Administratieve bediende (kennis SAP & EXCEL)

Région
BRUCARGO
Publication
jeudi 20 avril 2017
Date limite
samedi 20 mai 2017
Réf
229E06ADEC-BE
Contact
114 BRUXELLES ETTERBEEK
Niveau d'expérience
0 à 2 ans d'expérience
Type de contrat
Temporaire
Temps de travail
Temps plein

Voor onze klant TNT gelegen te Brucargo (Machelen) zijn wij op zoek naar een Administratief medewerker met een goede kennis excel & SAP.

Uitvoeren van diverse administratieve taken mbt inkoop en P2P binnen de gestelde financiële-, kwaliteits- en tijdskaders en rekening houdend met Legal en de policies van het bedrijf en werkinstructies alsmede algemene voorkomende support werkzaamheden, teneinde bij te dragen tot een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening in het Service Center.
Jjuiste invoer van de PC Time/Protime (verlof- en tijdregistratie) van de Service Center medewerkers (vast en flex) volgens de beleidskaders, regels en richt¬lijnen van TNT HR.

Contacten met:

  • Intern: collega's van eigen en andere afdelingen; Payroll, Centrale financiële administratie, Procurement en P2P afdeling
  • Extern: leveranciers

    Algemeen:
  • Medeverantwoordelijk voor de bestelling van bedrijfsmiddelen en diensten overeenkomstig de in de TNT Express BNL Inkoopwijzer vermelde instructies in opdracht van bevoegde functionarissen
  • Verwerken van interne bestelopdrachten, aanmaken bestelopdrachten in SAP t.b.v. leveranciers, zorgen voor accordering, versturen naar de betreffende leverancier en bewaken van uitstaande orders;
  • In ontvangst nemen en controleren van goederen met als afleveradres main- (en eventueel support) depots;
  • Contacten met leveranciers over onvolledige / onjuiste zendingen, alsmede het verzorgen van retouren;
  • Controleren van binnenkomende facturen met matchingsproblemen, zorgen voor de ‘'verklaring van prestatie”, alsmede de administratieve afhandeling hiervan overeenkomstig de door F&A opgestelde procedures;
  • Bewaken van de leverancierskwaliteit (o.a. leversnelheid, betrouwbaarheid, e.d.) en terugkoppeling van ervaringen naar de afdeling procurement mede met de betrokken Buyer zorgdragen voor de instandhouding van de gemaakte afspraken/(raam)contracten met externe bedrijven, door de contacten met die bedrijven op een professionele wijze te laten verlopen;
  • Invullen van de planningen in PC-time/Protime
  • Dagelijkse invoer van gerealiseerd dienstrooster in PC time/Protime
  • Dagelijkse invoer van gewerkte uren uitzendkrachten in PC time/Protime en aanmaken po bonnen uitzendkrachten.
  • Signaleren, controleren en rapporteren van afwijkingen m.b.t .inzet en kosten t.b.v .het management
  • Beheer van de stamgegevens van de uitzendkrachten en/of vaste medewerkers in PC Time/Protime
  • Wekelijks controleren van verschillen (prijs en hoeveelheid) met de uitzendbureaus en factuurcontrole.
  • Structureel en ad-hoc opleveren van verlofoverzichten aan medewerkers en leidinggevenden in de regio
  • Leveren van ad-hoc informatie n.a.v. incidentele vragen m.b.t. verlof en emolumenten
  • Overige algemeen voorkomende (administratieve) taken in het Service Center, zoals:
    o archiefbeheer
    o pandbeheer/housekeeping (o.a. meterstanden opnemen en rapporteren, melden onderhoud/herstellingen gebouw)
    o beheer mededelingen bord (prikbord, potcasts, vacatures)
    o uitvoering geven aan safety & health (BHV, RIE, Milieu, EHBO) gerelateerde werkzaamheden die centraal gecoördineerd worden maar lokaal uitgevoerd moeten worden.
    o voorbereiding vergaderzalen (incl catering igv training)
    o beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken;
    o Verdeling maaltijdchecks (alleen BE)

    Informatievoorziening en rapportage:
  • Signaleren aan de betreffende buyer over mogelijke kostenbesparingen a.g.v. prijs /kwaliteitkeuze van de in te kopen bedrijfsmiddelen;
  • Signaleren van verbeterpunten t.a.v. het inkoop- en bestelproces aan de betreffende afdelingen.
  • Verantwoordelijk voor de kwaliteit en het tijdig invoeren van data in PC time/Protime
  • Zorgdragen voor de oplevering van adequate management informatie
  • Verantwoordelijk voor de oplevering van wekelijkse PC-time/Protime rapportages

    Administratie / documentatie:
  • In overleg met de betreffende buyer, aanvragen van offertes bij leveranciers betreffende incidentele inkopen, waarvoor geen raamcontract is afgesloten door de afdeling procurement
  • Beheren van de bedrijfsmiddelen en een werkvoorraad; waaronder kantoormateriaal, poolcar, kleine kas
  • Administratieve afhandeling van subcocontracten
  • Zorgdragen voor het beheer en onderhoud van de bestaande informatiestroom
  • Invoeren en monitoren van requests zoals SSP_ICS requests, in daarvoor bestemde tool.
  • Bewaken van de verlofafbouw (regulier verlof, IVD, IVU, ADV, TVT) binnen regio

    BE: Poolwerkzaamheden OPS Support en OPS Admin
  • Het overnemen van werkzaamheden van de functie OPS Support Employee zoals deze genoemd zijn in de functieprofielen.
  • Deze werkzaamheden zijn alom samenvattend van uitvoerende administratieve aard ter ondersteuning aan verschillende operationele processen binnen het betreffende depot en de collega's die daar werkzaam zijn.

    CSR, Security en Health & Safety
    Naleven van het beleid van de onderneming inzake sociale verantwoordelijkheid, gezondheid, veilighe



Functie-eisen
Gewenste ervaring en kennis:

  • Kennis van de inkoop- en bestelprocedures;
  • Kennis van de leveranciersmarkt en distributiekanalen voor bedrijfsmiddelen;
  • Commerciële vaardigheid voor het onderhouden van contacten met onze preferred suppliers en het uitzetten van offertes voor incidentele aankopen in samenwerking met de betreffende buyer
  • Sociale vaardigheden t.b.v. contacten met externe relaties en medewerkers van de supportdepots, het maindepot, Procurement en P2P afdeling.
  • Basis kennis van Safety & Health (o.a. BHV, RIE, Milieu, EHBO)
  • Analytisch denkvermogen en prijstechnisch inzicht;
  • Kennis van de CAO en convenanten
  • Kennis van de bedrijfsprocessen van TNT Benelux
  • Zelfstandige werkaanpak

    Computervaardigheden:
  • Aantoonbare, ruime vaardigheden van het standaard Officepakket en vaardigheid in het omgaan met verschillende geautomatiseerde systemen
  • Kennis van PC Time / Protime is een pluspunt

    Communicatieve vaardigheden:
  • Communiceert effectief met interne en externe klanten en collega's
  • Uitdrukkingsvaardigheid m.b.t. het samenstellen van rapportages en informatie.

    Taalvaardigheden:
  • Kennis van Nederlands, Frans en Engels (in verband met internationale activiteiten) in woord en geschrift



Arbeidsvoorwaarden
Bent u de kandidaat waarnaar wij dringend op zoek zijn ?

Stuur dan snel je CV naar experts.brussels@adecco.be met de referentie 114-3956 ELAX