

 

Nous  offrons :

  • un contrat de remplacement d’une durée déterminée de 2 ans
  • un salaire en fonction des barèmes publics – niveau C (une expérience de deux années dans le secteur privé peut être valorisable)
  • de nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
  • la possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation gratuite
  • un abonnement STIB gratuit
  • la possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (brevet Selor)
  • la possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • des chèques-repas de 7€
  • un horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • Divers avantages sociaux
  • 35 jours de congé par an

 

Lettre de motivation et Curriculum Vitae à envoyer au plus tard le 20 mars 2017 via le bouton POSTULER