Un(e) secrétaire d’administration pour le Département des Finances

Région
Bruxelles-Capitale (BE)
Publication
jeudi 20 juillet 2017
Date limite
vendredi 18 août 2017
Type de contrat
Fixe
Temps de travail
Temps plein

La Commune d’Ixelles recrute pour un CDI, temps plein

Un(e) secrétaire d’administration pour le Département des Finances

Niveau Master

Votre mission 

Vous contrôlez les budgets, modifications budgétaires et comptes relatifs aux cultes et hôpitaux. Vous réceptionnez et transmettez les demandes de travaux par ces entités. Vous établissez des délibérations et rapports relatifs aux cultes et aux hôpitaux à l’attention du collège ou du conseil communal. Vous établissez des avis à l’attention de l’autorité de tutelle. Vous assurez le suivi des dossiers et la transmission de ceux-ci aux autres communes ainsi qu’à la Tutelle. Vous apportez un soutien dans les opérations journalières et de clôture à l’équipe de la comptabilité. Vous superviser la cellule de l'occupation temporaire de la voie publique (OTVP).

Vos tâches

Gestion technique :

  • analyse et contrôle des comptes, budgets et modifications budgétaires reçus des différents cultes et hôpitaux ;
  • réception et transmission des demandes de travaux reçus des différents cultes et hôpitaux ;
  • supervision de la cellule de l'occupation temporaire de la voie publique (OTVP) et mise en place de procédures relatives au traitement des demandes et des plaintes.

Gestion administrative :

  • recueil des informations auprès des fabriques d’églises et hôpitaux afin de pouvoir analyser leurs budgets et comptes dans les temps ;
  • établissement de rapports pour le collège/conseil relatifs aux budgets, modifications budgétaires et comptes des fabriques d’église et hôpitaux ;
  • suivi des décisions du conseil communal auprès des autres communes ainsi qu’auprès de l’autorité de tutelle ;
  • analyse et amélioration des processus de travail et procédures de gestion en collaboration avec la ligne hiérarchique dans une optique d’amélioration de la qualité

Support aux opérations de comptabilité :

  • sortir les balances des comptes généraux et des comptes particulier, détecter les anomalies et les corriger si nécessaire via des opérations diverses ;
  • gestion des dépenses et des recettes (contrôle, traitement et enregistrement des dépenses et des recettes) ;
  • gestion du budget (encodage du budget à soumettre aux autorités sur base des prévisions budgétaires) ;
  • gestion du compte (analyse et réalisation des travaux de clôture).

Contrôle :

  • conception et administration des procédures et contrôle de leur efficacité

Communication :

  • développement et maintien des relations avec les intervenants extérieurs (fournisseurs, commissions diverses, tutelle, …) ;
  • communication à l'équipe des informations pertinentes pour son activité.

Votre profil

  • Vous êtes en possession d’une licence ou d’un master à orientation économique ou en sciences administratives ou tout autre diplôme universitaire et posséder une expérience utile pour la fonction ;
  • Equivalence belge exigée pour les candidats porteurs d’un titre d’étude étranger ;
  • Vous possédez des connaissances en matière de comptabilité et d'analyse financière ;
  • Une expérience de minimum 5 ans dans le domaine des finances publiques constitue un atout ;
  • Vous possédez une connaissance approfondie des applications informatiques courantes (Word, Excel, internet) ;
  • Vous aimez travailler en équipe et vous partagez facilement vos connaissances et votre expérience avec vos collègues ;
  • Vous êtes dynamique, motivé(e) et vous savez organiser votre travail ;
  • Vous êtes rigoureux, précis, ordonné et organisé dans votre travail ;
  • Vous travaillez de façon autonome, vous savez prendre des initiatives et vous adoptez la bonne attitude face aux difficultés ;
  • Vous êtes exigeant(e) envers vous-même et soucieux(se) d’agir avec intégrité et professionnalisme, vous respectez les procédures de travail ;
  • Vous êtes proactif(ve) et résistant(e) au stress, vous gérez efficacement les priorités ;
  • Vous êtes capable d’exécuter dans les délais requis, l’ensemble des tâches qui vous sont confiées ;
  •  Vous réagissez rapidement et avec calme face à un événement soudain ou imprévu ;
  •  Vous faites preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de loyauté dans l’exercice de votre fonction ;
  • Vous possédez une bonne capacité d’analyse ;
  • Vous savez vous adapter aux situations et vous remettre en question lorsqu’il le faut ;
  • Vous possédez une bonne orthographe ainsi que de bonnes capacités rédactionnelles ;
  • Vous êtes détenteur(trice) du brevet linguistique de seconde langue écrit et oral délivré par le SELOR ou vous disposez des connaissances suffisantes pour l’obtenir à court terme ;

Vos conditions de travail

De nombreux défis, un travail varié dans un environnement agréable et respectueux de l'équilibre travail - vie privée. Un environnement professionnel passionnant  au sein d’une équipe dynamique ;

  • Vous serez engagé en qualité de secrétaire d’administration (niveau A1.1) ;
  • CDI
  • Contrat temps plein (37h30/semaine) ;

Un salaire conforme aux barèmes légaux et prenant en compte votre expérience professionnelle (valorisation de maximum 6 années du privé et de la totalité de votre expérience du public) : traitement de départ minimum à l’engagement , A1.1 échelon 0 (sans ancienneté)  : 2881 Euro (salaire mensuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises), à cela peuvent s’ajouter une valorisation de maximum 6 années d’ancienneté du privé (A1.1 échelon 6) : 3196 Euro (salaire mensuel brut), ou plus s’il s’agit d’une expérience professionnelle dans le domaine public.

Avantages

  • Possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (219 Euro brut/mensuel) ;
  • Horaire flexible dans la prestation des 37 heures 30 par semaine ;
  • Du lundi au jeudi :
    • Plage mobile entre 7h30 et 9h00, entre 12h00 et 14h00 et entre 16h00 et 18h00
    • Plage fixe entre 9h00 et 12h00 et entre 14h00 et 16h00
  • Le vendredi :
    • Plage mobile entre 7h30 et 9h00, entre 12h00 et 14h00 et entre 15h30 et 18h00
    • Plage fixe entre 9h00 et 12h00 et entre 14h00 et 15h30
  • Intervention de l’employeur pour les frais de transport (transport en commun et vélo) ;
  • Restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques ;
  • Une formation continue de minimum 5 jours / an (cfr. Charte sociale du 28 avril 1994).​

Prêt à relever le défi ?

Vous aimez travailler dans un environnement professionnel passionnant, avec de nombreux défis ? Alors nous avons le poste qui vous convient !

Envoyez votre candidature (lettre de motivation et CV) par courrier à Monsieur Christophe Lepage, Administration communale d’Ixelles, Département RH, Direction Recrutement, Chaussée d’Ixelles 168 à 1050 Ixelles ou par courriel à christophe.lepage@ixelles.be pour le 18 août 2017 au plus tard.

La commune d’Ixelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d’âges, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.