Assistant administratif / Secrétaire de Direction bilingue (h/f)

La Division Energie, air, climat et bâtiments durables est la division de référence dans les domaines de lutte contre le changement climatique, l’amélioration de la qualité de l’air, l’économie d’énergie, le développement des énergies renouvelables et la transition de la construction et la rénovation durables des bâtiments.

Le Département « Appui projets transversaux et support division » assure l’organisation administrative de la Division, l’appui à la gestion des ressources humaines et la coordination juridique. Il vise aussi à développer des outils en vue de stimuler le travail en transversalité au sein de la Division et de Bruxelles Environnement.

Fonction

Vous êtes l’assistant administratif (h/f) du Chef de Division, du Chef de Département et de la Conseillère. Vous assurez la coordination et le suivi de l’équipe secrétariat ainsi que l‘appui de certains dossiers transversaux de la Division et de Bruxelles Environnement.

Tâches

En toute confidentialité, vous relisez, compilez et transférez les notes et avis prises lors des réunions décisionnels (Conseil de Direction et certaines réunions de la Division).

Vous assurez proactivement le suivi des « to do’s » des décisions prises lors de ces réunions auprès du chef de division et d’autres responsables. Vous gérez l’agenda, la boîte e-mail et organisez les déplacements du chef de division et d’autres responsables.

En collaboration avec le chef de département, vous coordonnez les tâches et missions de vos collègues.

Vous coordonnez et mettez en place des projets de dossiers transversaux et de mutualisation des compétences de l’équipe administrative

Sur base de vos observations et des tâches que vous effectuez, vous proposez le cas échéant des outils et des procédures destinées à rendre la gestion administrative plus optimale (plan de classement, dématérialisation des courriers et gestion de la base de données, …)

Vous informez les collaborateurs des procédures organisationnelles internes à votre division.

Vous apportez votre support en matière organisationnelle et administrative des dossiers du personnel et lors des événements interne organisés par la division.

Vous effectuez un reporting régulier à la ligne hiérarchique. Vous assurez la gestion du réseau informatique de la division (accès, respect de la convention de nommage, information aux collaborateurs, etc.).

Vous gérez les archives et la bibliothèque virtuelle. Vous participez à l’accueil des nouveaux engagés. Profil Diplôme* : Bachelier (Secrétariat de Direction, Office management, communication, …)

*Les candidats porteurs d’un diplôme étranger peuvent participer à la sélection à condition qu’ils aient obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande.

Expérience exigée :

Vous témoignez d’une expérience réussie de minimum 1 an en Secrétariat de Direction.

Une expérience en gestion d’équipe est un atout. Compétences techniques

Vous avez de très bonnes connaissances en informatique : suite Office, Outlook, OneNote, …

Vous avez des connaissances approfondies en néerlandais et français : vous vous exprimez, tant par écrit qu’oralement, de manière claire et compréhensible.

Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles. Vous connaissez les missions et valeurs de Bruxelles Environnement.

Compétences comportementales

Vous analysez de manière ciblée les données et informations, identifiez l’essentiel, établissez des liens de cause à effet et jugez d’un œil critique l’information.

Vous prenez des décisions à partir d'informations (in)complètes et initiez des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions.

Vous vous exprimez de manière claire et compréhensible, par écrit et oralement et vous rapportez les données de manière correcte.

Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.

Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.

Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition pour obtenir des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Vous montrez du respect envers les autres, leurs idées et leurs opinions et acceptez les procédures et les instructions.

Nous offrons

Un contrat à durée indéterminée.

Un travail à temps plein.

Un emploi au sein d’équipes motivées dans une administration éco-dynamique

Un salaire selon les barèmes de la fonction publique (pécule de vacances et prime de fin d’année).

Outre les services prestés dans le secteur public, il est possible de bénéficier d'une reconnaissance pour 6 ans maximum de services prestés dans le secteur privé ou comme indépendant. Des chèques-repas  (7 €).

Possibilité de prime de bilinguisme (via examen Selor). Une formation continue.

Un horaire flexible.

Une assurance hospitalisation.

Un abonnement STIB.

Une intervention sur l’abonnement SNCB, TEC, De Lijn.

Une prime vélo  ou possibilité de vélo d’entreprise.

35 jours de congés par an.

Possibilité de garderie d’enfants pendant juillet ou aout.

Possibilité d’inscription dans la crèche à proximité.

Intéressé(e) ? Envoyez votre CV et une lettre de motivation au plus tard le 03/09/2017, avec mention du numéro de référence 2016-B1 à: Bruxelles Environnement, Service Sélection Avenue du port 86c/3000 à 1000 Bruxelles

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