Operational Project Assistant (h/f)

Recruteur
Région
Bruxelles (BE)
Publication
mercredi 19 avril 2017
Date limite
samedi 3 juin 2017
Niveau d'expérience
0 à 2 ans d'expérience
Type de contrat
Fixe
Temps de travail
Temps plein

Raison d’être de la fonction

Fournir de manière proactive une assistance aux Project Leaders (PL) et aux Program Managers (PM) au niveau :

  • de la coordination et de l’accompagnement pendant le cycle de vie d’un projet d’infrastructure (de la création à la clôture)
  • du suivi du projet en terme budgétaire, financier et comptable (y compris la gestion documentaire contractuelle)
  • du suivi du planning de jalons du projet dans SAP, afin que les PL puissent organiser et réaliser leurs projets de la manière la plus efficacement possible.

Finalités et activités

  • Prend, suivant les indications du PL, tout au long du projet, les différents jalons dans l’outil (SAP) et réalise, via SAP ou l’Excel, les différents contrôles et suivis, afférents à la prise de ces jalons, afin de garantir la bonne exécution du projet dans les différents outils.
  • Coordonne l’introduction et la mise à jour ou/et vérification des budgets des projets dans les outils (SAP, Excel) afin de garantir que le business puisse suivre l’évolution financière de ses projets.
  • Assiste et apporte de manière proactive, ou à la demande, son support aux PL & PM afin qu’il puisse gérer plus efficacement les aspects budgétaires, financiers, administratifs et le planning des projets
  • Lance, suivant les indications du PL/PM, la création des fiches de projets A et B et coordonne la réalisation et la validation de celles-ci avec le PL/PM et le secrétariat MTP afin d’assure leurs présentations aux organes décisionnels.
  • Crée et assure le suivi administratif des demandes d’achat (DA), des shopping carts, des réservations magasin, des commandes et des livraisons liées aux commandes afin d'initier le processus achat et de garantir la bonne exécution des commandes par les fournisseurs dans les délais convenus.
  • A la demande du PL, coordonne le suivi, des décomptes, des Ordres de Travaux (OT) ou des suppléments de commandes et les traduire en DA afin de créer les avenants aux commandes ou appels sur accord cadre.
  • Assurer l’obtention des documents administratifs (Procès-Verbaux de Réception Provisoire, Industrielle ou Définitive; les clauses de sécurité et attestations) afin de pouvoir clôturer les dossiers et libérer les garanties bancaires ou les retenues de paiement.
  • Est responsable de la réalisation et/ou de la mise jour les procédures de travail de suivi des projets utilisés par les OPA, afin de créer une transparence vis-à-vis de ces processus et une uniformité entre OPA dans la gestion détaillée des dossiers.

Exigences pour la fonction:

  • Niveau Bachelor ou expérience équivalente
  • Organisé, structuré, disposant d'un bon esprit critique
  • Autonomie, précis et orienté client.
  • Bon esprit d'équipe
  • Communication efficace
  • Bilingue néerlandais/français. 

La connaissance approfondie de l’outil Excel (Rapport Xls) et de SAP est un atout